摘 要：認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成單位和個人的各項目標任務，促進經濟社會的進步具有一定的積極意義。

　　關鍵詞：人事檔案 管理 思考

　　人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息，使企業的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發揮每個人的工作積極性、主動性和創造性。

　　Abstract: the understanding of personnel files management in the new era characteristic and effect, analyse the problem of existence and inadequacy, and do a good job of personnel archives management work, to mobilize staff enthusiasm for work, complete units and individuals of the objectives and tasks, promoting economic and social progress has certain positive significance.

　　Key words: personnel file management thinking

　　中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號：

　　一、分析人事檔案的特征

　　人事檔案工作經過幾千年歷史進程的總結提高，已形成了自己獨立的體系和規律，有專門的法規和管理方法，有獨立的范圍和任務。人事檔案的主要有四個特點：一是機密性，人事檔案中記載了個人的自然情況、健康、婚姻狀況、政治面貌、業務成果等方面的情況，其中有些涉及個人隱私，在相當時期內是保密的。不能對外開放，一般只能由單位人事部門掌握。在成為歷史檔案死亡解密之前，具有機密性，這是由人事檔案的內容特點決定的。二是主體性，人事檔案是以個人為單位，按內容分類整理立卷的，這與人事管理工作的實踐相適應，“一人一卷”方便利用和查找，符合人事檔案工作的基本原則，是切實可行的。三是動態性，人事檔案立卷之后， 不是一成不變的，其內容將隨著個人社會實踐活動的增加而不斷豐富增加。因此，人事檔案的歸檔不可能一次完成。需要不斷收集和追加材料，直至一個人死亡，才停止歸檔材料的收集。四是派生性，各級組織人事部門在工作中形成的有關人員的履歷、工資、黨團材料，考核、任免、學習進修、思想政治表現等方面的人事材料匯集起來，共同形成人事檔案。所以，人事檔案是依附于組織人事部門產生的，是組織人事部門工作的衍生物。

　　二、人事檔案管理中存在的問題

　　(一)人事檔案信息資源利用率低。歷來人事檔案工作就被認為是保密性很強的工作，人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機密，這給人事檔案披上了神秘的面紗。“還有就是現單位人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱， 缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料、落實材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。”另外，人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質量不高，嚴重限制了其信息服務和交流作用的發揮。相對于歷史檔案、文書檔案的宣傳活動較少，使人事檔案信息資源開發利用的廣度和深度受到極大的制約。

　　(二) 人事檔案內容缺乏實用性和真實性。 隨著我國改革開放和社會主義市場經濟體制的建立，各企事業單位紛紛涌入市場，流動人口增多，再加上一些單位和個人對人事檔案的認識不足，我國人事檔案出現了 “分散多頭” 管理現象。 其主要表現在兩個方面： 一是保管分散， 人事檔案有的保存在當前的用人單位， 有的保存在過去的單位， 還有的保存在人才交流中心， 甚至保存在私人手中， 使得一個單位的人事檔案處于一種“分散” 的管理狀態; 二是隸屬混亂， 參加主管人事檔案的有組織部門、 人事部門、 勞動部門等， 甚至一些無權保存或管理人事檔案的科室、 部門和單位也來保存和管理人事檔案， 人事檔案出現 “多頭” 管理狀態， 常常導致在出現問題的時候各個部門之間權責不明， 相互推諉。也有些基層單位檔案意識淡薄， 檔案材料收集不齊， 不能做到及時補充新材料， 導致部分檔案材料內容不完整， 不能跟上個人經歷的變化， 給工作帶來諸多不便。不少單位的人事檔案借用勞動人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作， 人事檔案長期無人整理， 沒有經過嚴格審查， 材料是否真實無人監督， 根本做不到“歸檔齊全完整、 鑒別認真、 分類準確、 編排有序、目錄清楚、 裝訂整齊” 的要求， 嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內容的問題。

　　(三) 人事檔案管理手段落后， 信息化程度低。相比較當今世界計算機信息管理系統的高速發展，我國干部人事檔案管理方法， 僅局限于 “看堆式” 的管理，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。重管理， 輕服務， 方法繁瑣， 不易操作， 反應較慢，信息化、 現代化管理水平不高， 檔案的功能沒有充分挖掘和發揮，使用起來很不方便。 特別是在基層單位、 邊遠地區， 基本上還停留在經驗管理和手工操作的階段， 這越來越滿足不了現實工作的要求。

　　三、人事檔案的收集方法

　　(一) 定向收集。 就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關的單位和部門收集。 因為個人工作的現單位、 原單位、上級主管部門(含職稱評定和科技成果評定、 獎勵部門)可能形成有關人員的人事材料。為了做到不致遺漏， 可根據有關人員的經歷和社會活動變化情況.列出有關單位和部門的名單， 逐一進行收集。

