某工程公司原有檔案系統(tǒng)已使用超過15年，期間雖有不斷的升級完善，但在檔案信息化管理新理念與新技術(shù)層出不窮，智能化管理檔案理念也是方興未艾的時代背景下，在該公司業(yè)務(wù)類型和經(jīng)營規(guī)模持續(xù)快速擴張和檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜化、動態(tài)化的發(fā)展趨勢下，原有系統(tǒng)的管理效率、管理質(zhì)量與管理目標(biāo)等已經(jīng)難以全面支撐公司集團化發(fā)展的新時代檔案工作需要。檔案系統(tǒng)在長期“亞健康”的工作模式下，其弊端日益顯露：檔案散落難以保障完整性;大量的人工操作難以支撐量級增長下的工作任務(wù);管理不規(guī)范導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明難以追溯管理漏洞;檔案權(quán)威性不足無法支持檔案高效利用;知識轉(zhuǎn)化不足造成知識浪費、經(jīng)驗難以傳承等。因此，該公司檔案館在長期的檔案管理工作實踐中通過不斷的反思與總結(jié)中就優(yōu)化電子檔案管理工作展開了細(xì)致的調(diào)研需求，開展了新檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與實踐工作。

　　為了適應(yīng)未來企業(yè)檔案工作管理的需要，該系統(tǒng)在整個設(shè)計和開發(fā)實踐中緊緊圍繞以檔案管理全過程中“收、管、用”三環(huán)節(jié)的信息化落地為核心，通過實現(xiàn)集團化模式下對全公司全類型檔案工作的全面完整支撐，在繼承傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)側(cè)重對“資源的精細(xì)化管理與計算機管理”的基礎(chǔ)上，突出對用戶利用功能設(shè)計的考量，提高以智慧化手段提升檔案收集效率和檔案利用效率的建設(shè)比重，追求實現(xiàn)讀者利用方面的體驗化、一站化;管理過程方面的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化;數(shù)據(jù)管理方面的自動化、智能化;以及系統(tǒng)功能方面的簡便化、安全化等四個方面的基本目標(biāo)。本文圍繞該系統(tǒng)第一期建設(shè)成果談?wù)劵谟脩趔w驗服務(wù)的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)思路，以期供同類型企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)工作有所借鑒參考意義。

　　一、系統(tǒng)開發(fā)思路

　　1.總體規(guī)劃，分步實施

　　在該公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，由檔案館牽頭和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、信息化工作專員組成公司檔案信息化工作建設(shè)小組，就當(dāng)前企業(yè)檔案工作面臨的痛點和發(fā)展瓶頸，以及檔案發(fā)展趨勢進行探討，配合公司整體信息化發(fā)展戰(zhàn)略，總結(jié)制定了符合該公司實際需求的智慧檔案館頂層設(shè)計方案。

　　頂層設(shè)計方案的實現(xiàn)采取分步走戰(zhàn)略，層層推進。第一步項目建設(shè)內(nèi)容為“三平臺一中心”，即利用平臺、管理平臺、基礎(chǔ)運維平臺和數(shù)據(jù)中心;第二步項目規(guī)劃內(nèi)容為根據(jù)系統(tǒng)運行實踐對前期建設(shè)系統(tǒng)功能進一步補充完善、業(yè)務(wù)流程進一步優(yōu)化;完成歷史檔案數(shù)據(jù)完全遷移，以及基于檔案內(nèi)容識別的智能化體系建設(shè)等;第三步項目規(guī)劃內(nèi)容為借助于三維虛擬技術(shù)、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析技術(shù)等建設(shè)以檔案數(shù)據(jù)為核心知識源的公司知識智慧共享平臺，完成“智慧檔案館暨公司知識共享管理大平臺”的最終建設(shè)目標(biāo)。該系統(tǒng)總體規(guī)劃功能架構(gòu)如圖1所示。

　　2.系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)過程中予以重點關(guān)注和創(chuàng)新的幾個方面

　　該系統(tǒng)第一期建設(shè)項目主要以信息化軟件環(huán)境下建設(shè)性的解決檔案管理工作中出現(xiàn)的難以克服的工作困難和工作效率低下等實際問題。以下從系統(tǒng)架構(gòu)、建設(shè)模式、管理模式、流程重構(gòu)和智能化的角度分析該系統(tǒng)在設(shè)計與開發(fā)過程中予以重點關(guān)注和創(chuàng)新的幾個方面：

