摘 要：本文分析了黃彝仲于1941年撰寫的文華圖專畢業論文《編制檔案分類表之研究》，對其所提出的檔案分類原則、檔案分類表的體系結構、類號與類名的編制等進行了系統研究，總結了其檔案分類思想及方法。

　　關鍵詞：黃彝仲;檔案分類;文華圖專

　　19世紀末至20世紀30年代，中國社會經歷了數次政治上的變革，從清末的維新變法到辛亥革命及中華民國成立直至1928年國民政府成立，社會制度和政治體制發生了急劇的變化，但是政府行政未能與之相適應，行政制度因循守舊，奉行“人治”而疏于“法制”，行政效率低下。其中，作為行政管理核心要素之一的文檔管理帶有明顯的“卷閥”殘余，他們師徒相授、世代相襲，把持、操控文件的分類和保管，由于缺乏科學、統一的檔案分類體系，在一個機關內除了他們，其他人對檔案分類茫然無知，無從查卷，致使文書處理和檔案管理無規可循、無法可依，嚴重影響了行政效率。黃彝仲與當時不少有識之士都認識到，要打擊“卷閥”，首要需要制定和推行科學、公開的檔案分類法，這也是黃彝仲選擇檔案分類作為其畢業論文選題的緣起。黃彝仲是私立武昌文華圖書館學專科學校(文華圖專)檔案管理科的第一屆畢業生，1941年他在毛坤先生指導下撰寫了畢業論文《編制檔案分類表之研究》，他系統分析了歐美檔案分類的方法和理論基礎，指出了民國政府機關所采用的各種檔案分類方法的利與弊，對檔案分類表的結構及體例進行了研究[1]。本文主要以黃彝仲在其畢業論文中所體現的檔案分類思想及方法為研究重點，從中也可一窺20世紀30-40年代民國檔案分類的基本狀況。

　　1 關于檔案分類及對已有檔案分類方法的剖析

　　黃彝仲對檔案分類定義如下：“將保管之文卷，依其性質內容，分門別類，編組成一定合理之系統，便于撿取，查調，及管理，借以達成檔案在行政上及歷史上之作用。”他認為，“分類在檔案處理中不可推翻之鐵律”，其主要作用有二，一是“為管理嚴密合理”，另一是“為調用之便利敏速”。檔案分類與檔案管理其他環節有密切關聯，檔案缺乏系統分類或分類不合理，后續的編目、收藏、裝訂等工作都會遭遇困難。當時有人主張對檔案不分類而直接將標題作為檔案排列檢查的工具，黃彝仲指出了這種做法的缺點：一是不能直接調卷，必須明確知曉所需檔案的名稱;二是編制檔案標題目錄并非易事，在編制時如果出現錯誤或不足，將來使用時就面臨無法調用檔案問題。

　　黃彝仲對機關內部4種常見的檔案分類方式進行了歸納，并剖析了其對于檔案整理及利用工作的利弊：(1)以一案為單位，把全案以及和它有相互關系的各個檔案卷不管時間遠近統統收集歸至一起。黃彝仲認為這種做法“尚有可取之處”，因為這一做法對于檢查閱覽檔案，以及檔案的使用較為方便，調用一卷檔案時，可以找到與之相關的全部檔案案卷。(2)以機關單位的行政長官任期作為分類標準。將各個長官任期內經辦的大小事宜所產生的案卷歸于一類，各自形成獨立的單位，便于長官工作的交接與匯報。雖然在機關檔案管理中，便于工作交接是其中需要做到的一環，但是工作交接并非實行檔案分類的主要原因，因此，黃彝仲評價此種做法為“無可取之處”。(3)將歸檔日期先后作為分類的依據。按照此種分類方法，在調取案卷時，必須事先知道歸檔日期或者是大致日期，才能查閱，否則就無法查獲。這種方法乍看起來仿佛很有條理，但在實際運用時，需要調卷的人很少能夠回憶起案卷的歸檔日期，而檔案內容繁雜，數量眾多，更加難以一一記起。這一做法就對檔案的利用造成了困難，黃彝仲認為這一方法“缺點最多，應用最不便”。(4)以機關的內部組織機構及其職能為分類標準。黃彝仲認為這一做法在理論與應用方面均較為合理，與尊重檔案原群的原則相符，但在以往的應用中，重視形式上的劃分，疏于對檔案的性質和內容的區分，有時在應用中太過于籠統，失去了分類本來的目的。

