摘要：本文從現代企業辦公室中運用現代化管理、科學化管理和精細化管理三個方面，詳細闡述了他們在辦公室管理系統中運用及其優勢，提出了采取積極措施加大推進力度，是辦公室管理發展的必然趨勢。

　　關鍵詞：企業;現代化;科學化;精細化;應用

　　隨著中國整體經濟的崛起和不斷突破，在現代企業在此過程中發揮著巨大的作用。伴隨著公司企業自身發展壯大，辦公室已成為現代企業綜合性的管理服務部門，擔負著為企業發展謀劃決策以及監察決策順利實施服務的重要職責，作為企業經營的中樞，辦公室在現代企業發展中具有連接上下、協調內外、溝通四方的特殊地位和作用。但辦公室工作在現代企業、特別是在施工企業中還有許多有待完善的地方，本文針對現代施工企業辦公室管理工作特點，結合本人長期的辦公室管理工作實踐，對做好現代企業辦公室全面管理工作進行了一些探索并提出自己的“三化”管理模式。

　　一、辦公室管理現代化

　　(一)信息管理的集成化。現代化的辦公室管理系統由軟硬件及網絡產品的組成，人對系統的合理使用，單一辦公系統同社會公眾信息系統的有機聯系，從而集成了現代化的開放式的辦公室管理系統，使相關的人員能夠有效地獲得最新和完整的信息，提高領導層整體的反應速度和決策能力。

　　(二)文檔管理的無紙化。現代化的辦公室管理從傳統的各種紙質文檔完全實現了無紙化，可使各類電子文檔(包括各種文件、資料、信息)能夠通過計算機文件柜的形式實現文檔分門別類的保管，減少文件丟失的可能性，提高辦公室的可用空間，同時還能設定各部門按權限進行文檔的檢索查閱和共享使用。

　　(三)輔助辦公的自動化。辦公室是一個綜合職能部門，工作內容多種多樣，涉及各項程序紛繁復雜，它牽涉的管理內容比較多，如會議管理、車輛管理、物品管理、檔案管理等等，現代化的辦公室管理即是實現了這些日常事務性辦公工作的自動化。

　　(四)工作流程的規范化。在辦公系統都存在著大量流程化的工作，例如公文的簽發、合同的審核簽訂、各種申請書或假條的審批、請示、匯報、事務管理的實時監控、跟蹤等，都是一些流程化的工作，通過現代化的管理就可實現流程過程的自動記錄和實時動態跟蹤等，也保證各個環節中工作流程的規范化，可有效的提高歌部門人員及領導的單位辦公工作效率。

　　(五)協同共享的網絡化。通過運用電子數據交換和網內資源共享，在計算機間進行交換和自動化處理。例如電子公告、電子論壇、電子刊物，郵件系統，使內部的規章制度、企業新聞簡報、技術交流、項目實施進度、通知公告等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解企業最新的發展動態和目前需要解決的問題，不僅使組織內部的通信和信息交流快捷通暢，而且也促進了分布式辦公有效管理和遠程辦公的可操作性實施。

　　二、辦公室管理科學化

　　(一)合理配置辦公室內部機構。辦公室處于現代企業管理的中樞地位，它不僅是協調上下和內外的綜合辦事部門，而且是企業領導層的輔助幫手，具有后勤保障、咨詢服務、信息收發等基本職能，工作任務十分瑣碎繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不齊全、不合理或素質不合格，必將影響辦公室管理功能的正常發揮。因此，為了實現科學化的辦公室管理，必須合理地設置辦公室的內部機構和配備齊全合格的工作人員，使辦公室由一支掌握較高理論水平、熟悉各項政策法規、較好的文字編寫能力和靈活協調公關能力的精干隊伍組成，以確保辦公室各項工作能順利開展。

　　(二)勞效結合，科學付酬。現代辦公室將就“以人為本”，因此辦公室人員的勞動付酬應建立在科學考核的基礎上，合理分配。辦公室是一個綜合性的服務部門，工作性質有別于其他部門，工作任務很瑣碎繁雜，每個崗位既有相對獨立的工作職責，又有與其他部門崗位相配合的工作，而且同是辦公室的崗位，但不同崗位的職能性質又不一樣，有的崗位工作的基礎性特征明顯，有的崗位工作的專業性特征明顯。崗位不同，工作的性質也就不同，工作成效展現出來的形式也就不同。這些都會導致對辦公室人員工作績效的評價難以統一標準。這就要思考，是按勞取酬，還是按績效取酬。如果模糊界限，則難以發揮工作評價對促進工作積極性和績效提升的功能。因此合理制定評價的標準，既按量又按質付酬。辦公室人員付酬要勞效結合，各種因素共同衡量，把崗位職能分成幾個因素性指標，明確每個崗位職能的主指標和副指標，不同崗位考核不同的主指標、副指標作為參考，主、副指標以不同的分值加以量化，以此確定薪酬的組成。這樣，才能起到真正的激勵作用。

　　(三)加強業務素質的學習。辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員應該定期通過組織培訓和管理交流，使其具有較寬的知識面，開闊視野，掌握辦公室管理的專業知識和辦公自動化技術。同時，不斷提升綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能力、社交能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。

　　三、辦公室管理精細化

　　(一)強化精細化管理規章制度。推行辦公室精細化管理，就要求辦公室工作必須走專業化、標準化、制度化之路。從強化精細化管理規章制度入手，依靠精細管理規章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理經驗形成為工作制度，要按照精確、細致、深入的要求，明確崗位職責，優化工作流程，完善責任體系，加強溝通協調。在狠抓管理規章制度落實的同時，還要抓住辦公室管理的薄弱環節建立健全并認真執行辦公室的各項管理規章制度和工作流程，堅持按制度辦事，規范辦公室管理和服務行為，還要減少和避免人為因素的介入和工作部署的隨意性。通過完善和強化辦公室管理規章制度建設，努力營造高效有序的工作氛圍。

　　(二)培養精細化工作習慣。精細化管理就是要求每位辦公室成員都要在日常工作中總結經驗，培養和養成細心做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風，把重視細節作為一種素質、一種修養、一種工作態度。在辦公室工作中，要善于發現細節，把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創新點上，從“細”上著眼，在“精”上下功夫，以“實”處做文章。培養精細化工作習慣最終是通過提升辦公室成員的整體素質的方式實現，讓辦公室成員從中認識并體會到精細化管理所帶來的良好效果。正如我們看到的：辦公室工作代表著公司企業的形象，辦公室人員的工作素質都代表著辦公室內在的管理素養，代表著整個公司企業的管理形象和作風。

　　(三)堅持精細化管理理念。現代企業辦公室逐步努力將精細化管理上升為一種文化理念，營造“忠實、勤奮、團結、高效、自律、嚴謹、精細、創新”團隊文化氛圍，高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育，積極營造出昂揚向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。本人認為：制度僅能約束人，文化卻能滲入人心，并激勵員工在工作中實現自我超越。辦公室人員要努力做到圍繞中心、服務大局，愛崗敬業、雷厲風行、嚴謹細致，投身辦公室工作實踐，提高精細化管理理念，才能真正保持辦公室工作的持久活力，創造一流工作業績。

　　參考文獻：

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