　　(1)系統(tǒng)架構(gòu)層面

　　系統(tǒng)采用先進的云計算架構(gòu)分層，以“大平臺微服務(wù)”理念設(shè)計，通過基于SDK的開發(fā)平臺和表單引擎、流程引擎等，能夠快速實現(xiàn)檔案管理功能的構(gòu)建以及現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。從信息化平臺的設(shè)計角度進行整體超前規(guī)劃，確保該檔案系統(tǒng)能夠快速適應(yīng)日趨變化的發(fā)展新要求，可有效避免出現(xiàn)項目竣工之日即落伍的結(jié)果產(chǎn)生。

　　(2)建設(shè)模式層面

　　系統(tǒng)在設(shè)計之初首先確立了檔案“收、管、用”三環(huán)節(jié)的同等重要地位，通過利用、管理和運維等三個平臺將不同的利用對象組與不同利用需求分開來進行針對性設(shè)計與開發(fā)，共同實現(xiàn)檔案工作的信息化落地。

　　“利用平臺”為用戶提供了全部或者部分檔案資源的一站式簡單檢索和高級檢索、二次檢索等檢索模式，并按檔案類型和管理層級提供了檔案快捷導(dǎo)航查詢功能。系統(tǒng)自動根據(jù)檔案的密級和用戶利用權(quán)限來分級提供檔案的在線瀏覽、下載、打印等利用服務(wù)。涉及到審批流程的全部采用線上審批，提高流程審批效率。借助于面向用戶的利用平臺，同步開發(fā)了檔案系統(tǒng)的門戶網(wǎng)站，主要功能用于揭示報道檔案部門的工作動態(tài)、通知公告、規(guī)章制度等，以及相關(guān)信息的發(fā)布工作，成為檔案館加強對外宣傳與交流溝通的一個窗口。同時借助于利用平臺開發(fā)出的“在線歸檔”窗口，滿足各單位兼職檔案員，乃至全體員工的一個實時在線自助式的歸檔需求。獨立的檢索平臺和豐富的檢索方式、顯示方式、歸檔方式等均大大提高了讀者的利用體驗感受。根據(jù)該館針對該系統(tǒng)利用情況所做的一次抽樣調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，120份樣本中超過90%的用戶均認(rèn)為該系統(tǒng)界面友好，檢索方式簡單，功能強大，利用體驗感強，愿意積極使用該系統(tǒng)。

　　“管理平臺”僅對檔案館專職檔案管理員開發(fā)與開放，按崗位工作流程設(shè)計各個工作任務(wù)表單。全部檔案業(yè)務(wù)工作均通過此平臺按流水線模式操作完成，減少并逐步取消線下手工干預(yù)和操作。系統(tǒng)能提供相關(guān)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動在線統(tǒng)計分析與報表輸出功能。

　　“運維平臺”主要是人員角色、權(quán)限、系統(tǒng)參數(shù)、安全維護等方面的管理工作，其面對的使用對象僅為系統(tǒng)管理員。

　　檔案的根本價值最終體現(xiàn)在“用”上面，從這一點進行系統(tǒng)設(shè)計創(chuàng)新與重點關(guān)注，幫助包括讀者、管理者在內(nèi)的全體用戶用好、用的開心，才能發(fā)揮檔案的價值，才能把館藏的檔案變廢為寶，才能讓檔案系統(tǒng)真正發(fā)揮出先進生產(chǎn)工具和先進生產(chǎn)力的作用。

　　(3)管理模式層面

　　系統(tǒng)設(shè)計堅持的檔案資源管理原則為“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”。根據(jù)該公司集團化發(fā)展的現(xiàn)狀，檔案館對公司(含分、子公司)檔案資源實行集中統(tǒng)一的歸口管理，公司各單位(含分、子公司)按職能劃分予以協(xié)同配合。

　　具體就職責(zé)與職能來說，該公司檔案館的職能定位之一是職能管理部門，在公司領(lǐng)導(dǎo)下對全公司的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對各單位的檔案工作進行指導(dǎo)與監(jiān)督;職能定位之二就是業(yè)務(wù)部門，承擔(dān)該公司全部或部分類型檔案的“收、整、存、用”等具體的檔案業(yè)務(wù)工作。公司各單位負(fù)責(zé)各自職能范圍所產(chǎn)生的各類檔案資源的收集、整理、立卷和管理工作，并實時或定期對公司檔案館進行移交歸檔和保存、利用工作。

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