　　此外，黃彝仲還分析了機關檔案分類在操作及管理方面的種種不規范、不科學之處：承襲舊的方法，雜亂無章;往往只顧及檔案在某一方面的用途，而不重視檔案在其他方面所必需的應用;采取不合適的符號來代表類目;管理人員大多喜歡使用編存簿，雖然按照類次登錄，但其所分的類別廣泛，沒有連貫的系統，全靠管理人員主觀記憶，名稱也不一致。基于上述原因，黃彝仲認為，“要使檔案趨于合理的首要之務是確定分類的系統，編制校樣之分類表作為根據”。

　　2 關于檔案分類原則的精辟論述

　　黃彝仲分析了檔案分類所面臨的復雜問題：首先，分類標準很難統一，不同機關之間職能各異、彼此之間的檔案分類法無法通用;即使是同一性質、同一級別的機關，也因為施政情形不同而檔案各異，分類也無法統一;其次，時局動蕩，機關改組頻繁、變化大，分類體系的穩定性難以保障;最后，分類詳略如何衡定也是一個問題，太過詳細則增加工作量，給管理帶來不便，太過簡略又使分類失去了價值。為此，黃彝仲對檔案分類的原則進行了精辟的論述，他將其分為一般原則和特殊原則，一般原則是與圖書等文獻資料的分類可以通用的原則，特殊原則是根據檔案本身的特性而區別于圖書等文獻資料分類的原則。

　　2.1 一般原則。即一般意義上的分類原則。分類是人類思維的一種本能和方法，黃彝仲分析了中外名家關于分類的觀點，探討其在檔案管理中的作用和規律。他認為荀子所說的“同其所同，異其所異”是對分類最好的釋義。此外，他援引了英國近代思想家赫胥黎(Shelley， Henry C)在其著作《大英博物館：歷史和珍寶》(《The British Museum：its history and treasures》)中關于分類的觀點：(1)分類對象必須為某一連串(series)的事物在內，并且它們必須存在一些共同點才可以談分類。(2)分類有實際分類和理想分類兩種，有實際的事物以供區分，并將這些實際事物安排到一定位置的，稱為實際分類;而并沒有實際事物存在，依據想象加以區分的稱為理想分類。(3)分類時必須將類似者置于一處，不同者置于他處。(4)分類的目的在于輔助記憶。所以類概念對于種概念應該是包含關系，而同級概念彼此間必須是相互排斥的。(5)分類在表示彼此間的關系概念以及概念間的關系時，有其自然的秩序，分類必須依照各種次序而組成一個完整的系統表[2]。黃彝仲認為，圖書與檔案在外形與內容兩方面雖然都不相同，但是分類的基本原則實質上是一致的，赫胥黎對于分類原則的論述，不僅適用于圖書、博物館，而且適用于檔案。

　　黃彝仲主張檔案分類可借鑒圖書分類方法。圖書館學在我國已經有了悠久的歷史，在分類編目等各方面雖然觀點存在差異，但是已經取得了相當的成績。而檔案學在當時還屬于新興的學科，創建時間不久，因此，凡是圖書館學的實際與理論能夠通用的，應該盡量采用，借鑒圖書館學的實用方法，可以達到事半功倍的效果。黃彝仲進一步指出當時圖書館界的“圖書分類三法則”是通用的，可作為檔案分類的一般原則，即：(1)類似的法則(The law of likeness)：同其所同，異其所異;(2)歷史的法則(The law of history)：接收過去，使無遺漏;(3)進化的法則(The law of evolution)：開展未來，富余申編。

　　2.2 特殊原則。黃彝仲認為“檔案分類中最重要，也是最能體現檔案這一事物本質特征的分類原則是尊重檔案群(Archieve Group)原則”。他引用了英國檔案學家詹金遜(H.Jenkinson)關于“檔案群(Archive Group)”的定義，即“某一完整獨立，不受外力支配而能正式接收處理各方面事務的行政機構與其政務進行時所產生的一切群檔案” [3]。在“尊重檔案群”原則指導下，黃彝仲還吸收了約翰遜(Johnson， Charles)和斯蒂爾斯(C.C.Stiles)關于檔案分類的觀點，歸納了有關檔案分類的3個基本要點：(1)務須保存檔案之原群;(2)檔案之原群未檢驗，原來關系了悉以前，不能遽然確定分類系統[4]。(3)不違背原行政組織，而需要適合于行政的使用。

