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基層單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

來源:期刊VIP網(wǎng)所屬分類:應(yīng)用電子技術(shù)時(shí)間:瀏覽:

  摘要:在新時(shí)期,隨著電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展,對(duì)人們生活、工作和學(xué)習(xí)等方方面面產(chǎn)生非常重要影響。基層單位檔案不僅能夠?qū)€(gè)人信息進(jìn)行全面記錄,而且也能夠幫助個(gè)人不斷的成長(zhǎng)。檔案數(shù)字化管理可以簡(jiǎn)化檔案管理流程,使檔案管理工作更加方便、快捷、高效,確保基層單位檔案管理的質(zhì)量與水平,充分發(fā)掘檔案的價(jià)值。本文通過對(duì)基層單位檔案數(shù)字化管理存在的主要問題進(jìn)行探究,并采取相應(yīng)的解決措施,加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理效果,保障基層單位檔案信息資源得到有效開發(fā)與利用。

  關(guān)鍵詞:基層單位;檔案管理信息化;平臺(tái)建設(shè)

中國(guó)檔案

  引言

  基層單位檔案管理工作不僅能夠真實(shí)記錄并反映基層單位的發(fā)展歷史,而且也能夠反映出一個(gè)基層單位的綜合實(shí)力。檔案信息資源開發(fā)主要是對(duì)基層單位檔案管理水平進(jìn)行全面評(píng)價(jià),體現(xiàn)出基層單位管理工作質(zhì)量。科研、管理、服務(wù)等相關(guān)活動(dòng)中發(fā)揮著非常重要作用。檔案信息資源的創(chuàng)新與開發(fā)很受人們關(guān)注,但是檔案資料內(nèi)容復(fù)雜、信息繁瑣,不利于統(tǒng)一管理,利用檔案數(shù)字化管理,能夠?qū)n案資料文獻(xiàn)進(jìn)行快速篩選,確保基層單位各種檔案資料更加齊全。

  1基層單位檔案數(shù)字化管理的主要現(xiàn)狀

  1.1基層單位檔案數(shù)字化管理觀念陳舊

  從實(shí)際情況來看在基層單位檔案數(shù)字化管理的過程中,由于基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視,檔案管理意識(shí)淡薄,甚至認(rèn)為檔案管理可有可無,這樣就導(dǎo)致基層單位推進(jìn)檔案數(shù)字化管理效率不高。很多基層單位依然以手工檢索為主,教育信息資源開發(fā)和建設(shè)嚴(yán)重滯后,導(dǎo)致基層單位檔案數(shù)字化管理受到嚴(yán)重阻礙。在檔案管理的過程中,忽略了檔案信息資源的深入開發(fā)和利用。

  1.2基層單位檔案管理手段和方式落后

  在基層單位檔案數(shù)字化管理時(shí),由于管理手段和管理方式?jīng)]有做到與時(shí)俱進(jìn),無法適應(yīng)新載體和新技術(shù)發(fā)展需求。盡管許多基層單位的辦公條件得到保障,但對(duì)檔案管理部門缺乏資金投入,無法適應(yīng)高速增長(zhǎng)檔案工作需求,這樣就導(dǎo)致檔案信息化管理開展效果不理想。目前許多基層單位在檔案管理方面依然存在著“重藏輕用”的問題,只注重對(duì)檔案資料的保存,沒有能夠深入挖掘檔案資料隱藏信息。還有一部分檔案管理人員認(rèn)為只要檔案資料不丟失、不損壞即可,無需對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)與利用。

  1.3基礎(chǔ)設(shè)施不完善

  檔案數(shù)字化管理需要硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件基礎(chǔ)設(shè)施,其中硬件設(shè)施,包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、掃描設(shè)備和大型服務(wù)器。由于這些設(shè)備投入成本非常高,許多單位缺乏足夠的預(yù)算,這樣就導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施不完善。還有單位在引入了大量的基礎(chǔ)設(shè)備之后,沒有能夠引入配套軟件服務(wù),這樣也會(huì)導(dǎo)致檔案信息化管理效率不高,嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化管理的水平。

  2基層單位行業(yè)檔案管理工作的主要策略

  2.1積極加強(qiáng)數(shù)字檔案管理平臺(tái)建設(shè)

