摘要：教務(wù)管理是協(xié)調(diào)好教學(xué)工作的關(guān)鍵，教務(wù)檔案的規(guī)范化、有序化管理在高校本科教學(xué)工作審核評(píng)估中扮演著重要的角色。本文針對(duì)本科教學(xué)工作審核評(píng)估中的教務(wù)檔案管理，區(qū)分紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體，分別提出了優(yōu)化管理措施。

　　關(guān)鍵詞：教務(wù)檔案 檔案管理 教學(xué)工作 審核評(píng)估

　　2013年12月，教育部頒布了《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估方案》，從辦學(xué)定位、人才培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)資源、學(xué)生發(fā)展、教學(xué)質(zhì)量等方面對(duì)審核評(píng)估的范圍與重點(diǎn)、評(píng)估程序與任務(wù)等進(jìn)行了詳細(xì)的描述，涵蓋了學(xué)生從踏入大學(xué)校門到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程。為了做好迎評(píng)工作，堅(jiān)持“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”的方針，全國(guó)各地高校大都成立了由教務(wù)部門牽頭、院(系)教務(wù)辦公室具體執(zhí)行、其他各部門積極配合的領(lǐng)導(dǎo)小組。依據(jù)評(píng)估方案要求，認(rèn)真準(zhǔn)備各項(xiàng)評(píng)估材料，找出不足并積極整改。教學(xué)工作是高校的中心工作，有效的教務(wù)管理是教學(xué)管理質(zhì)量的基本保障[2]，而教務(wù)檔案是教務(wù)管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，有效的教務(wù)檔案管理是高校能夠順利完成本科教學(xué)工作審核評(píng)估工作的關(guān)鍵所在，亦是實(shí)現(xiàn)教學(xué)和質(zhì)量保障體系運(yùn)行的有效保障。

　　1教務(wù)檔案的概念與范疇

　　教務(wù)檔案是教學(xué)管理職能部門在教學(xué)管理活動(dòng)過(guò)程中直接積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄的文件集合體，是具有保存、查證、參考和利用價(jià)值的信息資源，是提高工作效率和進(jìn)行教學(xué)情況研究的重要條件和依據(jù)[3]。

　　教務(wù)檔案的范疇從載體上來(lái)看，主要有紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案。從內(nèi)容范疇來(lái)看，教務(wù)檔案可以分為：一是學(xué)生學(xué)籍管理檔案。包括：新學(xué)期學(xué)生簽到表、退學(xué)文件、本科生畢業(yè)及學(xué)位資格審核表、轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)表等;二是教學(xué)研究與質(zhì)量管理檔案。包括：專業(yè)師資情況、教學(xué)研討記錄、各類教學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)申請(qǐng)材料、教學(xué)研究論文、師生競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等;三是教學(xué)計(jì)劃實(shí)施與教學(xué)運(yùn)行管理檔案.包括：本科生人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、進(jìn)度表、期末考卷、課程成績(jī)單及質(zhì)量分析表等;四是教材信息管理檔案.包括：學(xué)期教材信息征訂表、學(xué)生教材簽收單、教師用書等。

　　2教務(wù)檔案在本科教學(xué)工作審核評(píng)估中的重要性

　　2.1教務(wù)檔案是教學(xué)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄

　　教務(wù)檔案是能夠真實(shí)地反映教學(xué)管理情況的唯一途徑，亦是教學(xué)管理活動(dòng)的唯一證據(jù)。例如：若一位考生期末考試無(wú)成績(jī)，那么就可能會(huì)有兩種情況。一是老師不小心把考生的試卷弄丟了;二是考生本場(chǎng)考試缺考。此時(shí)考生考試簽到表是唯一能夠真實(shí)地反映出考生是否參加本場(chǎng)考試的直接證據(jù)，也能夠快速判斷出考生無(wú)成績(jī)的責(zé)任主體。

　　2.2教務(wù)檔案是教學(xué)管理質(zhì)量的直接體現(xiàn)

　　判斷教學(xué)質(zhì)量管理的好壞，除了要能解決好師生所關(guān)注的問(wèn)題以外，還要能夠快速、準(zhǔn)確地找出他們所需要的相關(guān)材料。因此，教務(wù)檔案規(guī)范化管理是做好教學(xué)管理的關(guān)鍵，亦是教學(xué)管理質(zhì)量的直接體現(xiàn)。

　　2.3教務(wù)檔案是本科教學(xué)工作審核評(píng)估的重要依據(jù)