　　(二)按時收集。由于人事檔案的形成具有持續性的特點， 其收集工作必須堅持經常化。 所謂按時收集， 包括隨時收集、 定期收集和不定期收集幾種情況。隨時收集，是根據形成人事檔案的時間特點和掌握的信息，及時向有關部門進行收集。 定期收集，是根據本單位工作的實際情況， 確定每個季度或每半年與有關部門聯系， 收集在一定階段內形成的人事材料。 不定期收集， 就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發， 不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、 相互補充， 在實際工作中應當靈活掌握，使收集工作能夠持續有效地開展。

　　(三) 追蹤收集。這種方法是根據人事檔案內容的需要， 沿著人事檔案在清理、 核對中發現的問題和線索進行的收集， 它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法， 例如， 對于人事檔案管理基礎差、 存在問題較多的單位， 就需要集中一定的時間。集中人力， 廣泛動員， 突擊進行收集工作; 對于人事檔案管理較好、 制度健全、 內部分工責任明確的單位， 有關部門和人員能主動、及時地向人事檔案機構移交歸檔， 就此簡化了收集的方法和形式。 總之， 人事檔案收集工作應當立足單位實際， 尊循其形成規律， 以收集齊全、 完整，能夠適應人事管理工作的需要為原則，積極主動地為人事管理工作服務。

　　四、 加強人事檔案管理的建議

　　(一) 合理選拔配備人員， 提高人事檔案管理水平。人事檔案管理人員的政治素質和業務水平的高低，對提高人事檔案管理水平， 推動人事改革步伐， 有著極為重要的作用： 一是要合理配備人員。 按照有關規定， 管理千卷以上檔案的單位， 需配備一名專職檔案工作人員， 千卷以下的要有兼職工作人員， 并且主要精力從事人事檔案工作。二是要嚴格挑選檔案管理人員。檔案工作是一項政策性、 保密性很強的工作， 要注重選拔事業心強、 作風正、 守紀律、 守機密、 具有一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。三是要加強檔案管理人才的引進與培養。要加大檔案管理人員的培訓力度， 或上級領導能多為從事人事檔案工作人員創造培訓和學習機會， 走出去開闊視野， 向兄弟單位檔案工作先進單位去學習他們的新鮮經驗， 吸取營養， 充實思想、 提高認識。

　　(二) 創新人事檔案管理方式，使管理工作現代化、 信息化。雖然紙質檔案最具原始憑證性，但在人們流動性增強的情況下， 紙質檔案的弊端也更加明顯。這就要求把原先的紙質型檔案轉換成電子型檔案， 從實際情況來看， 沿用幾十年的人事檔案具有偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、 不具公共性和共享性， 不能動態反映個人信息狀況等缺陷，這樣的人事檔案在市場經濟當中所起的作用有限甚至是不良的， 因而它不具備市場經濟價值。加之紙質型人事檔案傳遞過程中的人為性， 也可能導致因磨損而毀壞乃至個人信息失真的現象。 倘若實行人事檔案電子化， 查閱檔案人員利用計算機在不接觸紙質檔案的前提下就可以看見檔案原件， 既可以提高檔案的查閱速度， 節約人力、 物力， 也可以減少對紙質檔案的磨損，有利于人事檔案的保密和安全。

　　(三) 創新人事檔案的管理制度， 實行人事檔案管理社會化。人事檔案管理社會化就是要求圍繞人事檔案工作所開展的人事認定、 人事爭議、 人事流動、 檔案保管等必須讓渡給擬建或已有的社會中介機構—— —人事事務所、 人才交流中心、 公民文件中心等，讓公共權力機構或公共事業單位與公共雇員 “袖手旁觀” ， 從而充分實現社會的 “人事代理” 和公共管理。例如， 人事工作的認定與仲裁可以交給人事事務所， 人才的開發與流動可以由專門的人才交流中心完成，人事檔案可以由專門建立的公民文件中心保管。

　　人事檔案管理社會化的意義在于，一方面通過規范人事工作、 嚴肅人事檔案內容，可以有效杜絕因人事檔案產生的種種失真現象， 克服現行人事檔案制度所出現的種種弊端，使人事檔案制度走向公平、 公正; 另一方面也極大地節約各種社會成本， 減少各個單位瑣碎的、 復雜的 “人事臃腫” ， 從而把更多的時間、 精力用于其本職工作。 當然， 其社會化的意義還在于打破城鄉、 區域、 部門、 行業、 身份和所有制的限制， 推動人力資源逐步實現由 “單位所有”轉變為“社會所有” 這一遠景目標。

　　五、結束語

　　總之，人事檔案實現科學化和現代化管理是新時期做好檔案管理工作的必然要求，隨著知識經濟的飛速發展，市場人才流動的數最與質量的逐步增強，未來的人事檔案管理模式將更加完善。