摘 要： 浙江廣播電視集團(tuán)干部人事檔案管理信息化的研究和設(shè)計(jì)，包含對(duì)干部人事檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題挑戰(zhàn)的研究分析，對(duì)干部人事檔案管理信息系統(tǒng)總體思路和系統(tǒng)架構(gòu)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，以及對(duì)項(xiàng)目各個(gè)子系統(tǒng)和功能模塊的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。涵蓋了干部人事檔案數(shù)字化采集、業(yè)務(wù)流程、檔案閱覽等功能模塊，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化、智能化應(yīng)用。

　　關(guān)鍵詞： 干部人事檔案; 檔案管理; 數(shù)字化; 信息化

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　　0 引言

　　傳統(tǒng)的干部人事檔案管理已難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，為了順應(yīng)干部人事檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。需思考如何按照中央和省委的要求，創(chuàng)新干部檔案管理的方法手段、規(guī)范完善干部人事檔案工作，這是每一個(gè)組織人事部門(mén)的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)省級(jí)廣播電視管理部門(mén)而言，干部人事檔案數(shù)量大、材料多、業(yè)務(wù)重，因此，我們開(kāi)展了集團(tuán)干部人事檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施工作，旨在通過(guò)此項(xiàng)目提高干部人事檔案工作的真實(shí)性、安全性和時(shí)效性 [1]。基于此，本文結(jié)合新的政策、形勢(shì)和要求，分析干部人事檔案管理的發(fā)展需要以及面臨的挑戰(zhàn)。同時(shí)，提出干部人事檔案信息化的架構(gòu)設(shè)計(jì)建議，深入剖析各模塊功能設(shè)計(jì)的規(guī)劃和思路，探索干部人事檔案信息化建設(shè)的方式方法。

　　1 管理現(xiàn)狀和問(wèn)題挑戰(zhàn)

　　從20世紀(jì)80年代開(kāi)始至今，干部人事檔案信息化經(jīng)歷了單機(jī)檢索、單機(jī)與局域網(wǎng)相結(jié)合，到目前的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)三個(gè)階段。這個(gè)過(guò)程是國(guó)家關(guān)于檔案管理政策的發(fā)展過(guò)程，也是網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、硬件、軟件更新?lián)Q代的發(fā)展過(guò)程，國(guó)家政策和信息化發(fā)展水平直接決定了干部檔案信息化的設(shè)計(jì)理念和應(yīng)用水平[2]。人事檔案信息化管理意識(shí)缺乏、檔案資料信息更新滯后、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后、安全性要求高、信息化管理人才缺乏等問(wèn)題給檔案管理信息化帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，成為了新時(shí)期事業(yè)單位干部人事檔案管理部門(mén)無(wú)法回避、亟待解決的重大問(wèn)題[3]。

　　2 架構(gòu)和總體思路

　　按照總體規(guī)劃思路，本項(xiàng)目整體設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)干部檔案綜合信息管理平臺(tái)，分步完善各個(gè)功能模塊和子系統(tǒng)。另外，隨著當(dāng)前應(yīng)用軟件和計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，在具體實(shí)施開(kāi)發(fā)過(guò)程中，還需要考慮一定的前瞻性，防止因?yàn)榧嫒菪缘葐?wèn)題減少了平臺(tái)的生命周期[4]。

　　2.1 總體架構(gòu)

　　干部人事檔案管理信息化項(xiàng)目的總體設(shè)計(jì)如圖1所示。

　　干部人事檔案信息化建設(shè)分為五大子系統(tǒng)：檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)。各個(gè)子系統(tǒng)分層次構(gòu)建，多個(gè)子系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)方案，有機(jī)結(jié)合，為集團(tuán)干部員工搭建一個(gè)功能強(qiáng)大的干部人事檔案信息管理應(yīng)用平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)干部檔案信息化管理，大幅提高干部人事檔案工作水平及效率。

　　2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案

　　本項(xiàng)目是干部人事檔案信息化工程項(xiàng)目，除了干部人事檔案信息化管理應(yīng)用平臺(tái)的建設(shè)，還有工作環(huán)境部署、數(shù)字資源建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。本項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)鏈路圖如圖2所示。

　　干部人事檔案信息化項(xiàng)目基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)分為五個(gè)部分，分別為數(shù)字檔案信息機(jī)房、檔案庫(kù)房管理部門(mén)、數(shù)字檔案采集工作組、檔案管理部門(mén)、檔案查借閱用戶。其中硬件部分包括了服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、磁帶存儲(chǔ)備份庫(kù)、電腦終端、路由器、交換機(jī)、防火墻、打印機(jī)、掃描儀以及監(jiān)控設(shè)備等。應(yīng)用支撐軟件部分包括了Windows Server操作系統(tǒng)、Windows 7操作系統(tǒng)、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)等。

