摘 要：工作部門負責具體工作,是辦公系統(tǒng)的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成,任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門,上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。

　　關鍵詞:管理,智能

　　肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會、廣寧四個縣區(qū)局,同時局本部按生產職能設置多個管理所,地點分散,信息傳遞不便,難于管理。為此,肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動化系統(tǒng),通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起,使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經過一年多的努力,我局的廣域網已基本形成,軟件開發(fā)也已取得階段性成果。

　　1 軟件開發(fā)平臺的選擇

　　Lotus Notes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺,有強大的通信和信息管理功能,保密性強,有良好的擴充能力,且通過了美國C2級安全認證,因此我們選擇Lotus Notes作為開發(fā)平臺。

　　2 管理層次結構

　　2.1 系統(tǒng)層次結構

　　層次結構是一個物理模型,它體現(xiàn)實際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體,其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng),整個層次結構共分4級,即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。

　　2.2 管理層次

　　管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次,不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系,它會成為某種信息的樞紐,從某些方面對其它平級科室進行管理,如局辦公室,在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐,對全局日常工作起協(xié)調作用。

　　職能部門也是一個工作部門,只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能,職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表,并上報局領導及有關部門,同時將文件、上級領導的指標等轉發(fā)給有關單位。每個職能部門都有檔案庫,用來存儲有關資料。

　　整個系統(tǒng)管理層次分四級,局領導是管理工作的最高層,局領導通過職能部門管理工作部門,工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。

　　3 數(shù)據(jù)形式

　　辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存儲,與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。

　　參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式:

　　a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見,然后返回發(fā)文單位,存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。

　　b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人,經辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。