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加強辦公室科學管理的幾點思考

來源:期刊VIP網所屬分類:企業管理時間:瀏覽:

  摘要:辦公室是單位的“窗口”和“門面”,是溝通上下的“橋梁”和“紐帶”。辦公室人員要主動適應工作的需要和形勢的發展,強化服務意識、責任意識、奉獻意識和效率意識。加強素質教育,提高政治素質、業務素質和綜合素質,樹立辦公室良好形象。通過人性化管理,培養團隊意識,工作業績更上一層樓。

  關鍵詞:辦公室,管理

  引言:

  辦公室在單位工作中,由于所處的特殊位置和它的工作性質,決定了眾多職能,其中行政管理和服務是它最基本的職能,也是辦公室工作的立身之本、輔政之基、謀事之道,是保證一個單位日常工作正常運行的基礎。因此,加強辦公室科學管理具有十分重要的現實意義。

  一、突出重點,強化辦公室“四種意識”

  辦公室工作要抓好綜合協調,為領導總攬全局服務;抓好文秘信息,為領導決策服務;抓好會議組織,為領導部署工作服務;抓好督促檢查,為落實領導決策服務;這些是辦公室工作的關鍵環節。抓好這些重點工作,才能使辦公室工作的基礎牢固、重點突出。在這些重點工作中,要強化四種意識。

  1、服務意識。辦公室的主要職責就是服務。作為辦公室工作人員,只有強化服務意識,才能作出優異的成績,讓領導滿意、讓群眾滿意。一要全方位做好各項服務工作,增強服務的主動性。辦公室工作人員要主動適應當今的各種變化,不斷拓寬服務領域,提高服務水平。二要正確處理好各方面的關系,提高服務質量和效果。為領導服務、為基層服務、為群眾服務,三者相互聯系,不可偏廢。對上服務和對下服務是一致的,在做好為領導服務的同時,要不斷加強為基層和群眾服務的工作,如實反映基層和群眾的意見,更好地溝通領導與基層和群眾之間的聯系,真正起到橋梁和紐帶作用。

  2、責任意識。辦公室工作無小事,每一件工作都容不得半點虛假,一旦出現疏漏,都可能捅婁子、誤大事。因此,辦公室工作人員要增強責任意識,做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都要從嚴要求、從優服務,確保工作萬無一失。

  3、奉獻意識。辦公室工作的服務性決定了辦公室工作突發事情多、應急事項多、需要加班加點的任務多,工作既苦又累。“有節無假,有假無閑”、“五加二,白加黑”是辦公室工作的寫照。因此,辦公室工作人員要保持一種平靜的心態、平和的心態、勤勤懇懇,任勞任怨,謀事而不謀利,奉獻而不索取。

  4、效率意識。在科學技術突飛猛進,知識經濟日新月異的今天,辦公室人員尤其需要增強效率意識,要時刻關注和把握重點工作,做到早介入、早思考、早研究,增強工作的主動性。對領導交辦的事情,要說辦就辦,不能推諉扯皮、拖拖拉拉。對領導決策,要全程跟蹤,全程督察,將落實決策的各個階段、環節以及存在的困難和問題及時、準確地反饋給領導,為領導進一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務。

  二、創建科學管理的辦公室

  “沒有規矩,不成方圓”。辦公室工作很瑣碎、很復雜,涉及方方面面,要做到工作的規范科學,就要建立一套健全而又切實可行的規章制度,明確各個職能部門的職責和相應的行為準則以及各種辦事流程,實現制度化辦公,科學管理,高效運轉。

  1、規范辦文辦會程序,實現優質化辦公。嚴格按照公文辦理流程,確保公文辦理優質高效,努力為領導決策和指導工作提供高質量的參考意見;會務工作是辦公室的一項經常性工作,要合理把握,精心組織,充分考慮各個細節,制定詳細完整的會務工作方案,為會議提供最周到的服務。

  2、依托應用網絡資源,實現自動化辦公。隨著計算機技術、互聯網技術的發展,辦公自動化已經越來越成為一種趨勢。借助發達的網絡資源:電子郵件、QQ群、視頻會議等網絡工具,可以很大程度的節省辦公時間、簡化工作程序、提高辦事效率,同時也大大降低了行政成本,實現資源共享。

