摘要：辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

　　關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng),科學(xué)制度,科技論文發(fā)表

　　企業(yè)的核心管控環(huán)節(jié)包括各項事務(wù)都存在一個事前規(guī)劃預(yù)測、事中執(zhí)行監(jiān)控、事后分析優(yōu)化的循環(huán)體系，都要有一個目標(biāo)制定、分解執(zhí)行落地、執(zhí)行中資源協(xié)助、執(zhí)行后分析優(yōu)化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標(biāo)績效、計劃任務(wù)管理。當(dāng)我們把目光聚焦到執(zhí)行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協(xié)同運(yùn)營導(dǎo)航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達(dá)他的工作體系是怎樣的、目標(biāo)是什么、執(zhí)行落地的步驟該怎么操作、執(zhí)行過程中所需要的資源應(yīng)該從哪里獲取，以及執(zhí)行的過程可以怎樣來優(yōu)化等等，而這個執(zhí)行的過程支撐著企業(yè)各項事務(wù)的落地和效果。因此，以人為中心是協(xié)同的精髓之所在。

　　一、現(xiàn)狀與反思

　　利用信息化手段來改變傳統(tǒng)的辦公模式，提高工作效率和管理水平，這是選擇OA系統(tǒng)作為信息化起步項目的初衷。部分單位選擇通用的OA軟件，但卻無法滿足符合本單位特色的業(yè)務(wù)辦理需求，從而選擇定制開發(fā)OA系統(tǒng)，但是定制開發(fā)的大部分辦公OA系統(tǒng)都是失敗的，要么系統(tǒng)設(shè)定的工作流程與工作人員的實際工作流程相差太遠(yuǎn)而無法被使用;要么系統(tǒng)界面太復(fù)雜、人們難以適應(yīng)而無法在行業(yè)內(nèi)推廣;要么就是因為過分依賴開發(fā)公司，一旦開發(fā)公司出現(xiàn)問題而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓和崩潰。

　　二、定制開發(fā)OA系統(tǒng)，正確的思路是系統(tǒng)成功的基石。

　　(一)詳細(xì)的調(diào)研是關(guān)鍵。

　　細(xì)致翔實的需求調(diào)研保障了系統(tǒng)建設(shè)工作少走彎路、節(jié)約成本。由經(jīng)驗豐富的用戶深入?yún)⑴c了需求調(diào)研，使得系統(tǒng)的設(shè)計框架保持了長期的穩(wěn)定性，大大提高了實施工作效率。

　　OA項目的成功需要管理專家和技術(shù)專家的結(jié)合，才能真正做好，其實這就是我們常說的把需求做細(xì)做足。如公文辦理方面，把所有流程都吃透，再用技術(shù)的方式重現(xiàn)出來，一方面盡量模擬原來的公文流轉(zhuǎn)過程，一方面對一些不合理的流程進(jìn)行整合和優(yōu)化。

　　(二)合作開發(fā)比委托開發(fā)更符合實際情況。

　　很多行業(yè)OA系統(tǒng)都是委托開發(fā)的，這樣對業(yè)主單位來說可以省點事。但是失敗的教訓(xùn)也擺在眼前，過分依賴開發(fā)公司往往會造成需求調(diào)研不充分，新的需求出來以后，承建的公司無法作出快速的反應(yīng)，問題積累多了，會積重難返，進(jìn)而影響用戶的積極性，尤其是作為信息化的啟動項目，這種問題是致命的。

　　(三)要保持技術(shù)的先進(jìn)性。

　　技術(shù)選型必須要有前瞻性，用發(fā)展的眼光去定位這次系統(tǒng)的開發(fā)。辦公自動化系統(tǒng)不單定位成一個單純的辦公軟件，隨著信息技術(shù)發(fā)展更應(yīng)該富于涵蓋性，成為一個跨平臺、智能化的電子政務(wù)辦公平臺。模塊基本滿足了OA的日常使用的全部功能，能夠預(yù)留數(shù)據(jù)接口，使系統(tǒng)具有可擴(kuò)展性，如基于移動終端的OA模塊，(例如手機(jī)、PDA)，這樣可實現(xiàn)移動辦公。

