摘要： 筆者主要敘述了計(jì)算機(jī)在供水檔案中的應(yīng)用，表明應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案已成為人們的共識(shí)，它將是檔案現(xiàn)代化管理不可少的工具。

　　關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);檔案

　　Abstract: the paper mainly describes the application of computer in water supply file, indicate that the application of computer management already became the consensus of people; it is the modernization of the archives management essential tools.

　　Key words: computer; archives

　　中圖分類號(hào)：G623.58 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

　　檔案，作為一種信息資源愈來愈受到全社會(huì)的注視，在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，在人類科學(xué)活動(dòng)中，檔案的利用有著不可估量的積極作用。而計(jì)算機(jī)是一種先進(jìn)的信息管理工具，它準(zhǔn)確的記憶，高速的運(yùn)算，巨大的貯存量和完備的功能則是人腦無法比擬的。為適應(yīng)現(xiàn)代化城市管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的需要，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息在經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中作用，就必須采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起企業(yè)檔案的信息系統(tǒng)。

　　作為一個(gè)供水企業(yè)，它有著與眾不同的特點(diǎn)，大量的供水檔案資料，如管網(wǎng)、管線、用戶抄表、收費(fèi)等都給供水企業(yè)帶來一大難題，如何做好企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理，我淺談下面幾點(diǎn)：

　　一、供水檔案的前處理

　　檔案的前處理工作是指檔案的著錄和標(biāo)引，是由檔案部門將收集到的檔案進(jìn)行分析、加工組織，最終將原始的檔案信息轉(zhuǎn)換成適合于輸入到電子計(jì)算機(jī)的形式的過程。

　　供水企業(yè)檔案可以根據(jù)其特點(diǎn)分類為：科技檔案、用戶檔案、管線檔案、文書檔案等。科技檔案按工程項(xiàng)目，根據(jù)文件、圖紙及與此相關(guān)的數(shù)據(jù)，運(yùn)行著錄和標(biāo)引，按照管理信息要求存入計(jì)算機(jī);用戶檔案可采用用戶的地理位置按小區(qū)、街道劃分進(jìn)行輸入管理;管線檔案可根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理;而文書檔案按檔案的分類要求進(jìn)行。

　　二、供水檔案的存貯與加工

　　檔案的內(nèi)容是廣泛的，檔案的形成也是多種多樣的，既有常規(guī)的文字材料，又有技術(shù)圖紙、照片、手跡、簽名、印鑒、錄音、錄像片等各種不同表現(xiàn)形式的文檔資料，它們都是檔案存貯與加工的對(duì)象。計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的是用計(jì)算機(jī)代表手工對(duì)檔案進(jìn)行收集、存貯、管理。其中檔案數(shù)據(jù)的存貯是一個(gè)關(guān)鍵，由于檔案數(shù)據(jù)的龐大，檔案在計(jì)算機(jī)中的存貯也是檔案的二次信息既檔案目錄存貯。而供水企業(yè)檔案的存貯可分類而行。

　　1、科技檔案：首先對(duì)該工程形成的科技文件材料進(jìn)行收集、整理，并依據(jù)分類大綱進(jìn)行分類，組卷，卷內(nèi)目錄逐一輸入計(jì)算機(jī)，在全部案卷輸入完畢后，就可以根據(jù)自己的需要分別打印出案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件、卡片等，還可以用計(jì)算機(jī)對(duì)目錄進(jìn)行修改，如將案卷目錄、卷內(nèi)目錄等裝訂成冊(cè)就成了檢查工具。

　　2、用戶檔案：供水企業(yè)是城市公用事業(yè)，它們對(duì)象是全城廣大用戶，由于社會(huì)不斷發(fā)展，用戶越來越多，業(yè)務(wù)量也就劇增，過去采用人工逐戶收費(fèi)以及到銀行核對(duì)的辦法已不斷適應(yīng)現(xiàn)代化管理，且效率不高，易出差錯(cuò)。采用計(jì)算機(jī)管理用戶檔案可直接和銀行聯(lián)網(wǎng)，對(duì)各用戶實(shí)行電子結(jié)算，既可提高準(zhǔn)確率和經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也方便了廣大用戶。

　　3、管線檔案：管線檔案是供水企業(yè)的重要組成部分，它是供水企業(yè)在供水過程中的重要檔案，我們?cè)谑占芫€管網(wǎng)資料時(shí)，可按管網(wǎng)的地段進(jìn)行分類組檔，在圖紙?jiān)O(shè)計(jì)過程中，做好圖紙的準(zhǔn)確性，把握好管線管網(wǎng)的重要標(biāo)記，以便于查找時(shí)的準(zhǔn)確率。

　　4、文書檔案：文書檔案過去都采用人工抄寫制作，工作量大，時(shí)間緊，而利用計(jì)算機(jī)就變得輕而易舉了，查找檔案可直接打開計(jì)算機(jī)查找所需檔案。工作年報(bào)，統(tǒng)計(jì)表可利用計(jì)算機(jī)制作，瞬間既能完成，大大提高檔案人員的工作效率，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的精確度也得到了保證，各類檔案、報(bào)表也可整潔、美觀。

　　5、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將各類檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)在制定決策可隨時(shí)調(diào)出資料信息，了解企業(yè)的生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)狀況，分析匯總，針對(duì)市場(chǎng)的不斷變化，制定出相關(guān)措施，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供了條件。

　　三、檔案的檢索及提供利用

　　檔案的檢索工作是按照用戶的不同要求，將經(jīng)過計(jì)算機(jī)加工處理后存貯的檔案信息，按一定的步驟方法和途徑進(jìn)行檢查并將結(jié)果提供給用戶，檔案檢索中計(jì)算機(jī)可以幫助解決數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)、存貯，重新整理，排序及查找。

　　檔案的提供利用，計(jì)算機(jī)也可以為我們提供大方便，任何檔案都可以通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行查找。如果用戶要借閱檔案，就可以把原來的信息，同時(shí)可打出卷單，大大方便了用戶，提高了工作效率。

　　總之。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案已成為人們的共識(shí)，它將是檔案現(xiàn)代化管理不可少的工具，我們的實(shí)踐仍處于探索階段，如何充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)，是全體檔案人員面臨的新問題，只有對(duì)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)，才能使我們的檔案管理現(xiàn)代化更上一個(gè)新臺(tái)階。