摘要：文章簡述了寒山寺綜合檔案室建立與發(fā)展的歷程，并將寒山寺檔案管理的經(jīng)驗歸納為：1.大和尚重視與支持;2.寺院全體僧職人員積極參與配合;3.檔案室工作人員敬業(yè)盡責(zé)。指出應(yīng)通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念，深化與社會融合，力爭為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　關(guān)鍵詞：寒山寺;檔案管理;佛教文化

　　寒山寺1983年被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國漢傳佛教重點寺院，鑒于弘揚佛教傳統(tǒng)文化的需要，寒山寺一直高度重視檔案建設(shè)。1989年著手進(jìn)行檔案建設(shè)工作，1994年10月正式成立寒山寺綜合檔案室。經(jīng)過20余年的不懈努力，檔案室建設(shè)工作取得了長足進(jìn)步，2015年被授予江蘇省宗教五星級檔案單位?；仡櫦韧陌l(fā)展歷程，我們深切體會到檔案工作既是寺院文化建設(shè)的重要內(nèi)涵之一，也是展示寺院建設(shè)和弘揚佛教傳統(tǒng)文化的重要窗口。本文旨在總結(jié)20余年來寒山寺檔案建設(shè)與管理的經(jīng)驗，并提出今后發(fā)展的奮斗目標(biāo)。

　　一、寒山寺綜合檔案室建設(shè)與發(fā)展歷程

　　寒山寺大和尚于1989年提出要重視檔案建設(shè)工作，1994年10月寒山寺綜合檔案室正式成立，并指定專人負(fù)責(zé)檔案室管理，配備2名專職的檔案員負(fù)責(zé)整理、建檔與服務(wù)工作。為了保障檔案建設(shè)與管理的規(guī)范與質(zhì)量，建立了大和尚—監(jiān)院—主管法師—檔案員分級管理制度。同時，根據(jù)檔案的內(nèi)容與形式，建立了檔案類別，目前已形成的類目為：文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、專門(名人類)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、商標(biāo)檔案、電子檔案九大類。檔案室根據(jù)收集到的檔案文件，分門別類地進(jìn)行存檔，從而保證了文檔管理的科學(xué)性及有序性，為檔案查詢與利用提供了方便。

　　隨著檔案卷宗的不斷增加，大和尚根據(jù)檔案管理的需要在經(jīng)費緊張的情況下為檔案室撥款購置現(xiàn)代化管理設(shè)備(電腦2臺、服務(wù)器1臺、高速掃描儀1臺、平板掃描儀1臺、惠普彩色激光一體機(jī)1臺)，使檔案管理全面實現(xiàn)了計算機(jī)化。目前各類目與各載體的檔案不僅實現(xiàn)了規(guī)范化有序化管理，而且進(jìn)行了不同程度的數(shù)字化處理，建立了各類檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，做到將文書檔案全部掃描合并成PDF格式圖像文件，將其與文件級目錄實現(xiàn)掛接，將所有的照片檔案、實物檔案與電子文件目錄實現(xiàn)掛接。由于檔案資料完整且連續(xù)，寒山寺?lián)司幹坪统霭媪艘慌霭嫖?，如《寒山寺大事記》《寒山寺聽鐘聲活動》《寒山拾得造像圖典》《勵志鑄魂——寒山寺大鐘大碑建設(shè)工程散記》等，這些出版物以贈品方式贈予全國各地寺院、研究機(jī)構(gòu)、國內(nèi)外有關(guān)學(xué)者以及社會賢達(dá)與信眾，對擴(kuò)大寒山寺的社會影響和弘揚佛教傳統(tǒng)文化起到了積極作用，受到了社會的廣泛好評。

　　隨著檔案文件數(shù)量逐步增加以及存檔范圍的擴(kuò)大(現(xiàn)包括下院白鶴寺的檔案)，在原有檔案柜的基礎(chǔ)上，檔案室增設(shè)了密集檔案庫，存放15列密集架，保障了14000多卷檔案文件有序存放。為了方便用戶閱覽，還設(shè)置了檔案閱覽室。

