【摘要】許多秘書人員在談到自己的工作時(shí),常常不愿意用“秘書”兩個(gè)字,似乎這兩個(gè)字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業(yè)、更上檔次的名稱。

　　【關(guān)鍵詞】秘書,角色,意識(shí),培養(yǎng)

　　秘書,從世界范圍看,它是分布最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一,但是在我國,卻正在經(jīng)歷著一個(gè)從“職位”向“職業(yè)”過渡的過程。很長一段時(shí)間以來,由于我國是社會(huì)主義國家,所以從事秘書工作的都屬于國家工作人員,即公職秘書。絕大部分從屬于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)——秘書廳(室)或秘書科(室),少部分秘書人員由機(jī)關(guān)、單位配備給首長或?qū)＜易龉ぷ髦?仍是國家公務(wù)員。[1]然而隨著改革開放的不斷深化,隨著多種經(jīng)濟(jì)模式的協(xié)同發(fā)展,我國秘書隊(duì)伍的構(gòu)成也在悄然發(fā)生著變化,正逐漸與世界接軌,秘書這一行業(yè)已經(jīng)成為了一個(gè)復(fù)雜廣泛的社會(huì)職業(yè)群體。黨政機(jī)關(guān)、工礦企業(yè)、軍隊(duì),包括一些學(xué)術(shù)團(tuán)體組織都設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)。秘書工作也由原來的以秘書群體為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)為主,越來越多地出現(xiàn)了秘書個(gè)人為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人一對一的服務(wù)模式。

　　我國目前秘書職業(yè)教育和秘書工作的現(xiàn)狀又是怎樣呢?一方面,應(yīng)對秘書職業(yè)領(lǐng)域中出現(xiàn)的這些變化,我國各級(jí)各類秘書教育機(jī)構(gòu),從大中專院校中的秘書專業(yè)到社會(huì)上的各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu),都與時(shí)俱進(jìn)的對教育培訓(xùn)內(nèi)容做出了相應(yīng)的改革和調(diào)整。改革調(diào)整后的課程內(nèi)容確實(shí)為培養(yǎng)新型秘書人才提供了扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和嫻熟的職業(yè)技能,然而另一個(gè)很重要的內(nèi)容卻在專業(yè)教學(xué)和培訓(xùn)中被忽略,沒有引起足夠的重視,這就是秘書角色意識(shí)的培養(yǎng)。另一方面,不少從事秘書工作的人員本身為了適應(yīng)新時(shí)期秘書工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不斷自我提高要求,加強(qiáng)工作技能的培訓(xùn),學(xué)習(xí)掌握了許多現(xiàn)代化辦公技術(shù)。但是,技能提高的同時(shí),卻忽略了在思想認(rèn)識(shí)上的同步提高,對自己的職業(yè)缺乏正確的認(rèn)識(shí),對自己在組織中扮演的角色沒有形成正確的定位。

　　作為秘書從業(yè)人員,技能的培養(yǎng)固然非常重要,但是,職業(yè)認(rèn)知和角色定位也應(yīng)該同步提升。正確的思想認(rèn)識(shí)能夠提高秘書人員的心理素質(zhì),能夠推動(dòng)秘書工作的有效開展,更能夠提高工作的積極性與主動(dòng)性。

　　1 秘書角色及秘書角色意識(shí)

　　“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術(shù)中的概念。上世紀(jì)初,由喬治•米德引入到社會(huì)心理學(xué)的領(lǐng)域中,意指“人處于一定社會(huì)地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。”[2]那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個(gè)人處于秘書這一社會(huì)地位上時(shí)所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”。因?yàn)橐粋€(gè)人生活在社會(huì)中,經(jīng)常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會(huì)交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強(qiáng)調(diào)的是當(dāng)一個(gè)選擇了“秘書”一職作為自己的職業(yè)時(shí),他在工作時(shí)所應(yīng)具備的權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。

　　“角色意識(shí)”則是指一個(gè)人在社會(huì)群體中對自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會(huì)職責(zé)的感知和認(rèn)識(shí)、自己對周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。[3]相應(yīng)的,秘書的角色意識(shí)也就是秘書人員對自己所擔(dān)任的“秘書”這一角色的社會(huì)地位以及由社會(huì)地位所規(guī)定的社會(huì)職責(zé)的感知和認(rèn)識(shí)。