  3、提升辦公室工作人員素質,實現專業化辦公。辦公室工作人員的素質直接關系到辦公室管理的水平,要使辦公室工作進一步科學化、高效化,就要求辦公室工作人員要主動加強學習,提升業務能力,完善知識結構;同時注重對創新意識的培養,面對新問題,善謀新思路,不斷增強綜合協調能力。

  三、不斷強化辦公室工作人員的工作作風

  辦公室工作人員是辦公室工作的主體,不斷提高辦公室工作人員的素質是搞好辦公室工作的基礎。因此,加強團隊建設,強化辦公室人員的工作作風,對于更好地履行辦公室職能,具有十分重要的意義。

  1、強化以人為本、服務至上的工作作風。以人為本,是科學發展觀的核心。辦公室工作要始終堅持以人為本,每一項工作的開展都要以員工的利益為出發點和歸宿;牢固樹立為員工服務的理念,尊重員工,理解員工,關心員工,以優質的服務贏得員工的滿意。

  2、強化愛崗敬業、甘于奉獻的工作作風。辦公室的各項工作集難點、熱點、焦點為一體。解決難點、做活熱點、關注焦點都要求辦公室工作人員具有高度的敬業奉獻精神,在自己的工作崗位上勤勤懇懇,兢兢業業,從身邊的小事做起,點滴做起,扎實做好每一項工作。

  3、強化實事求是、聯系群眾的作風。實事求是、聯系群眾要求辦公室工作人員認真務實,在收集信息、反映情況時要不夸大,不虛掩,敢于說實話、真話、辦實事;還要自我定位,不擺架子,做到和氣待人、平易近人、熱情相待;善于和廣大員工打成一片,以實實在在的工作業績讓領導滿意,并贏得員工的擁護、支持和肯定。

  4、強化謙虛謹慎、嚴于律已的作風。辦公室工作人員要時常用“辦公室工作無小事,安全穩定是大事”這句話來嚴格要求自己,無論什么事都要認真做好各項準備;團結同事,遇事多協商,廣泛征求大家的意見,集思廣益。同時,要嚴于律已,自覺做到吃苦在前,享受在后;不以權謀私,坦蕩做人,廉潔從政。

  5、強化善于學習、勇于創新的作風。辦公室工作人員要樹立終身學習的觀念,切實提高學習能力,扎實業務基礎,完善知識結構。加強和各類人才的交流,善于學習他們好的經驗和方法,提升自身綜合素質;做為辦公室工作人員,還要根據實際情況的改變,勇于變革舊的思維和做法,創新工作思路、工作方法,促使所在單位科學發展。

  四、提升辦公室工作人員綜合素質,樹立辦公室良好形象

  辦公室是單位的窗口。辦公室的工作作風、精神面貌和隊伍素質,直接關系到單位整體形象。辦公室要全面加強干部隊伍素質教育,努力把辦公室建設成為優質的參謀部、高效的服務部。

  1、愛崗敬業,提高政治素質。辦公室工作政治性強,辦公室人員必須愛崗敬業,嚴格遵守紀律,作風要嚴謹,工作要得力。要講政治,頭腦清醒,思想敏銳,以高度的政治責任感,嚴肅認真地做好各項工作。堅定理想信念,善于從政治上正確認識和判斷形勢,顧全大局,嚴格要求自己,堅定不移地貫徹執行黨的路線、方針、政策,在思想上、政治上、行動上與黨中央保持高度一致。

  2、加強學習,提高業務素質。要進一步增強學習的自覺性和緊迫感,牢固樹立終身學習的觀念,豐富知識內涵。辦公室要形成濃厚的學習氛圍,讓辦公室人員時刻保持一種知識上、能力上的警惕性,真正把學習當成一項工作、一種責任、一個境界,不斷提高政策理論水平和專業知識水平。

  3、服務全局,提高綜合素質。辦公室需要經常協調各種關系,這就要求辦公室工作人員做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、腦勤,熟悉各部門和有關涉外單位工作的性質、任務、特點和規律,把握輕重緩急,掌握公關技能,掌握協調的藝術和方法,化解各方面的矛盾,處理好各方面的問題。通過協調,保證領導決策實施,力爭上下左右滿意,促進工作正常運轉,提高工作效率。

  五、結束語

  作為各項活動、經營運轉的中樞,辦公室的作用越來越成為單位發展的潤滑劑。切實加強辦公室科學管理,對提高辦公室工作效率,更好地發揮其參謀、督察、協調和服務職能,協調處理好各部門和涉外單位之間的關系,顯得尤為重要。

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