在新中國成立之初的很長一段時期，應(yīng)當(dāng)時社會發(fā)展的需要，形成了在企事業(yè)單位中從事工業(yè)化生產(chǎn)的工人，在廣袤大地上的鄉(xiāng)村集體中從事農(nóng)業(yè)耕種的農(nóng)民，這樣兩大主要勞動群體。

　　兩大勞動群體之間界限分明，相互之間人員不能自由流動，勞動性質(zhì)、人事管理、收入分配福利等各不相同，并對各自所在的單位和集體有較強的依附性。對于工人，由于工業(yè)生產(chǎn)的分工合作性、組織紀(jì)律性、人事管理規(guī)范性、勞動分工和調(diào)任、收入福利分配等的需要，所在單位除對其作城市戶籍登記外，為便于人事管理，還建有個人檔案，對其個人信息和從事工作歷程的情況進行連續(xù)記錄管理，形成了一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法。對于農(nóng)民，相對就簡單很多，一般就只作農(nóng)村戶籍登記。

　　隨著我國社會發(fā)展的需要，社會主義改革應(yīng)運而生，在改革開放的大浪潮中，大量農(nóng)民逐漸的進入到城市，在工礦企業(yè)與工人一起生產(chǎn)勞動。隨著勞動用工制度改革的深化，工農(nóng)之間的人員流動更加自由化，單位用工形式也趨多樣化。當(dāng)初的工人也逐漸演變成了正式工或在編合同工(后文稱為“正式工”)，而進城務(wù)工的農(nóng)民以及后來的城市非正式就業(yè)人員也由當(dāng)初的臨時工逐漸變?yōu)榫幫夂贤せ蚪凶鐾馄竼T工、社會用工(后文稱為“社會用工”)。在同一單位中，此兩種用工在勞動上雖然趨向同質(zhì)化，但在人事檔案管理上卻有很大差異。我們單位在用工變化和人事檔案管理上也是如此。

　　我所在的單位是部屬院校。隨著高校社會化改革的推進和適應(yīng)國家勞動用工制度改革的需要對全校在編正式工實行聘用上崗和簽定勞動合同。由學(xué)校人事處按傳統(tǒng)做法，對每位正式工建立有規(guī)范的人事檔案。

　　在社會用工這一塊，則由學(xué)校下屬各部門根據(jù)實際需要，自行負(fù)責(zé)招聘管理。各部門所需社會用工的崗位一般不很穩(wěn)定，與社會上大多數(shù)企事業(yè)單位一樣，隨招隨用，來去自由。應(yīng)當(dāng)時工作條件情況和要求，長期以來對社會用工人員資料沒有系統(tǒng)化收集，社會用工人員資料不全，有的甚至無報名表，無登記，更不用說為其建立檔案，包括我所在學(xué)校后勤集團飲食服務(wù)中心(后文簡稱“中心”)在過去很長的一段時期也是這樣，這是一種較為普遍的社會現(xiàn)象。

　　二三十年以來，隨著社會用工人員的來來去去，我們中心的社會用工比例逐年增大，比如目前，中心員工中社會用工人員占到九成。多年來中心在社會用工這一塊的人事管理工作雖然做了不少適應(yīng)性改進，也收集了大量員工信息資料，但一直未進行較系統(tǒng)的檔案化管理。因此，在中心就形成了社會用工人員在中心工作中發(fā)揮的作用雖然越來越大，但對其信息資料收集管理的人事檔案管理工作卻相對滯后的不對稱局面。

　　多年來，雖然我們中心的社會用工人員的資料收集不全，但由于社會用工人員多，陸陸續(xù)續(xù)的，在中心也積累了大量的社會用工人員資料。這些資料只是簡單的分類無序存放在一起，有的甚至混在別的資料中。每當(dāng)需要使用到其中的信息時，需要耗費大量時間和人力去翻閱查找，有時甚至還查無結(jié)果，因此大大降低了資料的利用效率。有時在處理過期工作資料時，無意間還可能造成一些有用的員工信息資料丟失。

