摘要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的、低效率的手工立卷方式已不再適應(yīng)快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率的現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，并將逐步被電子立卷所代替。文章主要對(duì)現(xiàn)代企業(yè)文書立卷的必要性，應(yīng)遵循的原則，立卷方式以及運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行文書立卷等方面展開了論述。

　　關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè),文書立卷

　　1 概述

　　在現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際管理工作中，有許多企業(yè)仍將文書工作和檔案工作作為兩個(gè)獨(dú)立的工作體系，各自為政，獨(dú)立運(yùn)行，造成工作運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，工作效率 低下。1993年修訂通過的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)文書立卷做了明確的規(guī)定。但是文書立卷并過調(diào)查：據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)真正推行文書立卷是企業(yè)公文處理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是現(xiàn)行文書轉(zhuǎn)化為檔案的開端。文書立卷密切了文書工作和檔案工作的關(guān)系，加強(qiáng)了兩者的協(xié)調(diào)和配合，為實(shí)現(xiàn)文件和檔案的一體化管理奠定了基礎(chǔ)。

　　2 企業(yè)文書立卷的作用

　　2.1有利于文件的完整和安全

　　企業(yè)在管理運(yùn)行過程中所使用的文件包括企業(yè)內(nèi)部印發(fā)的文件和由外部送達(dá)企業(yè)的外部文件，以及有保存價(jià)值和參考價(jià)值的資料，這些文件材料記錄和反映了企業(yè)的發(fā)展歷史和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，有的文件材料甚至還反映了企業(yè)工作的機(jī)密事件，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展有著致關(guān)重要的影響。在日益激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手為了戰(zhàn)勝對(duì)手并取得較高的經(jīng)濟(jì)效益，刺探對(duì)手信息的現(xiàn)象屢有發(fā)生。由此可見，對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范化管理是十分必要的，企業(yè)要求文書立卷可以避免其文件材料的丟失。因?yàn)槲臅谖募奶幚磉^程中，對(duì)文件材料的流向是十分清楚的，在對(duì)文件材料集中整理時(shí)可以發(fā)現(xiàn)文件是否齊全。如不齊全，可以把部門或個(gè)人手中辦理的文件收集起來統(tǒng)一整理。企業(yè)日常處理的單份文件越來越多，這些零散的單份文件不僅雜亂，而且容易磨損和丟失。如果將零散的單份文件按照一定規(guī)格立卷，可以避免文件材料的破損和失散，保證了文件材料的安全和齊全，也便于保存和管理。

　　2.2 便于查找利用

　　企業(yè)文件材料是隨著企業(yè)工作的實(shí)際需要而產(chǎn)生的，每份文件都有它特定的使用價(jià)值，而且有些文件材料之間有著必然的聯(lián)系。例如，某企業(yè)要擴(kuò)建廠房，企業(yè)向上級(jí)和各有關(guān)單位申請(qǐng)其所需要的土地、資金時(shí)所形成的請(qǐng)示性文件;上級(jí)對(duì)該工程項(xiàng)目的批復(fù)性文件;以及圖紙、招投標(biāo)書、各種施工合同、設(shè)備購(gòu)置合同等等，都是同一項(xiàng)工程中的多種文件材料，他們之間有著密切的聯(lián)系。對(duì)這些文件材料進(jìn)行整理、立卷，形成一套完整的資料，這就對(duì)以后的查找工作提供了便利的條件。若拆散了文件間的固有聯(lián)系，使文件零散、雜亂無章，查找起來如同大海撈針，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。因此文書處理部門不僅需要將具有參考價(jià)值的全部文件完整在聯(lián)系，科學(xué)、有序、系統(tǒng)地進(jìn)行整理，并組成案卷，使每一卷都成為精練的、有機(jī)聯(lián)系的文件組合體，為今后的查找利用提供方便。

　　2.3為檔案工作的開展奠定基礎(chǔ)

　　文書立卷是文件處理工作的最后環(huán)節(jié)，案卷移交給檔案部門后，文件材料就結(jié)束了它在秘書部門的處理和運(yùn)轉(zhuǎn)過程，進(jìn)入檔案管理階段。文件材料和檔案有著淵源關(guān)系，在立卷前是文件材料，立卷后便成了檔案，立卷歸檔工作是兩者的“結(jié)合部”和中間環(huán)節(jié)。立卷工作做得好，可以加快文件材料向檔案的轉(zhuǎn)化，為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

　　3 如何保證案卷的質(zhì)量

　　一般來說，企業(yè)形成的文件有四種類型，即綜合性工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié);會(huì)議材料;處理具體業(yè)務(wù)所形成的文件;本企業(yè)編印的刊物。在對(duì)這些文件立卷時(shí)，一定要從本企業(yè)形成文件的整體情況出發(fā)，全面考慮、綜合分析，不僅要選用恰當(dāng)?shù)牧⒕矸椒ǎ乙裱臅⒕淼幕驹瓌t，以提高案卷的質(zhì)量。遵循企業(yè)機(jī)關(guān)的工作規(guī)律每個(gè)機(jī)關(guān)都有它的職能和任務(wù)，并且，其工作活動(dòng)總是有一定規(guī)律的。如召開一次會(huì)議，會(huì)前要起草會(huì)議文件、發(fā)放會(huì)議通知，征求會(huì)議議題及會(huì)議意見，必要時(shí)召開預(yù)備會(huì)議;然后，經(jīng)過正式會(huì)議討論研究，形成決議、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。企業(yè)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律性決定了文件的形成過程也有規(guī)律性。如文件之間有一定的時(shí)間順序和承啟銜接，先有工作計(jì)劃，次有工作部署，再有工作決定、指示，后有工作總結(jié)。在文件形成過程中所具有的這種起因根據(jù)和承接順序，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。因此文書立卷的過程中必須要掌握這些規(guī)律，遵循文件形成的先后順序，如實(shí)地反映各項(xiàng)工作的客觀進(jìn)程

