中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》創(chuàng)新性提出：“要規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務(wù)”，國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)在多次會議講話中要求“要著眼新的檔案工作合作者，及時吸收利用他們參與檔案工作，以緩解檔案部門人少事多的矛盾”。大學(xué)生作為高校寶貴的人力資源，是參與高校檔案事務(wù)的重要力量來源和“檔案工作合作者”的重要組成部分。高校的勤工助學(xué)政策，為檔案館(室)以勤工助學(xué)的方式引進在讀學(xué)生參與檔案事務(wù)，提供了人員、經(jīng)費及制度保障。在日常檔案工作中引進勤工助學(xué)的學(xué)生，規(guī)范并支持他們參與檔案工作，業(yè)已成為高校檔案館(室)的一項重要工作。

　　一、研究思路與方法

　　以上海13所一流大學(xué)建設(shè)高校、一流學(xué)科建設(shè)高校、地方高水平建設(shè)高校、上海市重點高校的檔案館(室)勤工助學(xué)工作為樣本(詳見表1)，通過對其勤助工作管理負責(zé)人的問卷調(diào)查，獲取其引進勤工助學(xué)學(xué)生的基本數(shù)據(jù)。這13所層次不同的高校及其檔案館(室)的建設(shè)和管理現(xiàn)狀是上海乃至全國高校的縮影，故此調(diào)研結(jié)果能較全面地反映出目前高校檔案館(室)引進勤工助學(xué)學(xué)生的現(xiàn)狀、存在的問題以及未來發(fā)展的方向。

　　采用樣本定量研究方法，從檔案館(室)管理的角度設(shè)計調(diào)查問卷，全面了解各樣本單位引進勤工助學(xué)學(xué)生的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括館藏總量、年增量、工作人員編制數(shù)量、現(xiàn)有勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量、引進勤工助學(xué)學(xué)生的方式、要求與學(xué)歷結(jié)構(gòu)等。在調(diào)查問卷的基礎(chǔ)上對樣本單位進行實地調(diào)研或者電話訪談，確保調(diào)研數(shù)據(jù)的完整、準確。本次調(diào)研共發(fā)放問卷13份，回收13份，實地調(diào)研8次，電話訪談13次，有效率100%。

　　二、樣本調(diào)查數(shù)據(jù)分析

　　1.樣本單位引進勤工助學(xué)學(xué)生的背景和現(xiàn)狀分析

　　13個樣本單位均引進了勤工助學(xué)學(xué)生，其基本數(shù)據(jù)如表1所示。筆者根據(jù)表1的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，進一步分析館藏總量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系、勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系、勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均工作量的關(guān)系，多角度分析13個樣本單位引進勤工助學(xué)學(xué)生的背景和現(xiàn)狀。

　　(1)館藏量與工作人員編制數(shù)量的關(guān)系：“人少事多”

　　目前，關(guān)于檔案館館藏量與人員編制規(guī)定的唯一的法規(guī)是勞動人事部、國家檔案局于1985年頒布的《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準》。雖然如今的檔案信息化技術(shù)和設(shè)備先進程度與1985年相比有了很大的進步，工作效率也大幅提高，但是隨著高等教育的連年擴招，每年檔案的進館數(shù)量呈現(xiàn)高速增長態(tài)勢，檔案利用需求倍增，檔案服務(wù)工作量持續(xù)增加，檔案開發(fā)程度不斷加大，社會及民眾對檔案文化傳播、校史文博展陳等工作質(zhì)量的要求日漸提高，維護檔案實體和信息安全等任務(wù)也不斷增加，這些工作都亟須大量人力來支撐。國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)曾在政協(xié)提案提出，各級國家檔案館人員編制偏少的問題愈顯突出，并呼吁重新制定新的檔案館人員編制標(biāo)準。在新的《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準》沒有出臺的情況下，暫且將之作為參考。

