1企業檔案管理現狀
    當前，企業檔案管理工作正出在一個創新、改革、轉型的重要階段，同時也是一個面臨著無限機遇而又充滿了挑戰的階段。我國市場經濟形態正經歷著由計劃經濟向市場經濟逐步轉變的過程。改革開放三十年以來，中國發生了翻天覆地的巨變，人民生活水平大幅度提高，各項社會事業也得到了長足的發展。我國企業檔案管理工作也逐漸步入了從計劃經濟時代建立的檔案制度向著現代化社會檔案管理制度轉變的時期。計劃經濟時代的企業檔案管理工作主要內容體現為國有企業的檔案工作，尤其是生產型企業的相關檔案管理工作。我國改革開放后，社會事業蓬勃發展，而企業的檔案管理工作也由以前計劃經濟時的傳統檔案管理制度向新經濟條件下的現代化檔案管理制度過渡。在許多大中型企業中，部分傳統的檔案機構被撤消或重組，企業檔案管理工作人員隊伍被精簡，企業檔案管理工作不再沿著既定的方向繼續發展，而破產轉制企業大量出現，企業形式多樣化程度增強，企業組織形式的繁多，民營經濟也在蓬勃發展，這樣的狀況又為企業檔案管理工作提供了更為廣闊的發展舞臺。
   2 企業檔案管理工作的作用與性質
    企業的檔案是一個企業經濟、科技、管理信息的重要組成部分，加強對企業檔案管理工作的重視，有利于推進企業的技術進步與產品生產。因而，企業的領導決策、人事工資、財務賬目、科技項目、產品開發、科研成果等等都離不開檔案管理工作。除此之外，企業檔案管理工作也是保障企業經濟效益的一個有效方法，合理完善檔案管理工作可以對企業的長久發展起到積極的推動與促進作用。主流的觀點認為，現代企業檔案管理工作主要可以分為五個方面。第一是管理性文件，主要包括法律文書、電子文件、企業發展規劃、產品開發方案等等。第二是科技文件材料，主要包括基建設備、企業征地、工藝裝備等等方面的生產資料。第三是會計檔案材料，主要包括帳薄、會計憑證、報表等。第四則是人力資源檔案，主要有員工的基本情況，員工的測試與競崗材料，員工的績效，員工的培訓等方面的資料。最后一方面則是特殊載體檔案，主要包括照片、影視、錄音錄像以及其他記錄功能的實物檔案。
    一個企業的管理是否成功，生產能否盈利，在很大程度上依賴于企業檔案管理工作的實施。由于檔案管理工作具有重要性、全面性等特點，一代又一代的科學工作者、管理工作者正在努力的提出更加合理、可靠的企業檔案管理方法。
    3 完善企業檔案管理工作的對策
    企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。企業檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項事業。企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。由這個觀點出發，本文提出了三點創新性的企業管理方向。
    3.1 信息化檔案管理工作創新方向
    國家將信息化的建設作為檔案管理的重點戰略之一，明確的提出了檔案信息化管理的主要任務。其內容有：制定檔案信息化管理的相關標準，研制和推廣檔案管理的相關軟件，加強電子檔案和電子文件的管理，做好電子檔案、電子文件的積累、利用、保管，保證電子檔案、電子文件的完整、齊全、有效，建立、規范、聯通等各個區域的網絡，建立起全國性的檔案信息網絡，并歸入國家信息網。實現館藏檔案的傳輸網絡化、數字化、資源共享化、服務對象與需求的擴大化。
    3.1.1 信息化的基礎設施建設加強是當今新技術革命的技術先導
    電子計算機在運算速度上快、精確度上高，存貯信息量大、邏輯判斷能力強，在文件管理上，便可以利用計算機進行文件的起草、發送、查找、接受、借閱、歸還等等，還可以辨認到期就應銷毀的檔案的歸檔、管理和利用的工作；在檔案管理上，夜可利用計算機對檔案進行收集、整理、內容介紹、編制檢索工具等等。計算機還可以在庫房的管理、特殊檔案的管理工作項目上使用，例如編制大型的索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。所以要有較好的計算機跟數據庫網絡系統，這樣可以提高各種檔案室、檔案館的網絡技術和計算機的應用程度，漸漸提高檔案的信息化水平。與此同時還要建設和完善局域網，令各項工作都可以網絡化，強化檔案的利用。
    3.1.2 加強檔案信息資源建設的有效方法之一是檔案電子化
