某工程公司原有檔案系統(tǒng)已使用超過15年，期間雖有不斷的升級(jí)完善，但在檔案信息化管理新理念與新技術(shù)層出不窮，智能化管理檔案理念也是方興未艾的時(shí)代背景下，在該公司業(yè)務(wù)類型和經(jīng)營(yíng)規(guī)模持續(xù)快速擴(kuò)張和檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜化、動(dòng)態(tài)化的發(fā)展趨勢(shì)下，原有系統(tǒng)的管理效率、管理質(zhì)量與管理目標(biāo)等已經(jīng)難以全面支撐公司集團(tuán)化發(fā)展的新時(shí)代檔案工作需要。檔案系統(tǒng)在長(zhǎng)期“亞健康”的工作模式下，其弊端日益顯露：檔案散落難以保障完整性;大量的人工操作難以支撐量級(jí)增長(zhǎng)下的工作任務(wù);管理不規(guī)范導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明難以追溯管理漏洞;檔案權(quán)威性不足無法支持檔案高效利用;知識(shí)轉(zhuǎn)化不足造成知識(shí)浪費(fèi)、經(jīng)驗(yàn)難以傳承等。因此，該公司檔案館在長(zhǎng)期的檔案管理工作實(shí)踐中通過不斷的反思與總結(jié)中就優(yōu)化電子檔案管理工作展開了細(xì)致的調(diào)研需求，開展了新檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)踐工作。

　　為了適應(yīng)未來企業(yè)檔案工作管理的需要，該系統(tǒng)在整個(gè)設(shè)計(jì)和開發(fā)實(shí)踐中緊緊圍繞以檔案管理全過程中“收、管、用”三環(huán)節(jié)的信息化落地為核心，通過實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化模式下對(duì)全公司全類型檔案工作的全面完整支撐，在繼承傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)側(cè)重對(duì)“資源的精細(xì)化管理與計(jì)算機(jī)管理”的基礎(chǔ)上，突出對(duì)用戶利用功能設(shè)計(jì)的考量，提高以智慧化手段提升檔案收集效率和檔案利用效率的建設(shè)比重，追求實(shí)現(xiàn)讀者利用方面的體驗(yàn)化、一站化;管理過程方面的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化;數(shù)據(jù)管理方面的自動(dòng)化、智能化;以及系統(tǒng)功能方面的簡(jiǎn)便化、安全化等四個(gè)方面的基本目標(biāo)。本文圍繞該系統(tǒng)第一期建設(shè)成果談?wù)劵谟脩趔w驗(yàn)服務(wù)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)思路，以期供同類型企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)工作有所借鑒參考意義。

　　一、系統(tǒng)開發(fā)思路

　　1.總體規(guī)劃，分步實(shí)施

　　在該公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，由檔案館牽頭和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、信息化工作專員組成公司檔案信息化工作建設(shè)小組，就當(dāng)前企業(yè)檔案工作面臨的痛點(diǎn)和發(fā)展瓶頸，以及檔案發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行探討，配合公司整體信息化發(fā)展戰(zhàn)略，總結(jié)制定了符合該公司實(shí)際需求的智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)方案。

　　頂層設(shè)計(jì)方案的實(shí)現(xiàn)采取分步走戰(zhàn)略，層層推進(jìn)。第一步項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容為“三平臺(tái)一中心”，即利用平臺(tái)、管理平臺(tái)、基礎(chǔ)運(yùn)維平臺(tái)和數(shù)據(jù)中心;第二步項(xiàng)目規(guī)劃內(nèi)容為根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)踐對(duì)前期建設(shè)系統(tǒng)功能進(jìn)一步補(bǔ)充完善、業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步優(yōu)化;完成歷史檔案數(shù)據(jù)完全遷移，以及基于檔案內(nèi)容識(shí)別的智能化體系建設(shè)等;第三步項(xiàng)目規(guī)劃內(nèi)容為借助于三維虛擬技術(shù)、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析技術(shù)等建設(shè)以檔案數(shù)據(jù)為核心知識(shí)源的公司知識(shí)智慧共享平臺(tái)，完成“智慧檔案館暨公司知識(shí)共享管理大平臺(tái)”的最終建設(shè)目標(biāo)。該系統(tǒng)總體規(guī)劃功能架構(gòu)如圖1所示。

　　2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)過程中予以重點(diǎn)關(guān)注和創(chuàng)新的幾個(gè)方面

　　該系統(tǒng)第一期建設(shè)項(xiàng)目主要以信息化軟件環(huán)境下建設(shè)性的解決檔案管理工作中出現(xiàn)的難以克服的工作困難和工作效率低下等實(shí)際問題。以下從系統(tǒng)架構(gòu)、建設(shè)模式、管理模式、流程重構(gòu)和智能化的角度分析該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與開發(fā)過程中予以重點(diǎn)關(guān)注和創(chuàng)新的幾個(gè)方面：

