摘要：該文介紹了一種協(xié)同辦公系統(tǒng)的實現(xiàn)方法，采用B/S模式，J2EE架構，MYSQL數(shù)據(jù)庫，使用JAVA語言開發(fā)建設。系統(tǒng)實現(xiàn)了收發(fā)文等流程配置、分角色權限控制、持證管理、設備管理、車輛管理等主體業(yè)務功能。通過該系統(tǒng)優(yōu)化再造工作流程，漸進明細需求，從而更好地提高工作效率，節(jié)省資源。

　　關鍵詞：協(xié)同辦公;流程配置;持證管理

　　開放科學(資源服務)標識碼(OSID)：

　　1 背景

　　隨著協(xié)同管理的理念逐漸深入人心，為建立高效協(xié)同的運營管理模式，提升管理能力，以人和組織為基礎的協(xié)同辦公自動化受到越來越多的企事業(yè)單位的關注[1]。我所原有辦公系統(tǒng)2009年投入使用，運行了十多年，雖然實現(xiàn)了收發(fā)文電子化和網(wǎng)絡化的日常管理，但隨著管理模式變化導致的需求變更以及信息技術的快速發(fā)展，系統(tǒng)面臨的問題越來越明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：各項審批(如收發(fā)文審批)沒有引入工作流的技術，流程走向全由收發(fā)文起草人手動操作控制，造成流程審批不規(guī)范且容易漏發(fā)錯發(fā);各表單不能靈活調(diào)整流程;系統(tǒng)功能模塊已經(jīng)不能滿足新的業(yè)務需求等問題。為了解決上述問題，在充分收集需求并分析后，對辦公系統(tǒng)進行了升級改造。本文介紹了收發(fā)文等流程配置、分角色權限控制、持證管理、設備管理、車輛管理等主體業(yè)務功能，通過本系統(tǒng)優(yōu)化再造工作流程，更好地提高工作效率，降低辦公成本。

　　2 主要實現(xiàn)內(nèi)容

　　2.1 流程配置模塊

　　流程配置不僅僅包括收發(fā)文流程，還包括各類有審批事項的流程，比如車輛用車申請、請假申請等。流程配置是協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心內(nèi)容。

　　表單管理與流程設計：流程設計基于表單樣式，表單管理是將實際的業(yè)務需求轉(zhuǎn)化為電子化的表單，同時將表單信息與數(shù)據(jù)庫表字段一一對應。通過流程表單的可視化配置，有權限的用戶能夠自己定義所需要的表單樣式，同時流程圖也是可視化配置方式，用戶能夠靈活方便地實現(xiàn)單位內(nèi)部流程的在線配置，包括：表單新增、表單修改、表單刪除。根據(jù)實際業(yè)務需求，設置符合實際的表單流程節(jié)點及流程走向，并在表單設計時選擇每一節(jié)點默認處理人，將審批節(jié)點與審批人一一對應。各表單流程以視圖形式呈現(xiàn)并可維護，登錄用戶通過創(chuàng)建選擇的工作流流程，確定了登錄用戶就是流程的起草人，起草人在起草時默認擬稿人是登錄用戶，按照該工作流的流程設置進入下一節(jié)點。流程下一節(jié)點的接收者將在登錄系統(tǒng)后的主頁待辦事項中收到提醒，點開待辦事項進行處理，在簽字意見處選擇、修改或者輸入處理意見，將流程下一節(jié)點處理人指定或選擇默認人后提交，此待辦事項的狀態(tài)將轉(zhuǎn)為已辦。表單管理與流程設計功能主要有：收文待辦、發(fā)文待辦、公文已辦、發(fā)起流程、流程設計、表單管理等子模塊，對于重要緊急公文設置提醒時間催辦督辦，對收文視情況按責任科室確定責任人，責任人在表單的責任人處理專區(qū)填寫處理意見或結果提交后此文件處理狀態(tài)由待辦變?yōu)橐艳k。發(fā)文流程中的正文與Word、WPS辦公軟件相結合使用，根據(jù)實際需求編輯修改及套紅頭，在層層審批的過程中各審批人的修改痕跡例如修改人、修改時間、修改內(nèi)容都會留在系統(tǒng)中，下一審批人可查前序所有審批人的修改痕跡。此舉可更加清晰直觀了解到各部門對文件的修改意見，有助于各環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)[2]。無紙化的文件編輯，根據(jù)OA系統(tǒng)設定，快速實現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)與審批各個環(huán)節(jié)處理時間縮短，根據(jù)時間設定自動催辦，確保工作人員可以實時跟進公文處理狀態(tài)，將工作透明化，便于監(jiān)督與管理[3]。