  隨著互聯(lián)網(wǎng)加的快速普及與推廣,對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了深刻的變化。基層單位檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè),不僅可以節(jié)約大量的人力物力,也能夠?qū)鶎訂挝粰n案資料進(jìn)行在線處理,提高檔案管理的整體質(zhì)量與水平,還能夠探索出更加先進(jìn)的管理系統(tǒng),幫助基層單位檔案信息資源管理更加的豐富。要想完善檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與水平,最主要的就是從領(lǐng)導(dǎo)人開始,摒棄傳統(tǒng)、落后的思想觀念,重視檔案管理重要價(jià)值,對(duì)檔案信息化管理的重要作用進(jìn)行深入分析,這樣才可以確保檔案數(shù)字化管理順利開展。在信息檔案建設(shè)的過程中,由于需要長(zhǎng)時(shí)間的架構(gòu)才能夠順利實(shí)現(xiàn),所以要加強(qiáng)對(duì)人員的培養(yǎng),通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn),讓他們把握化信息資料的基礎(chǔ)知識(shí),確保檔案管理的操作水平全面提高。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),讓管理人員的綜合素質(zhì)得到全面提高,正確運(yùn)用信息管理技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理,確保檔案數(shù)字化管理利用效率全面增強(qiáng)。積極聘請(qǐng)優(yōu)秀的信息化管理人才和專業(yè)的基礎(chǔ)人員,對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù),在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)也能夠及時(shí)處理,確保信息安全。

  2.2提高服務(wù)意識(shí),豐富檔案管理的內(nèi)容

  在新時(shí)期基層單位檔案工作開展的過程中,必須要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),充分通過自身的工作,保證為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè),確保基層單位檔案具有高效性、完整性、真實(shí)性,全面記錄并反映基層單位行業(yè)的發(fā)展歷史進(jìn)程,提高基層單位檔案的整體利用效率。在新時(shí)期,最主要的就是積極加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案管理工作深入推廣與普及,確保基層單位檔案管理更加的高效穩(wěn)定,滿足基層單位檔案的實(shí)際需求。加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案人才的培育,讓他們能夠掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí),保證檔案資料錄入更加準(zhǔn)確高效。在檔案數(shù)字化管理的過程中,必須要對(duì)檔案信息化管理建設(shè)做好統(tǒng)一,由于信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程,必須由單位領(lǐng)導(dǎo)制定明確的目標(biāo),通過對(duì)人員配置,資金投入等變量因素進(jìn)行充分的統(tǒng)籌規(guī)劃,這樣才能夠確保檔案信息化管理建設(shè),嚴(yán)格按照既定的流程完善檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與優(yōu)化。

  在檔案數(shù)字化管理的過程中,必須積極利用數(shù)字化管理規(guī)章制度由國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一管理。結(jié)合檔案實(shí)際工作單位的特點(diǎn),建設(shè)相應(yīng)電子檔案管理制度,確保檔案管理工作得到有效落實(shí)。在檔案信息建設(shè)的過程中,最主要的就是堅(jiān)持系統(tǒng)性、安全性、規(guī)范性、效益性的原則,保證檔案數(shù)字化管理工作順利開展,通過信息化的管理保證信息系統(tǒng)得到全面優(yōu)化,促進(jìn)檔案管理的水平得到有效提高。項(xiàng)目檔案其中一個(gè)重要的作用就是為后續(xù)項(xiàng)目提供參考和依據(jù),若項(xiàng)目檔案本身的廣度和深度都不符合要求就直接歸檔或移交了,如何為后續(xù)項(xiàng)目提供參考,今天的認(rèn)真,是對(duì)明天的負(fù)責(zé),資料歸檔不僅僅只是為了完成合同的收口,還涉及到此后的項(xiàng)目審計(jì)、質(zhì)量監(jiān)督、檔案驗(yàn)收、概算調(diào)整、項(xiàng)目驗(yàn)收等,因此對(duì)項(xiàng)目檔案的接收檢查工作要做到全面、細(xì)致,嚴(yán)防“帶病”資料。

  2.3加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的投入力度

  從現(xiàn)階段來看,在檔案數(shù)字化管理的過程中,必須要從資金、技術(shù)、設(shè)備、管理等方面加大投入,這樣才能夠確保檔案數(shù)字化管理管理水平全面增強(qiáng),通過制定合理的檔案規(guī)劃及目的,能夠確保各個(gè)資源項(xiàng)目得到優(yōu)化,保障信息化系統(tǒng)的順利開發(fā),也能夠改善檔案硬件設(shè)備和軟件設(shè)施。檔案管控模式及方式多種多樣,主要是以更好地滿足檔案規(guī)范化管理要求以及適應(yīng)企業(yè)自身實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn),實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、隊(duì)伍專業(yè)化、效益最大化,以適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作發(fā)展要求,做實(shí)、做深、做精基層建設(shè)單位檔案管理工作。

  結(jié)語

  總而言之,在新時(shí)期必須要積極推動(dòng)檔案的管理工作的開展,確保檔案資源的利用水平全面增強(qiáng),順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展,完善檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),確保信息庫(kù)的“鮮活度”,實(shí)現(xiàn)日常管理信息動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化。

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  作者:詹小平

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