　　4 企業(yè)辦公自動(dòng)化給文書立卷工作帶來的新變革

　　以現(xiàn)代化的辦公手段———計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作和筆紙 實(shí)現(xiàn)文書立卷和檔案管理工作。

　　萬(wàn)方數(shù)據(jù)

　　為主的辦公方式已成為趨勢(shì)。實(shí)行辦公自動(dòng)化后，文書立卷工作完全可以借助先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行處理。

　　4.1實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，運(yùn)用新的辦公手段完成文書立卷工作，要求秘書人員必須具備一定的素質(zhì)與技能

　　4.1.1熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)和基本素質(zhì)

　　在運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備處理文件時(shí)，秘書人員必須對(duì)文件的形成過程和處理程序十分了解，同時(shí)還要熟練地掌握文件立卷依據(jù)，這有助于今后立卷工作的開展。例如：文件寧電用(2011)關(guān)于供用電工程貼費(fèi)有關(guān)問題的通知》到年底立卷時(shí)，首先，要求秘書人員在文件處理過程中依據(jù)《西北電力系統(tǒng)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和保存期限一覽表》，結(jié)合該文件的實(shí)際內(nèi)容分析出文件立卷時(shí)的分類代碼和保管期限為245、長(zhǎng)期;其次，將其分析結(jié)果利用辦公自動(dòng)化程序中的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行立卷。如果秘書對(duì)文件的處理程序、立卷依據(jù)等不了解，甚至不了解自動(dòng)化辦公設(shè)備的使用 方式，其業(yè)務(wù)就 無法進(jìn)行。秘書人員在熟練的掌握業(yè)務(wù)的同時(shí)還要具備最基本的素質(zhì)，如打印，校對(duì)，使用與辦公自動(dòng)化程序配套的各種設(shè)備，包括照相機(jī)、錄音機(jī)、掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)等。

　　4.1.2電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)

　　秘書人員在進(jìn)行文件處理過程中必須懂得一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，如 一定的硬件知識(shí)、軟件知識(shí);能順利地進(jìn)行文件編輯;表格處理;圖象、圖形處理;一定的程序編制能力;計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等等。

　　4.2利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文件立卷，實(shí)現(xiàn)了文件到檔案的“無封交換”，使文檔一體化趨于實(shí)現(xiàn)。

　　在辦公自動(dòng)化代替手工操作實(shí)現(xiàn)后，秘書人員可以利用計(jì)算機(jī)的文檔管理系統(tǒng)來秘書人員在運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理文件時(shí)，應(yīng)首先登錄文件的基本信息。如對(duì)外來文件要求登錄來文單位、文件標(biāo)題、文件字號(hào)、主題詞、文件頁(yè)數(shù)、文件是否受控以及基本的文件立卷歸檔信息(包括文件分類代碼號(hào)、保存期限、文件是否銷毀、銷毀原因等)，文件正文也可以通過掃描儀進(jìn)行處理。對(duì)于內(nèi)部文件，由擬文單位在網(wǎng)上擬稿，經(jīng)過各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和文件處理部門對(duì)文件進(jìn)行審核、處理后，形成正式文件。由于文件的基本數(shù)據(jù)在網(wǎng)上文件的形成過程中已形成，所以秘書人員對(duì)文件進(jìn)行分析后只登錄文件立卷歸檔信息。這樣就為年終運(yùn)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書立卷奠定了基礎(chǔ)。由于立卷所需的各項(xiàng)數(shù)據(jù)事先已在計(jì)算機(jī)上登錄完成，因此在立卷時(shí)只要在檔案管理系統(tǒng)中給計(jì)算機(jī)一個(gè)可以識(shí)別的指令，計(jì)算機(jī)即可根據(jù)原有文件的內(nèi)容、特點(diǎn)和已登錄的信息進(jìn)行自動(dòng)編制、組卷。而且在文件處理過程中計(jì)算機(jī)一次登錄的各項(xiàng)文件信息可以多途徑利用，例如根據(jù)文件立卷歸檔的要求，利用計(jì)算機(jī)一次登錄的信息，年終可用打印機(jī)按照公文的順序號(hào)(包括收文的流水號(hào)和發(fā)文的問號(hào))打印出歸檔的文件清單，代替秘書人員手工登錄的收、發(fā)文本;利用同樣的信息打印出一年的案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件受控清單和文件銷毀清單等。利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文件處理立卷工作時(shí)，由于通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了文件一次性輸入，多途徑的輸出利用，從而達(dá)到了文書與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳利用效果，同時(shí)可以消除重復(fù)性勞動(dòng)，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率和質(zhì)量。利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書立卷，增強(qiáng)了文件的安全性和完整性，同時(shí)在文書工作和檔案工作中形成了信息共享，功能銜接，真正實(shí)現(xiàn)了文件到檔案的“無縫銜接”，使文檔一體化管理得以實(shí)現(xiàn)