甲公司是一家從事對外貿(mào)易的企業(yè)．半年前與海外某乙公司達成買賣服裝的意向．為方便快捷．雙方一直采用電子郵件商定協(xié)議條款，甲乙雙方就相關(guān)條款達成一致意見后由甲將簽字蓋章的合同掃描作為附件發(fā)送給乙．乙在收到郵件后將合同打印．也采取簽字蓋章掃描的方式將合同發(fā)送給甲。

　　后來乙公司因經(jīng)營不善．無法支付貨款。甲此時需要提供證據(jù)證明合同存在并真實有效。但甲公司業(yè)務(wù)員陳某一直使用Outlook軟件來收發(fā)郵件．而對0udook軟件中的電子郵件辦理保全證據(jù)公證效力較低。實踐中．公司業(yè)務(wù)人員除了將電子郵件下載到本地導(dǎo)致郵件證據(jù)效力降低之外．還會出現(xiàn)由于人員流動導(dǎo)致的郵件遺失．這樣企業(yè)可能毫無有利證據(jù)證明當(dāng)時簽訂合同的相關(guān)情況針對以上問題．上海市徐匯公證處創(chuàng)造性地推出了與電子郵件保全證據(jù)公證服務(wù)相匹配的一套電子郵件數(shù)據(jù)保管服務(wù)：由公證處提供郵箱賬號，當(dāng)事人在使用公證郵箱時可以實時完整地將郵件數(shù)據(jù)保存固定在公證處的“數(shù)據(jù)保管箱”中以備13后作為證據(jù)使用。

　　一、公證機構(gòu)是否可以開展數(shù)據(jù)保管服務(wù)?

　　電子郵件保管箱與傳統(tǒng)的公證事務(wù)“保管文書”相類似。區(qū)別僅僅在于信息內(nèi)容的載體發(fā)生了變革。文書的載體是傳統(tǒng)的紙張．而電子郵件保管箱保管的信息是電子數(shù)據(jù)，是存儲在磁盤上的磁記錄。《公證法》第12條規(guī)定：“根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請。公證機構(gòu)可以辦理下列事務(wù)：(一)法律、行政法規(guī)規(guī)定由公證機構(gòu)登記的事務(wù)；(二)提存；(三)保管遺囑、遺產(chǎn)或者其他與公證事項有關(guān)的財產(chǎn)、物品、文書；(四)與公證事項有關(guān)的法律事務(wù)文書；(五)提供公證法律咨詢。”隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展．許多原先必須在紙質(zhì)文書上完成的行為都可以很方便的在網(wǎng)絡(luò)計算機上實現(xiàn)．這樣保管電子數(shù)據(jù)就成為一種必然。

　　二、電子郵件保管箱的優(yōu)勢

　　訴訟中的各種證據(jù)魚龍混雜、真假難辨．是保全證據(jù)公證呈現(xiàn)崛起之勢的根本原因。經(jīng)過其公證的證據(jù)效力具有優(yōu)先性．即公證證明一旦作為認定事實證據(jù)就排除了其他證據(jù)的地位，這在《民事訴訟法》、《公證法》及最高法院相關(guān)解釋中有明確規(guī)定。

　　同時。《上海市高級人民法院關(guān)于數(shù)據(jù)電文證據(jù)若干問題的解答》第6條規(guī)定了電子郵件在法庭上出示的方式．即“舉證一方應(yīng)提供郵件的來源．包括發(fā)件人、收件人及郵件提供人，上述人員與案件當(dāng)事人的關(guān)系。郵件的生成、接收時間及郵件內(nèi)容。庭審出示證據(jù)時。若雙方均無異議，可直接出示郵件紙質(zhì)件：

　　否則．應(yīng)在計算機上當(dāng)庭演示．并下載打印成紙質(zhì)件。若對電子郵件已作公證的，可不當(dāng)庭演示郵件．而直接將公證文書作為證據(jù)出示 ”

　　雖然公證證明的證據(jù)具有較強的證據(jù)效力．但司法審判實踐中有的法院并未采納電子郵件公證證據(jù)。公證證據(jù)未被采納的原因不一而足．但其中一個重要的原因是郵件公證證據(jù)并未證明郵件內(nèi)容的客觀真實性。目前公證實踐中．電子郵件保全證據(jù)整個過程由當(dāng)事人自行完成．公證員僅對當(dāng)事人的操作過程及內(nèi)容進行證明。《辦理保全證據(jù)公證的指導(dǎo)意見(修訂)》第3條規(guī)定：“保全證據(jù)公證的種類：(一)對書證的保全；(二)對物證的保全；(三)對視聽資料的保全：(四)對證人證言、當(dāng)事人陳述的保全；(五)對行為過程和事實的保全 ”這種電子郵件保全證據(jù)公證的種類屬于以上規(guī)定第五項．公證的對象是申請人操作電腦的行為．保存到磁盤、打印出來的郵件頁面只不過是行為的結(jié)果．公證僅僅證明操作行為過程 這樣的公證明顯不符合當(dāng)事人申請公證時對電子郵件本身存在的事實及郵件內(nèi)容真實性予以證明的初衷 申請人要求公證證明的對象是技術(shù)性很強的、客觀的、物理上的物—— 電子郵件，而實踐中公證證明的僅僅局限于當(dāng)事人操作計算機訪問、打印電子郵件的行為過程。

　　針對上述矛盾．當(dāng)事人可以對電子郵件進行事前公證或稱預(yù)防性公證 當(dāng)事人如果能夠在糾紛產(chǎn)生之前及時主動地針對電子郵件發(fā)送的內(nèi)容、時間等進行公證．則可使公證人員能夠客觀有效地對電子郵件的真實性進行鑒別和認證．進而可以極大地避免事后當(dāng)事人對電子郵件真實性的質(zhì)疑．有效快捷地解決糾紛上海徐匯公證處創(chuàng)新推出的電子郵件保管箱無疑是解決上述矛盾的一把利器 當(dāng)事人申請使用由公證處提供的郵箱．在使用郵箱收發(fā)郵件時，電子郵件數(shù)據(jù)將會實時地、完整地保存固定在公證處的“數(shù)據(jù)保管箱”中．以備當(dāng)事人日后作為證據(jù)使用。針對使用公證郵箱的當(dāng)事人．公證人員就能對郵件的原始客觀性進行甄別．從而出具證明對象為電子郵件本身存在及內(nèi)容真實性的公證文書．此時的電子郵件公證證據(jù)才真正稱得上是過得硬、效力高的證據(jù)。