　　近年來，隨著我國勞動用工制度改革的深化，《勞動法》、《勞動合同法》、以及包括社會保險在內(nèi)的一系列勞動保障制度等法規(guī)的頒布實施，對社會用工的管理提出了更高的要求，相應(yīng)的加大了如勞動保障局、社保局等地方行政職能部門和系統(tǒng)內(nèi)上級部門對社會用工的信息需求量，對相關(guān)用工信息的收集、上報、存檔等材料的處理和規(guī)范化管理提出了更高的要求。

　　2006年我負(fù)責(zé)中心管理后，意識到中心社會用工人員多，員工材料量大繁雜，人事檔案管理不規(guī)范的情形后，組織人員對中心所存放的人員資料進行清理，為每位員工建立檔案袋，逐一將員工的各種材料各入其檔，在中心嘗試人事檔案化管理。對后來新招聘的社會用工人員，需填寫“報名表”、“社會用工登記表”，收集身份證復(fù)印件和其所在地出據(jù)的相關(guān)證明材料。嚴(yán)格按《勞動合同法》與員工簽訂勞動合同、辦理解除或終止合同等勞動用工手續(xù)材料。對員工獎罰，考核等都形成文字書面材料，這些材料都按時間順序存放入其個人檔案袋。改變口傳無據(jù)的現(xiàn)狀。對隨后發(fā)生的人員材料，做到及時登錄入檔。

　　結(jié)合計算機技術(shù)，將入檔材料目錄輸入計算機，并將每份材料的重要信息，簡要注明于目錄旁，如 “社會用工勞動合同書(20080101簽/期限20080101-2012131)”、“后勤集團聘用員工考核指標(biāo)體系表——2010年1-12月”、“ 工作調(diào)動通知——調(diào)入一餐20071029”。并建立員工信息庫，將員工的相關(guān)個人信息，如“姓名”、“性別”、“出生年月”、“身份證號”、“所在地”、“來中心工作時間”、“合同期限”、“學(xué)歷”、“職業(yè)資質(zhì)”、“聯(lián)系電話”、“社保情況”、“婚育”等，超過25項信息，輸入計算機。

　　雖然在建立檔案化管理初期為清理前期材料和將信息輸入計算機等，投入的精力比較大，但隨后的日常管理幾乎不用額外增加管理負(fù)擔(dān)。

　　通過這幾年的探索，我們中心初步建立起有別于傳統(tǒng)人事檔案管理方式，卻是適應(yīng)中心人事管理工作需要的人事檔案管理方式。中心的人事檔案管理方式，在中心人事管理中的信息處理和勞動糾紛處理以及提高人事管理工作效率等方面發(fā)揮了明顯作用。通過將人事材料分袋入檔，既做到了對人事檔案材料的保全和連續(xù)、系統(tǒng)、規(guī)范化管理，也方便了人員信息查找，尤其是計算機化管理后，很大程度上提高檔案管理的便捷性以及相關(guān)信息的查找和使用效率。如這兩年每當(dāng)職能部門或上級部門需要提報相關(guān)用工人員信息時，中心雖然員工較多，但總是能做到比較快的準(zhǔn)確呈報，不用去找每位員工填報或在大堆材料中去漫無邊際的查找，也避免了對遠(yuǎn)期信息在填報上的不準(zhǔn)確性。中心在管理中需要相關(guān)信息時，也總是很方便快捷的找到。中心初償?shù)搅藢ι鐣霉と藛T實行檔案化管理的甜頭。

　　通過中心這幾年的探索來看，對社會用工人員實行檔案化管理既是適應(yīng)勞動用工制度改革對大量用工信息的需要，也是我們中心對大量社會用工人事管理的內(nèi)在要求和有益嘗試。

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