摘要：該文介紹了一種協同辦公系統的實現方法，采用B/S模式，J2EE架構，MYSQL數據庫，使用JAVA語言開發建設。系統實現了收發文等流程配置、分角色權限控制、持證管理、設備管理、車輛管理等主體業務功能。通過該系統優化再造工作流程，漸進明細需求，從而更好地提高工作效率，節省資源。

　　關鍵詞：協同辦公;流程配置;持證管理

　　開放科學(資源服務)標識碼(OSID)：

　　1 背景

　　隨著協同管理的理念逐漸深入人心，為建立高效協同的運營管理模式，提升管理能力，以人和組織為基礎的協同辦公自動化受到越來越多的企事業單位的關注[1]。我所原有辦公系統2009年投入使用，運行了十多年，雖然實現了收發文電子化和網絡化的日常管理，但隨著管理模式變化導致的需求變更以及信息技術的快速發展，系統面臨的問題越來越明顯，主要體現在以下幾個方面：各項審批(如收發文審批)沒有引入工作流的技術，流程走向全由收發文起草人手動操作控制，造成流程審批不規范且容易漏發錯發;各表單不能靈活調整流程;系統功能模塊已經不能滿足新的業務需求等問題。為了解決上述問題，在充分收集需求并分析后，對辦公系統進行了升級改造。本文介紹了收發文等流程配置、分角色權限控制、持證管理、設備管理、車輛管理等主體業務功能，通過本系統優化再造工作流程，更好地提高工作效率，降低辦公成本。

　　2 主要實現內容

　　2.1 流程配置模塊

　　流程配置不僅僅包括收發文流程，還包括各類有審批事項的流程，比如車輛用車申請、請假申請等。流程配置是協同辦公系統的核心內容。

　　表單管理與流程設計：流程設計基于表單樣式，表單管理是將實際的業務需求轉化為電子化的表單，同時將表單信息與數據庫表字段一一對應。通過流程表單的可視化配置，有權限的用戶能夠自己定義所需要的表單樣式，同時流程圖也是可視化配置方式，用戶能夠靈活方便地實現單位內部流程的在線配置，包括：表單新增、表單修改、表單刪除。根據實際業務需求，設置符合實際的表單流程節點及流程走向，并在表單設計時選擇每一節點默認處理人，將審批節點與審批人一一對應。各表單流程以視圖形式呈現并可維護，登錄用戶通過創建選擇的工作流流程，確定了登錄用戶就是流程的起草人，起草人在起草時默認擬稿人是登錄用戶，按照該工作流的流程設置進入下一節點。流程下一節點的接收者將在登錄系統后的主頁待辦事項中收到提醒，點開待辦事項進行處理，在簽字意見處選擇、修改或者輸入處理意見，將流程下一節點處理人指定或選擇默認人后提交，此待辦事項的狀態將轉為已辦。表單管理與流程設計功能主要有：收文待辦、發文待辦、公文已辦、發起流程、流程設計、表單管理等子模塊，對于重要緊急公文設置提醒時間催辦督辦，對收文視情況按責任科室確定責任人，責任人在表單的責任人處理專區填寫處理意見或結果提交后此文件處理狀態由待辦變為已辦。發文流程中的正文與Word、WPS辦公軟件相結合使用，根據實際需求編輯修改及套紅頭，在層層審批的過程中各審批人的修改痕跡例如修改人、修改時間、修改內容都會留在系統中，下一審批人可查前序所有審批人的修改痕跡。此舉可更加清晰直觀了解到各部門對文件的修改意見，有助于各環節的溝通協調[2]。無紙化的文件編輯，根據OA系統設定，快速實現公文的流轉與審批各個環節處理時間縮短，根據時間設定自動催辦，確保工作人員可以實時跟進公文處理狀態，將工作透明化，便于監督與管理[3]。

　　模板管理：模板包括發文紅頭與表單打印樣式管理。當紅頭或表單打印樣式有變動時在此功能進行在線編輯修改保存。

　　流程意見：對表單的每個節點設置意見常用語，方便用戶審批。設置流程意見之后，在審批的時候，可以選擇設置好的意見，也可以手動輸入其他意見。包括新增、修改、刪除意見功能。

　　流程回收：在待辦事項處理時，分發至閱者前的任意一流程節點處點提交后，發現問題時都可以在已辦事項里選擇需要撤回的事項進行流程回收，此時，該事項將由已辦轉為待辦。

　　歸檔任務：每個類型的公文可分類設置歸檔人，負責線上辦結歸檔。

　　個人授權：流程處理人登錄系統后在個人授權里將自己的權限授權給其他用戶使用。

　　轉發文查詢：公文類各流程在分發至部門負責人分閱處理時由部門負責人根據文件內容選擇本部門相關人員轉發供其查閱。各部門負責人在已辦事項時可以查看部門成員轉發文查閱情況，系統主頁面有轉發文待閱數量提示用戶查閱。

　　簽名圖片管理：對系統所有用戶的電子簽名圖片的管理，包括添加、修改、刪除功能。

　　2.2 分角色權限控制

　　由于用戶數量多且人員權限分配時有較多重復，為減輕管理員授權以及后續權限維護的工作量，保持同一職務權限的一致性，建立角色與用戶的對應關系，角色依附于用戶。通過對角色分配系統菜單，從而達到對用戶權限控制。相應的功能還包括，角色的新增、修改、刪除、停用、啟用、角色授權與批量分配。建立完善的權限管理功能，權限與用戶賬號綁定，同時關聯系統菜單。只有授權之后，用戶才能訪問系統資源。功能包括：權限新增、修改、刪除、停用、啟用及用戶權限授權。

　　2.3 持證管理

　　特種設備具體來說就是對人和財產安全產生較大威脅的鍋爐和壓力管道等，針對這些設備的管理已經制定了嚴格的法律法規[4]。特種設備安全監察條例規定檢驗檢測人員應當經國務院特種設備安全監督管理部門組織考核合格，取得檢驗檢測人員證書，方可從事檢驗檢測工作。持證管理分為持證類型維護和持證管理，其中在持證類型管理中對每類持證的有效期進行設置，便于在錄入檢驗檢測人員持證信息時選擇持證類型，例如鍋爐證書里包括鍋爐檢驗員GL-1、鍋爐檢驗員GL-2、鍋爐檢驗師，按持證取得日期由系統根據持證種類自動計算持證有效期。持證管理是指錄入人員持證信息并支持上傳持證有關附件，實現查詢統計與持證到期預警功能，例如根據姓名查看其所持各類證書取得時間、證書有效狀態及其證書編號，也可根據證書種類查看在指定時間段內所有在有效期或不在有效期的證書詳細信息，也可統計所有人員所在指定時間段內在有效期或不在有效期的證書數量及其詳細信息，對即將失效的資格證書和已經失效的資格證書以不同顏色標示出來，可生成報表導出。用戶登錄系統后可查詢到自己的持證信息，也可下載持證有關附件進行核對。

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