來源：計(jì)算機(jī)應(yīng)用文摘 2022年11期

　　作者：金麗紅

　　摘要：為了解決行政審批單位檔案管理中信息資源整合不到位、信息管理系統(tǒng)不完善等問題文章以信息技術(shù)在行政審批單位檔案管理中的應(yīng)用為研究對(duì)象闡述了信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合的優(yōu)勢(shì)并提出建議旨在為相關(guān)人士提供參考

　　關(guān)鍵詞：信息技術(shù);行政審批單位;檔案管理;資源共享

　　在行政審批單位檔案管理中利用信息技術(shù)可以優(yōu)化信息資源管理效果、提升檔案管理工作質(zhì)量。如何將信息技術(shù)有效應(yīng)用于行政審批單位檔案管理中，是目前需要解決的問題。

　　1 優(yōu)勢(shì)

　　(1)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

　　在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作模式逐漸被信息化檔案管理工作模式所取代。在信息技術(shù)的支持下，檔案信息以數(shù)字化的方式保存在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，為信息的收集、處理、使用提供便利，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可以優(yōu)化檔案整理、歸檔流程，為信息查詢、調(diào)用與共享提供便利。當(dāng)行政審批單位的業(yè)務(wù)人員需要閱讀檔案信息時(shí)，可以通過線上操作的方式獲取檔案部門保存的信息，既節(jié)省了時(shí)間，又提升了工作效率。基于此，不僅可以解決檔案管理中信息收集不全面、利用率不高的問題，也可以提升各部門人員的信息資源共享意識(shí)，有利于行政審批單位更好地開展業(yè)務(wù)工作。

　　(2)節(jié)約檔案管理成本

　　將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可以節(jié)省人力成本、管理成本與物質(zhì)成本。在傳統(tǒng)檔案管理中，工作人員需要投入較多的時(shí)間與精力，通過對(duì)檔案信息的收集、歸檔與日常維護(hù)管理，保證檔案管理質(zhì)量。由于行政審批單位的檔案信息資源較多，所以對(duì)保存場(chǎng)所的要求也較高，要求工作人員做好檔案室的日常管理，以減少環(huán)境因素對(duì)檔案的影響。開展信息化檔案管理工作可以節(jié)省物質(zhì)成本與人力成本，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障。在信息化檔案管理工作中，工作人員通過線上操作的方式即可獲取各部門產(chǎn)生的信息資源，并做好信息資源的分類[1]。在日常工作中，落實(shí)信息化檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)即可。總之，在行政審批單位的檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以節(jié)省管理成本、提升管理效果。

　　(3)延長檔案信息的保存期限

　　在傳統(tǒng)檔案管理中，紙張是信息資源的主要載體。因?yàn)榧垙堅(jiān)诒４孢^程中非常容易受到環(huán)境因素的影響，所以可能出現(xiàn)信息丟失與被破壞的問題。落實(shí)信息化檔案管理工作，可以保證檔案信息資源的安全，能夠減少環(huán)境因素的影響，延長檔案信息的保存期限。因此，在檔案管理中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理模式，可以為行政審批單位檔案管理提供便利。

　　2 問題

　　(1)檔案數(shù)據(jù)檢索存在問題

　　行政審批單位中的檔案管理十分重要，不僅要記錄業(yè)務(wù)信息，同時(shí)是落實(shí)各項(xiàng)工作的依據(jù)。檔案數(shù)據(jù)的檢索工作比較重要，是提升信息資源利用率與應(yīng)用價(jià)值的重要手段。雖然部分行政審批單位在努力推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展，但在實(shí)際工作中，其比較重視檔案信息的處理，忽略檢索功能的建設(shè)。由于對(duì)檢索工作的重視程度不夠，所以行政審批單位中的數(shù)據(jù)檢索功能比較單一，無法為相關(guān)工作提供支持[2]。在后續(xù)工作中，行政審批需要對(duì)檢索功能的建設(shè)提起重視，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促使信息化檔案管理工作順利開展。