　　模板管理：模板包括發(fā)文紅頭與表單打印樣式管理。當紅頭或表單打印樣式有變動時在此功能進行在線編輯修改保存。

　　流程意見：對表單的每個節(jié)點設置意見常用語，方便用戶審批。設置流程意見之后，在審批的時候，可以選擇設置好的意見，也可以手動輸入其他意見。包括新增、修改、刪除意見功能。

　　流程回收：在待辦事項處理時，分發(fā)至閱者前的任意一流程節(jié)點處點提交后，發(fā)現(xiàn)問題時都可以在已辦事項里選擇需要撤回的事項進行流程回收，此時，該事項將由已辦轉(zhuǎn)為待辦。

　　歸檔任務：每個類型的公文可分類設置歸檔人，負責線上辦結歸檔。

　　個人授權：流程處理人登錄系統(tǒng)后在個人授權里將自己的權限授權給其他用戶使用。

　　轉(zhuǎn)發(fā)文查詢：公文類各流程在分發(fā)至部門負責人分閱處理時由部門負責人根據(jù)文件內(nèi)容選擇本部門相關人員轉(zhuǎn)發(fā)供其查閱。各部門負責人在已辦事項時可以查看部門成員轉(zhuǎn)發(fā)文查閱情況，系統(tǒng)主頁面有轉(zhuǎn)發(fā)文待閱數(shù)量提示用戶查閱。

　　簽名圖片管理：對系統(tǒng)所有用戶的電子簽名圖片的管理，包括添加、修改、刪除功能。

　　2.2 分角色權限控制

　　由于用戶數(shù)量多且人員權限分配時有較多重復，為減輕管理員授權以及后續(xù)權限維護的工作量，保持同一職務權限的一致性，建立角色與用戶的對應關系，角色依附于用戶。通過對角色分配系統(tǒng)菜單，從而達到對用戶權限控制。相應的功能還包括，角色的新增、修改、刪除、停用、啟用、角色授權與批量分配。建立完善的權限管理功能，權限與用戶賬號綁定，同時關聯(lián)系統(tǒng)菜單。只有授權之后，用戶才能訪問系統(tǒng)資源。功能包括：權限新增、修改、刪除、停用、啟用及用戶權限授權。

　　2.3 持證管理

　　特種設備具體來說就是對人和財產(chǎn)安全產(chǎn)生較大威脅的鍋爐和壓力管道等，針對這些設備的管理已經(jīng)制定了嚴格的法律法規(guī)[4]。特種設備安全監(jiān)察條例規(guī)定檢驗檢測人員應當經(jīng)國務院特種設備安全監(jiān)督管理部門組織考核合格，取得檢驗檢測人員證書，方可從事檢驗檢測工作。持證管理分為持證類型維護和持證管理，其中在持證類型管理中對每類持證的有效期進行設置，便于在錄入檢驗檢測人員持證信息時選擇持證類型，例如鍋爐證書里包括鍋爐檢驗員GL-1、鍋爐檢驗員GL-2、鍋爐檢驗師，按持證取得日期由系統(tǒng)根據(jù)持證種類自動計算持證有效期。持證管理是指錄入人員持證信息并支持上傳持證有關附件，實現(xiàn)查詢統(tǒng)計與持證到期預警功能，例如根據(jù)姓名查看其所持各類證書取得時間、證書有效狀態(tài)及其證書編號，也可根據(jù)證書種類查看在指定時間段內(nèi)所有在有效期或不在有效期的證書詳細信息，也可統(tǒng)計所有人員所在指定時間段內(nèi)在有效期或不在有效期的證書數(shù)量及其詳細信息，對即將失效的資格證書和已經(jīng)失效的資格證書以不同顏色標示出來，可生成報表導出。用戶登錄系統(tǒng)后可查詢到自己的持證信息，也可下載持證有關附件進行核對。

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