　　(四)要重視系統(tǒng)的易用性。

　　“谷歌能在雅虎的強(qiáng)大壓力下突圍而出，其系統(tǒng)的易用性功不可沒” “谷歌正是用它簡潔友好的界面吸引了廣大的互聯(lián)網(wǎng)用戶，而我們在OA的界面設(shè)計中也要注重這一點，當(dāng)前現(xiàn)狀面對的用戶計算機(jī)的應(yīng)用水平都還不高，復(fù)雜的操作會讓影響系統(tǒng)的推廣，因此，我們在系統(tǒng)的易用性目標(biāo)定位應(yīng)該是用戶會打字、會輸入網(wǎng)址、會收發(fā)郵件就能熟練使用的系統(tǒng)。在收到待辦事項時，系統(tǒng)設(shè)置短信提醒功能，保證用戶第一時間能獲取到達(dá)的信息。

　　(五)嚴(yán)格執(zhí)行軟件工程建設(shè)規(guī)范。

　　首先，軟件開發(fā)工作：經(jīng)歷了需求調(diào)研分析到概要設(shè)計到詳細(xì)設(shè)計到具體編程四個階段。其次，審查測試工作：從內(nèi)部審查測試到工作小組審查測試到模擬試運(yùn)行。最后，第三方測試工作：一是壓力測試。測試系統(tǒng)的壓力極限，檢驗系統(tǒng)的可靠性、穩(wěn)定性。二是用戶功能測試，測試系統(tǒng)功能與設(shè)計文檔的吻合、是否滿足用戶的需要。

　　三、推進(jìn)OA系統(tǒng)應(yīng)用才能體現(xiàn)系統(tǒng)的真正價值，所以要注重以下著力點。

　　(一)領(lǐng)導(dǎo)重視。

　　工作人員都熟悉了原來的工作模式，突然來個徹底的顛覆，不是所有工作人員都接受和理解。因此，在建設(shè)初期用戶中的畏難情緒還是普遍存在的。領(lǐng)導(dǎo)要在試運(yùn)行期間帶頭使用，而且要上行下達(dá)，內(nèi)部果斷停止紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，單軌實施自動化辦文的全部流程。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視是系統(tǒng)建設(shè)成功的第一法寶，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才可能在資金和人員上給予支持，才可能協(xié)調(diào)其它部門把工作開展下去，才可能打破傳統(tǒng)的管理方式。

　　(二)改變辦公習(xí)慣。

　　養(yǎng)成一上班就打開電腦，看看今天有哪些公文需要閱讀、傳遞或簽發(fā)?網(wǎng)上查閱各種動態(tài)信息、通知公告、檔案信息。下班前一定要看一下，今天的工作任務(wù)是否為零?今天還有哪些事情需要處理完畢才能回家? 養(yǎng)成了‘今日事、今日畢’的習(xí)慣。

　　(三)周到細(xì)致的運(yùn)維服務(wù)。

　　系統(tǒng)建設(shè)初期，正值電子政務(wù)的起步階段，用戶的計算機(jī)應(yīng)用水平較低。在需求調(diào)研期間我們發(fā)現(xiàn)，運(yùn)營維護(hù)工作不到位是導(dǎo)致許多辦公自動化項目夭折的一個重要原因。因此，建設(shè)過程中就把運(yùn)維服務(wù)作為一項重要工作來抓，成立專門的運(yùn)維小組，并由項目組作技術(shù)支持。運(yùn)維小組除了嚴(yán)格按照有關(guān)制度做好日常的維護(hù)工作外，以高度的責(zé)任心和周到細(xì)致的服務(wù)解決了用戶對信息化系統(tǒng)起步應(yīng)用的問題，從打字、發(fā)email、瀏覽網(wǎng)頁等最基礎(chǔ)的技能培訓(xùn)做起，直到用戶完全了解和學(xué)會使用系統(tǒng)的所有功能，乃至引導(dǎo)用戶主動提出更深層次的應(yīng)用需求。有良好的運(yùn)維機(jī)制和服務(wù)手段，系統(tǒng)的應(yīng)用才能走向正規(guī)，在短時間內(nèi)實現(xiàn)了傳統(tǒng)模式到信息化模式的過渡。

　　合理的OA系統(tǒng)，對于政府機(jī)關(guān)才具有生命力，具有價值。只有不斷的推進(jìn)應(yīng)用，才能提高運(yùn)作效率和決策的科學(xué)性，加強(qiáng)部門的制度化、規(guī)范化管理，增強(qiáng)綜合管理水平和競爭力。