　　寒山寺綜合檔案室環(huán)境、設(shè)備逐年優(yōu)化，管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化程度逐步提升，在近幾年評審中獲得了評審機(jī)構(gòu)的認(rèn)可與好評。1995年7月被評為蘇州市三級先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理單位;1996年9月被評為蘇州市二級先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理單位;1997年7月寒山寺建筑普明寶塔的塔院工程檔案被評定為蘇州市優(yōu)秀工程竣工檔案;1999年8月檔案管理復(fù)查通過并被評為蘇州市二級先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理合格單位;2001年5月被評為蘇州市一級先進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理單位;2003年9月被評為省一級檔案管理工作單位。2015年12月被評為省五星級檔案場所。

　　二、強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，爭取各方支持，推動檔案工作逐步提升

　　寒山寺檔案工作20余年來之所以能取得長足進(jìn)步，歸納起來有以下幾點：

　　1.大和尚重視與支持

　　寒山寺自建立綜合檔案室以來，大和尚在場所、資金、人員、設(shè)備等方面給予了大力支持。目前，檔案室面積達(dá)120平方米，除指定主管具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)管理之外，配備2位專職檔案員從事檔案文件的分類、編目、歸檔、上架、整架、借閱管理以及檔案文件的數(shù)字化處理工作。

　　為了實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)大和尚的指示檔案室制定了各項管理制度與規(guī)范，檔案管理的各個流程嚴(yán)格按照制度與規(guī)范實施，從而保證了檔案管理的科學(xué)化、有序化。

　　隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展與廣泛應(yīng)用，大和尚為檔案室安裝了互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，配備了計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，使檔案室能夠?qū)⑹占降臋n案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子文檔和檔案文件數(shù)據(jù)庫。這些存儲于數(shù)據(jù)庫中數(shù)字化的檔案文件，可以根據(jù)需要隨時存取，并通過信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)距離地傳輸?shù)接脩舻慕K端設(shè)備，方便了用戶的使用。

　　為了便于檔案文件收集，每年大和尚都召開一次甚至多次檔案工作會議，并且要求各寮口(負(fù)責(zé)寺院每項業(yè)務(wù)工作的機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)人參加，組織學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)以及政府文件。大和尚明確要求各寮口負(fù)責(zé)人將檔案工作作為寮口的日常工作內(nèi)容之一，強(qiáng)調(diào)寮口的工作記錄是做好檔案工作的基礎(chǔ)，同時強(qiáng)調(diào)完整的檔案記錄不僅是今后研究寺院發(fā)展歷程的必要資料，還是維護(hù)寺院合法權(quán)益的重要證據(jù)，因此，各寮口必須積極配合檔案室做好檔案資料的收集與整理工作。

　　大和尚不僅自己經(jīng)常親臨檔案室指導(dǎo)工作，而且要求分管寒山寺文化建設(shè)的監(jiān)院時常到檔案室監(jiān)督檢查，督促檔案室工作人員嚴(yán)格將檔案管理的制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)落實到工作各個環(huán)節(jié)。

　　2.全寺僧職人員參與配合

　　寒山寺檔案室的檔案文件主要是全寺各寮口的工作文件或工作記錄，這是檔案室的基礎(chǔ)性文件。這些文件或記錄均由各寮口提供，然后由檔案室進(jìn)行整理、分編、歸檔和數(shù)字化處理。

　　寒山寺每年都會有各種業(yè)務(wù)活動，比如，大和尚的接待活動、寺院之間的交流活動、上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、有關(guān)政府單位的檢查、外事活動、元旦聽鐘聲活動等，這些活動由不同的寮口負(fù)責(zé)，并形成大量的資料(包括文字資料、照片、錄像等)。這些資料在活動結(jié)束之后由各寮口及時送交檔案室存檔。各寮口僧職人員的廣泛參與和積極配合，保證了寒山寺檔案的完整性與連續(xù)性。

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