　　(2)檔案管理信息化系統(tǒng)有待完善

　　在行政審批單位中，信息化檔案管理已經(jīng)得到較多管理者與工作人員的認(rèn)可。通過對(duì)信息化檔案管理工作進(jìn)行分析，我們發(fā)現(xiàn)部分行政審批單位構(gòu)建了檔案信息化管理系統(tǒng)。能否合理利用該系統(tǒng)直接影響信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平，反映出信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。通過調(diào)研分析，我們發(fā)現(xiàn)部分行政審批單位的檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)與實(shí)際經(jīng)營管理不適應(yīng)的情況，無法將行政審批單位經(jīng)營管理產(chǎn)生的信息有機(jī)整合在一起，影響檔案管理信息化建設(shè)。這反映了當(dāng)前行政審批單位檔案管理信息化系統(tǒng)不夠完善，不能為行政審批單位信息資源集中管理提供支持，同時(shí)會(huì)影響行政審批單位內(nèi)部創(chuàng)新與改革，是目前需要解決的問題。

　　(3)檔案信息資源整合存在問題

　　在檔案管理中，工作人員需要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，落實(shí)信息資源的整合與歸檔工作，將信息資源有序地保存在一起，為后續(xù)開展管理工作提供依據(jù)。通過對(duì)當(dāng)前工作情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，由于行政審批單位的業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門使用的信息系統(tǒng)不統(tǒng)一，所以無法實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一收集，增加了檔案資源的處理難度。由于各個(gè)系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與使用要求不同，所欲無法將業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)信息在第一時(shí)間內(nèi)整合在一起，影響信息化檔案管理工作效率。出現(xiàn)這一問題的主要原因是各個(gè)系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不同，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，從而影響檔案信息的收集與處理。這直接影響了檔案管理工作成效，無法保證檔案信息的全面性與完整性。

　　(4)檔案服務(wù)能力有待提升

　　在檔案管理中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)薄弱，缺乏檔案服務(wù)能力，無法為信息化檔案管理工作提供支持。檔案管理人員是開展信息化檔案管理工作的重要力量，是提升檔案管理工作水平與能力的核心[3]。若檔案管理工作人員的檔案管理水平與信息技術(shù)利用能力低下，不僅無法提升行政審批單位的檔案管理能力，同時(shí)會(huì)對(duì)行政審批單位開展經(jīng)營管理工作造成消極影響。這需要相關(guān)人員提起重視，注重人員素質(zhì)與能力的培養(yǎng)，采用科學(xué)有效的方法提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)，使其掌握信息技術(shù)的利用方法，并可以將其應(yīng)用于檔案管理中，以發(fā)揮信息化檔案管理工作的作用，促使行政審批單位更好地發(fā)展。

　　3 對(duì)策

　　(1)完善檔案數(shù)據(jù)信息檢索功能

　　開展信息化檔案管理工作的目的是提升工作效率、降低成本。若在信息化檔案管理中出現(xiàn)信息檢索困難的問題，那么就會(huì)失去信息化檔案管理工作的意義，無法提升檔案管理工作效率。針對(duì)以往檔案管理信息檢索方面的問題，可以采取以下方式為檔案資源的利用提供技術(shù)支撐。首先，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的普及與推廣，引起檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的重視，并將其應(yīng)用于檔案檢索功能建設(shè)中，為檔案信息的使用與管理提供支持。在檔案檢索功能建設(shè)中，需要對(duì)檔案類型進(jìn)行分析，確定主題詞來對(duì)應(yīng)檢索內(nèi)容，使檔案檢索變得簡單、易操作，以提升檢索效率。其次，利用可視化技術(shù)來分析檔案中的信息資源，從而提升檢索工作的有效性。檔案信息類型較多，包含文字、圖表、聲音等。可視化技術(shù)不僅可以提升檢索效率，同時(shí)可以提高管理質(zhì)量。最后，加強(qiáng)對(duì)特殊信息的管理[4]。在檔案信息保存工作中，利用信息技術(shù)處理特殊信息，可以為特殊信息的利用提供便利，以實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理目標(biāo)。

　　(2)落實(shí)檔案信息化管理體系的建設(shè)工作

　　在行政審批單位檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用可以轉(zhuǎn)變檔案管理工作的方式與方法。信息化檔案管理系統(tǒng)不僅為檔案管理提供便利，同時(shí)可以優(yōu)化業(yè)務(wù)工作效果，為檔案信息的使用提供支持，提升檔案管理工作質(zhì)量。在實(shí)際工作中，需要對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作提起重視，明確這一工作的重要性，要求相關(guān)人員做好檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作。