　　本科教學(xué)工作審核評(píng)估是高等教育教學(xué)質(zhì)量保障體系的重要組成部分，如何體現(xiàn)出人才培養(yǎng)的質(zhì)量是撰寫自評(píng)報(bào)告的關(guān)鍵(如：師生獲獎(jiǎng)情況、本科教學(xué)相關(guān)政策、人才培養(yǎng)方案等)。那么教務(wù)檔案必然為完成本科教學(xué)工作審核評(píng)估所需要的各種材料及數(shù)據(jù)提供了最重要的依據(jù)，亦是順利通過(guò)評(píng)估的關(guān)鍵所在。

　　3優(yōu)化教務(wù)檔案管理的措施

　　國(guó)家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)中明確規(guī)定了歸檔文件整理的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分不同價(jià)值便于保管和利用;符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理;保證紙質(zhì)文件和電子文件的整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一[4]。對(duì)于紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的歸檔整理都做出了相應(yīng)規(guī)定。因此，本科教學(xué)工作審核評(píng)估中的教務(wù)檔案整理也不例外。

　　3.1對(duì)于紙質(zhì)檔案管理

　　3.1.1統(tǒng)一“度量衡”

　　“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，如果相同或相似的材料紙張的選取不統(tǒng)一，就會(huì)讓人覺(jué)得很混亂，整理起來(lái)很麻煩，入庫(kù)也不便，更影響美感，因此做好教務(wù)檔案工作一定要統(tǒng)一紙張的大小、內(nèi)容的結(jié)構(gòu)。紙張的選取要以整理方便、入庫(kù)方便、查找方便、搬運(yùn)方便、占據(jù)空間大小合適及方便師生的使用等因素為原則，那么A3、A4、B3紙張作為教務(wù)檔案用紙是最合適的型號(hào)。各個(gè)院(系)的教務(wù)檔案最大的量莫過(guò)于試卷庫(kù)，選取A3的型號(hào)作為印刷試卷的紙張，是最便于老師的批改、查閱以及膠裝入庫(kù)等程序。又如像通識(shí)選修課、新生研討課及科學(xué)講座等課程的考核方式可能是提交手寫報(bào)告，則選取具有本校抬頭的B3型號(hào)信箋紙，其好處不僅方便歸檔，信箋上的線條也便于學(xué)生撰寫報(bào)告。對(duì)于其他教務(wù)檔案材料的量不是很多，選取最常用的A4型號(hào)紙張，符合人們的生活習(xí)慣并便于教務(wù)秘書的歸檔。

　　3.1.2分類與存放

　　不同的教務(wù)檔案根據(jù)量的多少、使用的頻率及材料的相似度等采取不同的分類標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于試卷、畢業(yè)論文等材料每學(xué)期(學(xué)年)的量都很大，可以在庫(kù)房中指定某個(gè)區(qū)域只存放某種材料按照學(xué)期(學(xué)年)進(jìn)行分類。而像助教考核表、證書領(lǐng)取簽到表、獎(jiǎng)懲材料等量相對(duì)較少的檔案可以直接以材料的名稱進(jìn)行分類并按照收集的時(shí)間順序存放于指定的檔案盒中，并及時(shí)銷毀無(wú)效(過(guò)了存儲(chǔ)年限)檔案，也節(jié)約了空間和資源。

　　3.1.3編碼與排序

　　審核評(píng)估專家組進(jìn)校考察會(huì)查閱材料，例如：歷年試卷、畢業(yè)論文等。為快速、準(zhǔn)確地找出評(píng)估專家所要查閱的相關(guān)材料，這就需要教務(wù)秘書對(duì)教務(wù)檔案有效地編碼和排序。最常見(jiàn)的檔案編號(hào)方法有筆形編號(hào)法、姓氏編號(hào)法及漢語(yǔ)拼音首字母編號(hào)法。根據(jù)教務(wù)檔案具有重復(fù)性強(qiáng)、人員流動(dòng)性大等特點(diǎn)及教務(wù)秘書專業(yè)背景的約束性，采用漢語(yǔ)拼音首字母編號(hào)法并結(jié)合Excel軟件進(jìn)行排序的方法，會(huì)起到事半功倍的作用。以試卷庫(kù)整理為例，具體操作：從教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出本學(xué)期含有課程名稱的Excel格式的數(shù)據(jù);然后選中表中的“課程名稱”點(diǎn)擊排序和篩選任務(wù)欄中的升序按鈕，此時(shí)表中的順序就是按照漢語(yǔ)拼音首字母進(jìn)行排序的;最后在膠裝后的試卷側(cè)面標(biāo)上對(duì)應(yīng)的編碼并有序地存放于相應(yīng)的位置。抽查某本試卷只要找出目錄清單上的課程名稱對(duì)應(yīng)的編碼就能快速準(zhǔn)確地找到所需要的試卷。

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