檔案對(duì)于當(dāng)前有何作用呢?如何安置自己的檔案呢?很多人都很忙不不知道畢業(yè)了以后自己的檔案該如何處理，怎樣來保護(hù)自己的檔案等等，檔案又都有什么安排制度呢?《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學(xué)會(huì)主管主辦,1979年創(chuàng)刊,國(guó)內(nèi)外公開發(fā)行,為全國(guó)中文(檔案學(xué))核心期刊、甘肅省一級(jí)期刊。《檔案》雜志的辦刊宗旨是“傳播知識(shí)、交流經(jīng)驗(yàn)、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。本刊銳意創(chuàng)新，傳遞檔案信息，扶持學(xué)術(shù)新秀，廣納百家直言，博采眾說之長(zhǎng)，開展學(xué)術(shù)探討，反映工作動(dòng)態(tài)，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊長(zhǎng)期堅(jiān)持“立足甘肅，面向全國(guó)”的辦刊風(fēng)格，突出學(xué)術(shù)性、史料性、文化性、可讀性，視角新穎獨(dú)特，內(nèi)容雅俗共賞，既面向檔案學(xué)人、文檔工作者，更面向社會(huì)大眾，國(guó)際、國(guó)內(nèi)公開發(fā)行。

　　摘要：對(duì)檔案材料一是嚴(yán)把分類、整理、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、裝廚等各個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)本部門、本單位實(shí)際情況，按照年度---保管期限---機(jī)構(gòu)(問題)或年度——保管期限的方法分類，制定分類方法，嚴(yán)格按照制定的分類方法規(guī)范運(yùn)作，將同一年度、同一保管期限內(nèi)的檔案資料按順序集中排列，這樣歸檔，便于保存，方便查找利用。二是準(zhǔn)確把握文書歸檔的時(shí)效性。完成現(xiàn)行文書階段任務(wù)的，才能予以歸檔，沒有完成的，則不能歸檔，對(duì)歸檔的文書材料按照“以我為主”的原則確立歸檔的重點(diǎn)，即要以本單位形成的文書為主，在實(shí)際工作中注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面有相似之處文書資料的區(qū)別，做到具體問題具體分析，突出反映本單位工作特色，提高檔案利用的效果。三是注意維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文書的丟失，從而提高文書檔案利用價(jià)值，為文書檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　關(guān)鍵詞：文書檔案,現(xiàn)代化管理,檔案工作

　　一、做好文書檔案現(xiàn)代化管理是文書檔案管理工作發(fā)展的必然。

　　首先，熟知現(xiàn)代化管理技能，提高自身綜合素質(zhì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，使文書材料的形成、傳遞、積累、分選等每個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，全面系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、打印、登記、歸檔等工作，這些現(xiàn)代化管理技術(shù)，需要文書檔案管理人員盡快熟知并應(yīng)用，文書檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)對(duì)文書檔案工作的必然要求。所以，文書檔案管理人員要結(jié)合本單位工作實(shí)際，邊學(xué)習(xí)邊應(yīng)用，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化管理技能的學(xué)習(xí)，努力使自己成為文書檔案現(xiàn)代化管理人才。

　　近年來，各單位對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不斷提高，重視程度顯著增強(qiáng)，人員、設(shè)備及管理費(fèi)用投入進(jìn)一步增加，管理人員知識(shí)水平、管理技能逐年提高，傳統(tǒng)的管理方法逐步被現(xiàn)代化的管理方法所取代，現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用日趨普及。

　　其次，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。傳統(tǒng)的管理方法，在對(duì)文書材料進(jìn)行分類歸檔時(shí)，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)同一個(gè)文書材料的分類也不完全相同，這樣就不可避免地發(fā)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響檔案的質(zhì)量，給今后的文書檔案利用工作帶來不便。現(xiàn)代化的文書檔案管理方式和新的文書檔案管理辦法，不需要將同一類文書材料，按同一保管期限和同一年度裝訂在一起，而是以件為單位，一件一裝訂，便于查閱，方便快捷，特別是運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索，既降低了人為因素在文書材料歸檔工作中的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率，收到了事半功倍的效果，真正實(shí)現(xiàn)了文書檔案現(xiàn)代化管理。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案現(xiàn)代化管理的保證。