　　正確認(rèn)識(shí)秘書角色,是成為稱職秘書從業(yè)人員的基本要求,是腳踏實(shí)地做好秘書工作的保證,更是促進(jìn)秘書職業(yè)化進(jìn)程快速健康發(fā)展的“強(qiáng)化劑”。因此,應(yīng)該把秘書角色意識(shí)的培養(yǎng)作為秘書職業(yè)教育中的一項(xiàng)重要而且是必要的內(nèi)容。

　　2 秘書角色意識(shí)的培養(yǎng)

　　如何培養(yǎng)秘書人員正確的角色意識(shí)呢?筆者認(rèn)為可以采用分三步呈階梯狀層層推進(jìn)的方式。

　　第一層階梯:形成基本的職業(yè)角色認(rèn)知。

　　形成正確的職業(yè)角色認(rèn)知,即擺正自我在工作中的位置,認(rèn)清自己在職業(yè)生活中扮演的角色。

　　秘書在職業(yè)生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內(nèi)部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務(wù)、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而工作的,除職務(wù)不同和分工不同外,并無任何特殊之處;[4]在和領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí),秘書人員是下級(jí)、是配角、是輔助者和服務(wù)者,應(yīng)該接受領(lǐng)導(dǎo)的指揮和安排,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作,完成任務(wù);當(dāng)秘書受到領(lǐng)導(dǎo)和單位的委派,作為領(lǐng)導(dǎo)或組織的代表參加一些活動(dòng)時(shí)或從事工作時(shí),秘書人員又成為了單位的代表,可以在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)做出決定,同時(shí)應(yīng)該注意建立和維護(hù)組織在公眾心目中良好的形象。

　　形成正確的職業(yè)認(rèn)知,還應(yīng)該注意擺脫錯(cuò)誤的角色認(rèn)知造成的誤導(dǎo)。目前,我國的秘書人員隊(duì)伍,尤其是行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的秘書中,不少對自身的角色定位有偏差、有錯(cuò)覺。在我國,很多行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯(cuò)覺:今天的秘書就是明天的領(lǐng)導(dǎo)。再加上我國傳統(tǒng)“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業(yè)。這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個(gè)“錯(cuò)誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認(rèn)識(shí)帶來了影響。做秘書是為做官打基礎(chǔ)、做準(zhǔn)備,秘書是“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”,一旦產(chǎn)生了這種錯(cuò)誤認(rèn)知,在工作中難免會(huì)無法認(rèn)清、擺正自己的地位,無法用正確的心態(tài)來面對自己的工作和工作中的各種關(guān)系,從而影響了正常的工作開展。這種錯(cuò)誤認(rèn)知同時(shí)也影響和阻礙了秘書職業(yè)化發(fā)展的道路,即,秘書,應(yīng)該被看作是和教師、醫(yī)生等一樣的一種職業(yè),而不只是一個(gè)職位,更不是一個(gè)通向仕途的跳板。許多領(lǐng)導(dǎo)人從事過秘書工作,這是事實(shí),但走向領(lǐng)導(dǎo)崗位不是選擇秘書職業(yè)的目的更不是秘書工作的本質(zhì)和目標(biāo)。其實(shí),在西方,包括我國的港臺(tái)地區(qū),許多秘書人員把秘書這一職業(yè)作為自己終身奮斗的事業(yè),四、五十歲的資深秘書大有人在,而且他們以自己的努力贏得了榮譽(yù)和他人的尊重。如果把秘書職業(yè)作為跳板或者“領(lǐng)導(dǎo)儲(chǔ)備庫”,勢必會(huì)影響到工作的動(dòng)機(jī)和態(tài)度,甚至?xí)惫⒖嘈你@營而無心把工作做好、做精、做細(xì)。

　　我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認(rèn)識(shí)士兵的職責(zé),這就更不是好士兵。一個(gè)士兵首先要考慮的是正確認(rèn)識(shí)自己的職責(zé),做一個(gè)優(yōu)秀的士兵。