　　(1)系統(tǒng)架構(gòu)層面

　　系統(tǒng)采用先進(jìn)的云計(jì)算架構(gòu)分層，以“大平臺(tái)微服務(wù)”理念設(shè)計(jì)，通過基于SDK的開發(fā)平臺(tái)和表單引擎、流程引擎等，能夠快速實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的構(gòu)建以及現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。從信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)角度進(jìn)行整體超前規(guī)劃，確保該檔案系統(tǒng)能夠快速適應(yīng)日趨變化的發(fā)展新要求，可有效避免出現(xiàn)項(xiàng)目竣工之日即落伍的結(jié)果產(chǎn)生。

　　(2)建設(shè)模式層面

　　系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初首先確立了檔案“收、管、用”三環(huán)節(jié)的同等重要地位，通過利用、管理和運(yùn)維等三個(gè)平臺(tái)將不同的利用對(duì)象組與不同利用需求分開來進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)與開發(fā)，共同實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化落地。

　　“利用平臺(tái)”為用戶提供了全部或者部分檔案資源的一站式簡(jiǎn)單檢索和高級(jí)檢索、二次檢索等檢索模式，并按檔案類型和管理層級(jí)提供了檔案快捷導(dǎo)航查詢功能。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)檔案的密級(jí)和用戶利用權(quán)限來分級(jí)提供檔案的在線瀏覽、下載、打印等利用服務(wù)。涉及到審批流程的全部采用線上審批，提高流程審批效率。借助于面向用戶的利用平臺(tái)，同步開發(fā)了檔案系統(tǒng)的門戶網(wǎng)站，主要功能用于揭示報(bào)道檔案部門的工作動(dòng)態(tài)、通知公告、規(guī)章制度等，以及相關(guān)信息的發(fā)布工作，成為檔案館加強(qiáng)對(duì)外宣傳與交流溝通的一個(gè)窗口。同時(shí)借助于利用平臺(tái)開發(fā)出的“在線歸檔”窗口，滿足各單位兼職檔案員，乃至全體員工的一個(gè)實(shí)時(shí)在線自助式的歸檔需求。獨(dú)立的檢索平臺(tái)和豐富的檢索方式、顯示方式、歸檔方式等均大大提高了讀者的利用體驗(yàn)感受。根據(jù)該館針對(duì)該系統(tǒng)利用情況所做的一次抽樣調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，120份樣本中超過90%的用戶均認(rèn)為該系統(tǒng)界面友好，檢索方式簡(jiǎn)單，功能強(qiáng)大，利用體驗(yàn)感強(qiáng)，愿意積極使用該系統(tǒng)。

　　“管理平臺(tái)”僅對(duì)檔案館專職檔案管理員開發(fā)與開放，按崗位工作流程設(shè)計(jì)各個(gè)工作任務(wù)表單。全部檔案業(yè)務(wù)工作均通過此平臺(tái)按流水線模式操作完成，減少并逐步取消線下手工干預(yù)和操作。系統(tǒng)能提供相關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動(dòng)在線統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)表輸出功能。

　　“運(yùn)維平臺(tái)”主要是人員角色、權(quán)限、系統(tǒng)參數(shù)、安全維護(hù)等方面的管理工作，其面對(duì)的使用對(duì)象僅為系統(tǒng)管理員。

　　檔案的根本價(jià)值最終體現(xiàn)在“用”上面，從這一點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)創(chuàng)新與重點(diǎn)關(guān)注，幫助包括讀者、管理者在內(nèi)的全體用戶用好、用的開心，才能發(fā)揮檔案的價(jià)值，才能把館藏的檔案變廢為寶，才能讓檔案系統(tǒng)真正發(fā)揮出先進(jìn)生產(chǎn)工具和先進(jìn)生產(chǎn)力的作用。

　　(3)管理模式層面

　　系統(tǒng)設(shè)計(jì)堅(jiān)持的檔案資源管理原則為“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”。根據(jù)該公司集團(tuán)化發(fā)展的現(xiàn)狀，檔案館對(duì)公司(含分、子公司)檔案資源實(shí)行集中統(tǒng)一的歸口管理，公司各單位(含分、子公司)按職能劃分予以協(xié)同配合。

　　具體就職責(zé)與職能來說，該公司檔案館的職能定位之一是職能管理部門，在公司領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)全公司的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督;職能定位之二就是業(yè)務(wù)部門，承擔(dān)該公司全部或部分類型檔案的“收、整、存、用”等具體的檔案業(yè)務(wù)工作。公司各單位負(fù)責(zé)各自職能范圍所產(chǎn)生的各類檔案資源的收集、整理、立卷和管理工作，并實(shí)時(shí)或定期對(duì)公司檔案館進(jìn)行移交歸檔和保存、利用工作。

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