　　2.3 安全防范策略

　　項(xiàng)目安全防范策略是組合式的，既要考慮技術(shù)手段，也要考慮管理方法的運(yùn)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)規(guī)化、監(jiān)控布置、信息技術(shù)、管理策略等一起組成全面的安全防范措施[5]。詳細(xì)說(shuō)明如下。

　　⑴ 物理隔離。人事檔案是需要絕對(duì)保證安全的，而當(dāng)前信息化最大的安全隱患來(lái)自于網(wǎng)絡(luò)。因此，本項(xiàng)目采用物理隔離方式來(lái)解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，阻斷具有潛在威脅的連接。

　　⑵ 監(jiān)控系統(tǒng)。項(xiàng)目在數(shù)字檔案信息機(jī)房、數(shù)字檔案閱覽室都布置了完整的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)突發(fā)性異常事件的過(guò)程進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)視和記憶，對(duì)管理員和用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)操作監(jiān)控，用以高效、及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和處理安全事故。

　　⑶ 備份與還原。在軟件實(shí)施開(kāi)發(fā)中，本項(xiàng)目設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)備份和還原功能，還建立了磁帶存儲(chǔ)備份庫(kù)，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)定期自動(dòng)備份和人工不定期備份來(lái)保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全。

　　⑷ 傳輸加密和存儲(chǔ)加密。加密傳輸指的是對(duì)傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，有效防止非法用戶通過(guò)截取數(shù)據(jù)流等手段獲取數(shù)據(jù)信息;加密存儲(chǔ)指的是對(duì)存儲(chǔ)圖像數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，有效防止檔案材料數(shù)據(jù)泄露和傳播。

　　⑸ 授權(quán)管理。一是通過(guò)多種授權(quán)方式對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)控制，根據(jù)管理權(quán)限控制檔案閱檔范圍，更好地規(guī)范查閱檔案制度。二是通過(guò)設(shè)置用戶組權(quán)限的方式對(duì)人事檔案信息化應(yīng)用模塊進(jìn)行分級(jí)控制，根據(jù)用戶權(quán)限控制軟件功能的使用，更好地規(guī)范檔案利用制度。

　　2.4 技術(shù)路線

　　本項(xiàng)目采用Browser/Server系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)技術(shù)，使用JAVA開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，數(shù)據(jù)庫(kù)采用了SQL Server 2012。此種技術(shù)路線方案可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化應(yīng)用平臺(tái)的強(qiáng)大功能，開(kāi)發(fā)成本也相對(duì)較低，對(duì)硬件配置要求也不高。

　　該項(xiàng)目中的干部人事檔案信息化應(yīng)用平臺(tái)所需要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)就是檔案的信息和內(nèi)容，在SQL Server 2012中建立數(shù)據(jù)庫(kù)，就是要逐卷逐頁(yè)管理好每一本數(shù)字檔案。因此需要依次設(shè)計(jì)組織信息表、人員信息表、檔案目錄信息表、圖片文件說(shuō)明表等，完整保存每一張圖片信息，準(zhǔn)確地對(duì)應(yīng)每一頁(yè)檔案材料的目錄信息和圖像數(shù)據(jù)。根據(jù)集團(tuán)人事檔案規(guī)模，本項(xiàng)目需要的布置原始磁盤(pán)空間配置容量在20T以上的磁盤(pán)陳列一套。項(xiàng)目采用了支持RAID5，雙控制器磁盤(pán)陣列[6]。

　　3 項(xiàng)目子系統(tǒng)和功能模塊設(shè)計(jì)

　　根據(jù)中央和省委的工作要求，本項(xiàng)目組織人事部門(mén)研究分析，梳理了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和功能需求。干部人事檔案信息化管理主要圍繞數(shù)字化采集、日常業(yè)務(wù)處理、檔案閱覽這三個(gè)主要需求來(lái)設(shè)計(jì)，具體由檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)這五個(gè)子系統(tǒng)組成。

　　3.1 檔案采集系統(tǒng)

　　檔案采集系統(tǒng)貫穿于干部人事檔案數(shù)字化的全過(guò)程，數(shù)字化檔案工作人員拿到紙質(zhì)檔案后，先進(jìn)行紙質(zhì)檔案整理，按照《干部人事檔案工作條例》的要求進(jìn)行分類(lèi)確認(rèn)、材料查缺補(bǔ)漏，然后在系統(tǒng)平臺(tái)中新建干部信息，建立檔案目錄，再通過(guò)系統(tǒng)連接掃描儀逐頁(yè)掃描檔案材料。掃描完成后檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行審核確認(rèn)，防止缺頁(yè)漏項(xiàng)。確認(rèn)無(wú)誤后，工作人員再對(duì)每一頁(yè)圖像文件進(jìn)行糾正偏離、去除污漬、去除黑邊等處理，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行高清化轉(zhuǎn)換。處理完畢后經(jīng)最終審核完成數(shù)字檔案的確認(rèn)入庫(kù)。