　　參照此標(biāo)準的最低標(biāo)準，按照高校檔案館綜合檔案“館藏一萬卷基礎(chǔ)編制人數(shù)五人;館藏超過一萬卷不足三十萬卷的，其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的，其超過部分每七千卷增配一人”來計算，得出13個樣本單位的標(biāo)準編制人數(shù)對比圖。因館藏單位卷和件的統(tǒng)計方法不同，此圖會有一定誤差。館藏學(xué)生檔案和人事檔案等專門檔案的單位其人員編制還可以增加，但由于沒有具體的計算標(biāo)準，此圖沒有囊括在內(nèi)。

　　13個樣本單位的實際人員編制均少于標(biāo)準編制。而且調(diào)研發(fā)現(xiàn)，13個樣本單位工作人員編制并未隨著館藏量的增加而增加，“人少事多”的矛盾突出。

　　(2)勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均工作量之間的關(guān)系：不成正比

　　理論上來講，人均工作量越多，工作量與人員短缺的矛盾越突出，需要的勤工助學(xué)學(xué)生也越多。人均工作量取決于不同檔案門類的工作內(nèi)容、上游兼職檔案員基礎(chǔ)性工作是否到位、拓展性工作開展的深度以及信息化技術(shù)水平等因素，所需數(shù)據(jù)繁多，因此，筆者引入人均館藏量和人均增量兩個數(shù)據(jù)，作為人均工作量的參考值。

　　高校檔案館(室)主要館藏檔案門類有綜合檔案、學(xué)生檔案和人事檔案三類。13個樣本高校檔案館(室)的業(yè)務(wù)門類中全部包括綜合檔案，其中有7所高校僅有綜合檔案門類，占調(diào)查總數(shù)的53.8%，且以國家一流大學(xué)建設(shè)高校為主;3所高校有綜合檔案、學(xué)生檔案和人事檔案三大門類，占調(diào)查總數(shù)的23%，以市屬重點高校為主;2所高校有綜合檔案和學(xué)生檔案兩大門類，占館藏總數(shù)的15%。高校檔案館(室)的主要工作是圍繞館藏檔案門類開展的檔案“收”“管”等基礎(chǔ)性工作以及在“用”的基礎(chǔ)上開展的檔案及校史編研、展陳等拓展性工作。人均館藏量是基礎(chǔ)性工作和拓展性工作開展的基礎(chǔ)，可以反映出各樣本單位的人均工作基數(shù)。人均年增量主要是以“收”和“管”為主的基礎(chǔ)性工作，可以反映出不同檔案門類的人均年增量。

　　樣本單位的人均館藏量和人均年增量均按照三大門類分別計算再疊加的方式計算。學(xué)生檔案和人事檔案的人均館藏量按照館藏總量/科室人數(shù)計算，綜合檔案人均館藏量按照綜合檔案館藏總量/(總編制人數(shù)-學(xué)生檔案和人事檔案工作人數(shù))來計算。人均年增量按照檔案門類年增量/檔案門類科室人數(shù)來計算。以此數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，繪制出如下勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均館藏量、人均年增量關(guān)系圖。

　　通過此圖可以看出，擁有檔案門類越多的單位，其人均基礎(chǔ)工作量越大。但勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與人均基礎(chǔ)工作量并不成正相關(guān)關(guān)系，可見，引進勤工助學(xué)學(xué)生并非所有高校用來解決“人少事多”的矛盾的方式，或者并非所有高校都根據(jù)實際工作需要來引進勤工助學(xué)學(xué)生。

　　(3)勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與工作人員數(shù)量的關(guān)系：校際間不均衡

　　筆者根據(jù)表1的數(shù)據(jù)繪制了13個樣本高校勤工助學(xué)學(xué)生數(shù)量與工作人員數(shù)量比例折線圖。

　　勤助學(xué)生與工作人員數(shù)量比例最高值為1.79，最低值為0.11，平均數(shù)為0.61。超過平均數(shù)的有6個單位。數(shù)值大于1的，即勤工助學(xué)學(xué)生人數(shù)超過工作人員數(shù)量的單位共有5個，其中60%為一流大學(xué)建設(shè)高校?？梢姡m然樣本高校全部引進了勤工助學(xué)學(xué)生，但校際間引進程度并不均衡，一流大學(xué)建設(shè)高校檔案館(室)勤工助學(xué)資源更為豐富。

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