    所謂檔案信息的電子化，指的是以紙質或機器存儲形式的館藏檔案作為主要對象，用計算機技術對檔案資料進行收集、篩選以及不同層次上的加工，使其轉化為微機軟件、微機讀寫文檔形式的二次檔案信息以便人們查詢、利用。現階段的檔案軟件缺乏信息管理的相關功能，通用性也需要提高，此外，部分軟件系統僅適用于文件的管理，而有的管理系統只能用于檔案信息的管理，不能實現文檔一體化的進程。由于系統、軟件之間不能互通，利用電腦完成信息管理工作的目標就會擱淺，無法快捷地出版信息編輯成果，這樣的情況制約了檔案信息電子化的進程。因此合理的解決方法是努力建立一個將辦公自動化與檔案管理融為一體的軟件系統，為加強電子文檔資料歸檔工作提供便利，利用掃描儀等電子儀器把紙質檔案徹底數字化，建立相關數據庫，以便查找與利用。方法之二則是檔案目錄數據庫的建設。我國現有的檔案管理信息系統與網絡建設形式的狀況目前還是層次不一、各行其是，開發性、規范性、共享性、服務性均有待提高，尚難以適應檔案信息資源共享的要求，因而相關工作人員需要加強檔案目錄數據庫的建設，開發，制定標準化的檔案管理系統，方便檔案目錄的輸入與保存。
    3.1.3 從主觀能動性的角度來看，相關單位同樣需要加強檔案信息化人才的培養
    目前，大多數檔案部門都缺乏高科技人才，檔案、信息處理的復合型人才就更加奇缺，大部分檔案工作人員的現代化技術水平偏低。盡管許多單位引進了先進的現代化設備，但這些設備常常不能充分發揮其應有的作用，更談不上全篇的檔案信息化了。當代的檔案管理人員既要有深厚的檔案學基礎知識理論，又要了解信息化建設，以便探索更加科學、更加先進的檔案管理方法。因此相關單位有必要通過不同的途徑，加強對檔案業務人員的培訓，以提高其信息化管理的綜合水平。
    3.2 企業管理檔案管理流程創新方向
    3.2.1 企業的檔案管理觀念需要升級
    隨著微電子技術、計算機技術、通信技術等現代化信息技術手段在企業檔案管理的應用逐步深入，傳統的企業文檔管理理念受到了很大的沖擊，迫切需要管理環境與管理理念的大變革。檔案信息管理機構采用的檔案管理機制的創新方向應當是把文件管理視為一種信息管理,以便捷、準確、可靠的全新方式，服務于企業經營、生產等各個方面，并同步的呈現開放式管理狀態。
    3.2.2 企業的檔案管理目標需要重塑
    利用企業內部網絡建立文檔信息管理數據庫是一個合理的方法。將企業文檔信息管理的整個業務過程中的每一個環節都清晰的顯示在文檔信息管理網頁上，將人工管理與軟件管理所實現的功能綁定在一起，建立文件資料平臺與文件服務平臺，力求讓不同載體上的各類文件信息都經過數字化處理，儲存在檔案信息系統的全文數據庫中，以便進行統一管理，此外，應有計算機聯網，方便在互聯網上提供服務。
    3.2.3 企業檔案管理機構的組織結構需要調整
    企業機關科室部門不另設檔案室或者檔案分庫，各二級單位檔案室，在條件具備、企業專業化管理完全實現的情況下可予以取消。醫藥衛生檔案、人事檔案、公安檔案等特殊的專門檔案則仍保留其分庫建制。專門檔案因其收集、利用過程中的的局限性與針對性性，可以由專業部門收集保管，而不必向檔案部門移交，建立分庫，例如人事分庫、醫療衛生分庫。對基建設備、文書檔案等，因其與企業生產經營等日常活動密切相關，可以直接由企業中的一級檔案部門進行集中系統的管理，而無需專門設立分庫。計算機系統配置相對完善的二級單位，可以撤消綜合資料室。
    3.3 企業管理檔案管理機制創新方向
    機制是檔案管理工作中創新的關鍵。創新檔案管理機制是檔案管理工作的關鍵與核心。檔案管理機制創新的重點在于精簡。無論任何企業，精干是趨勢，而尾大不掉則是弊端。企業檔案管理工作要跟上企業管理的步伐，檔案管理的方法需要創新，具體內容就是擴大檔案工作外延；深化檔案工作內涵。將過去單一的檔案管理工作擴大為信息集中式的企業檔案管理。由于檔案工作具有管理的復雜性、服務的社會性等特點，必須有健全完善的工作機制作為創新的保證。
    要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。還要加強檔案人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
     總之，為了方便資源利用與信息共享，檔案管理相關工作者應當總結出合理、高效的簡化立卷，科學的分配用戶權限，建立資源共享綠色通道，盡可能的最大化企業檔案使用效率。同時，采用更多其他的優化方法加強檔案利用、信息共享等等工作，如此一來，企業檔案管理則必將成為企業管理，乃至企業發展的基礎與助力。
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