　　該子系統(tǒng)包括了干部檔案的基本信息錄入功能、目錄建立調(diào)整功能、檔案材料掃描功能、數(shù)字圖像處理和高清化轉(zhuǎn)換功能、干部檔案審核管理、數(shù)字檔案光盤(pán)制作功能、審核移交反饋功能等。

　　3.2 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

　　干部人事檔案日常業(yè)務(wù)既要強(qiáng)調(diào)紀(jì)律也要優(yōu)化服務(wù)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程電子化，涵蓋了檔案工作人員接收采集檔案材料、審查審核、查借閱、梳理編目、轉(zhuǎn)遞調(diào)動(dòng)、統(tǒng)計(jì)查詢等日常業(yè)務(wù)。主要包括日常管理、報(bào)表打印、系統(tǒng)維護(hù)三個(gè)部分。

　　⑴ 日常管理：日常管理部分實(shí)現(xiàn)了對(duì)組織人事部門(mén)日常的檔案管理業(yè)務(wù)的管理，是干部人事檔案工作人員最經(jīng)常性使用的模塊，具體實(shí)現(xiàn)了檔案閱覽、整卷接收、入庫(kù)登記、轉(zhuǎn)遞調(diào)出、材料接收、材料轉(zhuǎn)出、人員調(diào)動(dòng)等。

　　⑵ 報(bào)表打印：報(bào)表打印部分能夠快速全面獲取日常報(bào)表數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以另存為Excel電子表格。打印的內(nèi)容支持了人事檔案目錄、干部人事檔案背脊、數(shù)字檔案評(píng)分表、數(shù)字檔案報(bào)送單、花名冊(cè)等。

　　⑶ 系統(tǒng)維護(hù)：系統(tǒng)維護(hù)部分是支撐業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，具體內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)維護(hù)、用戶管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)和日志管理、代碼維護(hù)等。其中用戶管理包括用戶的新增刪除和功能權(quán)限的設(shè)置，日志管理是操作人員操作過(guò)程的記錄，系統(tǒng)備份和還原是保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全的重要保障。

　　3.3 檔案閱覽系統(tǒng)

　　檔案閱覽系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)用戶在客戶端中查閱檔案、借閱實(shí)體檔案以及管理查詢?nèi)罩镜裙δ堋Ｔ撟酉到y(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)數(shù)字檔案閱覽業(yè)務(wù)電子化，通過(guò)線上流程審批，高效化審批檔案查閱申請(qǐng)和閱覽干部人事數(shù)字檔案，并保留了所有閱覽的記錄，便于日后的研判分析。網(wǎng)上閱覽可以按組織機(jī)構(gòu)或人員拼音查詢，可以實(shí)現(xiàn)檔案目錄及原件瀏覽、原件打印等功能，同時(shí)提供了數(shù)字檔案利用意見(jiàn)反饋表、檔案查借閱日志及審計(jì)功能。此外還包括干部檔案指標(biāo)采集統(tǒng)計(jì)查詢模塊、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)及編研功能。

　　此系統(tǒng)中用戶角色分成了五種，分別是系統(tǒng)用戶、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、審批人員、干部調(diào)配工作人員和人事專(zhuān)員。其中審批人員也是干部檔案管理人員，可完成對(duì)檔案所有管理工作，在本系統(tǒng)中也是向集團(tuán)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)閱檔申請(qǐng)、建立用戶、分配閱覽范圍權(quán)限的角色。具體的閱檔流程如圖3所示，干部調(diào)配工作人員和人事專(zhuān)員需要填寫(xiě)申請(qǐng)單通過(guò)科室負(fù)責(zé)人審批后，再由管檔管理人員和組織人事部門(mén)審批，全部通過(guò)后，可進(jìn)行查閱數(shù)字化檔案。

　　3.4 配置管理系統(tǒng)

　　配置管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)用戶管理、權(quán)限分配、角色管理及其他配置項(xiàng)的統(tǒng)一集中管理，主要由用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)交換、系統(tǒng)配置三個(gè)模塊組成，主要是結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、效率優(yōu)化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及備份、系統(tǒng)遷移、與其他系統(tǒng)對(duì)接等主要業(yè)務(wù)。配置管理是系統(tǒng)正常運(yùn)維、信息加固的必要措施。