作者：盛彧欣

　　摘要：隨著網絡技術和信息技術的不斷發展，辦公自動化(office automation， OA)系統作為一種新型辦公方式，已廣泛應用于管理領域。辦公人員通過網絡互聯，可以提高工作效率，降低辦公成本。本文介紹了OA系統在研究所科研信息化管理中的應用，并對其應用必要性、服務模塊和管理作用等進行分析，表明在OA工作平臺下可以實現信息共享，建立自動化的工作流程，有助于規范科研管理流程，提升科研管理水平，完善科研管理制度。

　　關鍵詞：辦公自動化系統;研究所;科研信息化管理

　　隨著互聯網技術及信息化技術的迅速發展和普及，我國已進入現代信息化社會?，F代信息技術應用于管理領域，不僅規范了管理制度，提高了辦公效率和辦公質量，更帶來了知識利用和知識管理等許多行政管理理念的變革。中華人民共和國國家衛生健康委員會也在近年大力推行電子政務系統，逐步實現辦公自動化、信息交換和資源共享，提高辦事效率和管理水平[1]。在這種高速發展的衛生信息化建設背景下，中國醫學科學院藥物研究所(以下簡稱“我所”)作為衛生部下屬的國家級新藥研發單位，自2014年引進辦公自動化(office automation， OA)系統，提升了科研管理體系的整體水平，增強了協同辦公能力，提高了行政辦公效率。

　　1 OA系統的特點

　　OA系統是把信息網絡技術和現代化辦公整合起來的一種全新辦公模式。OA系統通過流程設置、移動辦公、信息傳遞等功能，大大節省了人力物力等各種資源成本，提高工作管理和控制水平[2]。在網絡的支持下使用OA系統，可以使研究所內的人員跨時間、跨地點協同辦公，能夠使信息準確快速地傳遞，從而更好地處理日常工作中的相關事宜，提高工作效率，實現研究所整體科研信息化管理水平的提升。

　　2 OA系統建設在研究所科研管理中應用的必要性

　　2.1 OA系統可以實現網絡辦公，有利于工作推進，提高辦事效率

　　研究所的科研工作繁忙，行政辦公流程中繁瑣的信息溝通、公文處理和工作審批等耗費了員工很多的時間和精力，OA系統可以通過網絡完成信息傳遞和工作審批，摒除了以往固定時間、地點的工作模式，可以在單位上班時間處理公文，也可以在外出出差時間遠程辦公。并可跟進工作流程，推進多部門、多人員參與的協作工作的進程，保證整個協同工作及時有效完成，提高工作效率。

　　2.2 OA系統可以規范工作流程，有利于執行制度，提高管理水平

　　研究所的行政事務以往依賴人力處理，過程復雜緩慢，執行制度受人為因素影響較大。在OA系統中，每種辦公事項都有規范的工作流程，可以根據設定的權限職責執行既定的制度，并對工作流程進行實時記錄，大大提高了制度的執行力度，實現工作流程的自動化，保證制度的規范執行。

　　3 研究所OA系統的主要功能構建

　　我所的OA系統設計遵循簡單實用的設計原則，相關職能部門在開發前期做了大量調研，明確需求，繪制部門工作流程圖，將各部門辦公環節進行模塊化設計，保證操作的方便簡潔，在運行實施時考慮安全性問題，做好安全預案，消除安全隱患。OA系統用于解決單位內部各部門、各科室和課題組、員工個人之間的日常辦公需求，主要提供流程審批、公文管理、綜合辦公、信息管理、個人辦公和移動辦公等功能模塊。

　　3.1 門戶界面

　　我所OA系統的門戶界面是員工進入科研辦公管理系統的入口，由此可以進入各個功能模塊，瀏覽并完成相應的工作任務(見圖1)。在門戶界面上，可以看到所內發布的通知公告、學術交流信息、會議通知、藥物所郵箱、OA內部郵件，還有文件辦理提醒(包括待辦文件、待閱文件、已辦文件、已閱文件、我的文件)，并可直接進入流程、公文、信息、綜合辦公、個人辦公等入口辦理相關事宜，整體設計簡潔清晰，一目了然，方便員工進行操作。

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