　　黃彝仲認為蘇聯政府在20世紀初關于“檔范”(fond，即全宗)的規定甚為詳盡周密，“可視為檔案分類特有原則之最好釋義”，并對蘇聯的全宗原則進行了全面的分析。他清晰地闡述了“檔范”“檔源”這兩個具有密切聯系、與檔案實體整理有關的概念：“某一機關、某一企業、某一軍事單位，某一公共組織，組成某機構的執行部門在其活動過程中所產生的檔料的整體稱為‘檔范’”，“所謂檔范者即不許分散之謂”;“自此等機關、企業、軍事單位、公共組織活動中產生并遺留保存下來的檔料對于其機關而言，機關即為‘檔源’(fonds origination)(即全宗的來源機關或立檔單位)，某機關附屬機關的檔案應為該機關檔范的一部分”。成為獨立的“檔源”的條件是“有獨立機構性或有獨立運行權的機關、企業、軍事單位、公共組織，其檔料各為一獨立的檔源”。此外，他還對蘇聯政府關于機構改革中的新建、合并、分離等不同情形下全宗的劃分問題進行了分析。

　　黃彝仲綜合了上述英、美、蘇等國有關“尊重檔案群”或“檔范”的理論思想，將檔案分類的特殊原則歸納為“檔案分類必須尊重檔案產生之歷史，不能紊亂其原來之系統”。檔案分類法的制作首先要研究形成機關的歷史及其職能，不能遠離行政組織而只憑借個人想象脫離現實。一般原則與特殊原則相互抵觸時，要遵從特殊原則。

　　3 關于檔案分類表的設計

　　黃彝仲在其1941年文華圖專檔案管理科的畢業論文《編制檔案分類表之研究》中以教育部、黨政工作考核委員會、縣政府三種不同性質和級別的機關為例，對檔案分類表的結構和體例進行了研究。

　　3.1 類目體系的設置。黃彝仲認為，分類表的類級不宜過多，應根據機關組織大小而定。如果機關組織較大，掌管事務繁雜，而類級過少，分類簡略，就不能包含全部的檔案內容;相反，如果機關組織較小，掌管事務單純，一味追求類級多而詳細，又會導致小題大做，為管理和利用增添麻煩。一般情況下，類級劃分為三級即可。第一級以機關組織為標準，用機關內部組織機構的名稱命名。第二級以各機構的職掌為標準，參照行政事務的分類原理制定。第三級則視檔案的性質進行細分。

　　各機關使用的各級類目名稱各不一致，黃彝仲主張將名稱統一為“類、綱、目、子目、細目”，他在文中列舉了幾個典型部門機關的檔案分類方法。以教育部檔案為例，根據其內部組織機構名稱及職能分工劃分為三級類目，第一級包括：總務司類、高等教育司類、普通教育司類、社會教育司類、蒙藏教育司類、參事司類、秘書處類共七大類;以第一級分類中的總務類為例，其下第二級劃分為總類、印類、令類、私類、中類、社類、機類等十七綱;第三級則根據檔案的內容和性質，以第二級的總類為例，其下進一步劃分為總卷、接收移交、校繕、收發、人事等目。按照類似的以內部組織機構及職能的分類方法，黃彝仲還列舉了黨政工作考核委員會和縣政府檔案分類體系。

　　值得一提的是，黃彝仲1947年撰寫出版的《檔案管理之理論與實際》這本書對檔案分類的研究主要以其畢業論文為基礎，分類思想一以貫之，與其畢業論文相比，除了對教育部檔案分類體系的劃分更為系統、類名設置有所不同之外，其分類思想仍然以機關內部的組織機構及其職能作為主要依據，結合檔案的內容和性質進行劃分[5]。

　　推薦閱讀：《檔案記憶》(月刊)(原：湖北檔案)，創刊于1986年，由湖北省檔案局(館)主管主辦。1986年下半年改名《湖北檔案》，2016年2月更名為《檔案記憶》。雜志是一份開發檔案信息資源，走進大眾日常生活的文化月刊。