　　只有取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，有健全的文書檔案管理體系，文書檔案管理人員熟知現(xiàn)代化管理技能，精通業(yè)務(wù)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，不斷提高文書檔案現(xiàn)代化管理水平。

　　(一)、文書檔案工作人員要經(jīng)常向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書檔案工作情況，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文書檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)點(diǎn)、實(shí)際工作中的作用。特別是通過單位或領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人需查找各類文書資料時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)迅速為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)文書材料，準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，用實(shí)例證明現(xiàn)代化管理在實(shí)際工作中的作用，使領(lǐng)導(dǎo)逐步認(rèn)識(shí)到文書檔案現(xiàn)代化管理在現(xiàn)實(shí)工作中的重要性和必要性。

　　(二)、文書檔案工作人員要熱愛本職工作，做到干一行，愛一行，認(rèn)真研究文書檔案現(xiàn)代化管理工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)文書檔案現(xiàn)代化管理知識(shí)，精通業(yè)務(wù)，熟練掌握現(xiàn)代化管理技能，不斷提高自身素質(zhì)，切實(shí)做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，做出成績(jī)，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供檔案信息，使單位領(lǐng)導(dǎo)滿意，得到檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，更好地為單位發(fā)展服務(wù)，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為文書檔案現(xiàn)代化管理工作的開展提供人、財(cái)、物等各種保障，不斷提高文書檔案現(xiàn)代化管理水平。

　　三、建立健全文書檔案管理體系是做好文書檔案現(xiàn)代化管理的前提。

　　(一)、各部門要設(shè)立由辦公室負(fù)責(zé)的檔案室，自上而下逐級(jí)明確文書檔案管理人員，形成由辦公室分別確定一名專兼職文書和檔案管理人員，所屬各單位、各股室分別確定一名兼職文書管理人員的文書檔案管理體系。辦公室負(fù)責(zé)全系統(tǒng)的文書檔案資料收集工作，所屬各單位、各股負(fù)責(zé)收集本單位、本股室在日常工作中形成的各類文書資料，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交辦公室統(tǒng)一保管，由檔案室負(fù)責(zé)按年度做好文書資料的分類、裝訂、歸檔、保存、管理等工作。

　　(二)、文書檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行工作制度。1、登記造冊(cè)、建立臺(tái)帳。一是對(duì)各類收發(fā)文件，及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)、登記造冊(cè)，對(duì)收發(fā)文號(hào)、發(fā)文單位、承辦單位和承辦人等情況登記清楚。二是對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、考察工作講話，領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會(huì)議材料，人事調(diào)轉(zhuǎn)信件及各類影視資料等“賬外”資料，也要及時(shí)登記，避免出現(xiàn)遺漏。做到有據(jù)可查，底數(shù)清楚。2、健全文書材料移交手續(xù)。文書檔案管理人員對(duì)文書承辦材料或檔案借閱材料，必須履行移交手續(xù)，由承辦人或借閱人在移交簿上簽名并注明時(shí)間。3、文書材料限時(shí)上交歸檔。所屬各單位、股室兼職文書管理人員按季度或年度將本單位、股室文書材料上交辦公室，由辦公室文書材料管理人員集中交檔案室。同時(shí)，辦公室要定期督辦、促辦和促交，要認(rèn)真檢查文件資料的有效性、完整性等;發(fā)現(xiàn)缺失的，要及時(shí)查找，確保收集齊全，為年終整理歸檔工作打好基礎(chǔ)。檔案管理人員要及時(shí)歸檔，分類存放，確保檔案連續(xù)性和查閱利用。

　　四、實(shí)現(xiàn)文書檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是做好文書檔案現(xiàn)代化管理的保證。

　　對(duì)文書材料一要將文書用紙質(zhì)量、尺寸規(guī)格、文書格式、文字種類、主標(biāo)題和副標(biāo)題及正文文字大小、行間距、裝訂格式等要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。二要注意檢查制發(fā)文書是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，文書標(biāo)題是否準(zhǔn)確，落款是否正確，有無日期等。三要使用文種適當(dāng)，不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后現(xiàn)代化檢索的實(shí)施應(yīng)用。