　　第一，立足行政審批單位的實(shí)際情況，開展檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)工作，設(shè)計(jì)符合實(shí)際情況的管理系統(tǒng)，覆蓋內(nèi)部所有的業(yè)務(wù)，為數(shù)據(jù)信息的處理提供便利。在構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)前，需要對(duì)經(jīng)營管理情況進(jìn)行分析，了解業(yè)務(wù)類型與特點(diǎn)，將其作為檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的依據(jù)，為開展檔案信息針對(duì)性管理工作提供基礎(chǔ)保障。

　　第二，對(duì)檔案信息化管理需求進(jìn)行分析，對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)的功能、性能進(jìn)行分析，結(jié)合行政審批單位的需求，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與性能進(jìn)行完善與創(chuàng)新，為該系統(tǒng)的運(yùn)用提供基礎(chǔ)保障。這一工作十分重要，能夠提升檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，同時(shí)可以解決檔案管理中存在的問題，對(duì)個(gè)性化檔案管理工作具有重要意義[5]。因此，需要對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)提起重視，做好系統(tǒng)功能的完善工作，保證該系統(tǒng)的安全性。

　　第三，主動(dòng)學(xué)習(xí)其他行政審批單位檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，積累成功經(jīng)驗(yàn)，將其運(yùn)用在檔案管理中，為信息化系統(tǒng)的建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)支持。我國很多行政審批單位都構(gòu)建了信息化檔案管理系統(tǒng)，在實(shí)踐中取得比較理想的效果。通過對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，可以促使檔案管理工作改革創(chuàng)新，能夠解決以往管理中存在的問題，對(duì)推動(dòng)行政審批單位可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

　　(3)落實(shí)檔案信息資源的整合與利用工作

　　在行政審批單位檔案管理中，若要發(fā)揮檔案信息的作用，提升管理工作水平，需要工作人員做好檔案信息的收集工作，為行政審批單位開展各項(xiàng)工作提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支持。目前，在檔案管理中，“檔案孤島”問題頻頻出現(xiàn)，不僅無法保證檔案信息的完整性，同時(shí)會(huì)對(duì)開展業(yè)務(wù)工作造成不良影響[6]。因此，需要做好檔案信息的整合與利用工作。

　　針對(duì)以往工作中存在的不足，可以從以下方面入手：第一，對(duì)檔案資源的特征進(jìn)行分析，了解檔案信息管理與檔案服務(wù)體系建設(shè)的需求，保證檔案信息系統(tǒng)與檔案服務(wù)體系的一致性，為檔案信息的收集與管理提供便利。第二，對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為開展信息化管理工作提供支持。檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理工作十分重要，是保證檔案管理工作順利開展的前提，若系統(tǒng)出現(xiàn)問題，會(huì)對(duì)信息收集與利用產(chǎn)生較大的影響，無法為相關(guān)工作的開展提供技術(shù)支持。因此，需要做好日常的監(jiān)督與管理工作，保證檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。第三，統(tǒng)一業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息資源共享提供支持。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作中，可以參考業(yè)務(wù)部門信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，保證兩者的統(tǒng)一性，促使資源收集、處理與保存工作順利進(jìn)行。

　　(4)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思政教育，培養(yǎng)其服務(wù)意識(shí)，以做好檔案管理工作，為發(fā)揮檔案服務(wù)作用做好鋪墊[7]。其次，開展信息技術(shù)培訓(xùn)工作，將檔案信息化管理工作的方法與技巧傳授給工作人員，使其在培訓(xùn)的過程中掌握信息技術(shù)的應(yīng)用方法，并主動(dòng)開展檔案管理與服務(wù)工作。在培訓(xùn)活動(dòng)中，可以采用演示教學(xué)與經(jīng)驗(yàn)交流的方式傳遞知識(shí)與技能，利用豐富多彩的培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，為提高工作質(zhì)量提供支持。最后，開展檔案管理理論知識(shí)和技能培訓(xùn)活動(dòng)，豐富工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，使其在學(xué)習(xí)中提升專業(yè)素質(zhì)，為開展信息化檔案管理工作提供理論支撐。

　　4 結(jié)語

　　在行政審批單位中開展信息化檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享、節(jié)省檔案管理成本、提升業(yè)務(wù)工作效果。在實(shí)際工作中，完善檔案管理檢索功能，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集與處理，以優(yōu)化檔案的服務(wù)功能，促使行政審批單位更好地發(fā)展。

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