隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)日新月異的發(fā)展，城鎮(zhèn)化進(jìn)程不斷加快，城市化水平不斷提高，人們的居住環(huán)境煥然一新，這既是房地產(chǎn)業(yè)的豐功偉績(jī)，同時(shí)又是房地產(chǎn)進(jìn)一步發(fā)展與壯大的無(wú)限動(dòng)力。在這個(gè)過程中，工程檔案是房地產(chǎn)項(xiàng)目活動(dòng)的真實(shí)記錄者，系統(tǒng)、真實(shí)、全面的反映了城市建設(shè)的歷史與風(fēng)貌，為現(xiàn)代化城市事業(yè)涂上了濃墨重彩的一筆。因此，研究當(dāng)今工程檔案的現(xiàn)狀不僅有利于指導(dǎo)房地產(chǎn)業(yè)的前進(jìn)步伐，而且有利于國(guó)家的現(xiàn)代化建設(shè)，為其提供重要的參考依據(jù)。
一、工程檔案的涵義
工程檔案是指工程建設(shè)管理與工程建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形成的，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、與工程有關(guān)的重要活動(dòng)等，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，如文字、圖像、圖標(biāo)以及聲像材料等。工程檔案必須依據(jù)國(guó)家對(duì)建設(shè)工程歸檔的一系列要求，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，歸檔形成實(shí)體檔案。一般情況下，工程檔案的形成始于工程的開始；在工程實(shí)施過程中，工程檔案要與竣工材料的編輯、整理、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案要與竣工材料一并完成。
工程檔案的管理重點(diǎn)是工程各個(gè)階段的文件材料，尤其包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案的管理范圍大致包括：1、項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)文件和批復(fù)、方案審查意見或方案復(fù)函等：2、工程施工文件，如水電安裝工程施工，通風(fēng)、空調(diào)、電梯、消防等3、設(shè)計(jì)技術(shù)文件，如工程設(shè)計(jì)、勘察合同等；；4、工程監(jiān)理文件：如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理總結(jié)等； 5、工程各單體竣工圖、工程聲像檔案、工程管網(wǎng)檔案等；6、工程竣工驗(yàn)收文件如竣工報(bào)告。
二、我國(guó)工程檔案的管理現(xiàn)狀
1、房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)工程檔案管理的投入不足
工程檔案作為房地產(chǎn)項(xiàng)目活動(dòng)中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，需要一定的人力、物力的支撐與管理，因此，對(duì)工程檔案管理必要的投入應(yīng)該列為房地產(chǎn)公司日常的經(jīng)費(fèi)支出。在目前的房地產(chǎn)公司運(yùn)營(yíng)過程中，可以為爭(zhēng)奪業(yè)務(wù)付出大筆經(jīng)費(fèi)，也不惜為一次聚餐、一次旅行奢侈浪費(fèi)，卻在工程檔案管理方面留有空白，硬件設(shè)施得不到改善，管理方法得不到更新，甚至將預(yù)算的檔案資金一縮再縮為其他業(yè)務(wù)讓步，導(dǎo)致很多房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案歸檔管理淪為“雞肋”角色，發(fā)揮不出其應(yīng)有的作用。
2、工程檔案實(shí)體管理混亂，利用效率低。
目前大部分房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案并未進(jìn)行專業(yè)的歸檔分類處理，各種類別、時(shí)期的檔案材料沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理流程，而是散亂的堆放，缺少鑒定、說(shuō)明和編目。正是由于這個(gè)原因，使得工程檔案“到用時(shí)方恨少”，一旦需要查找利用時(shí)，便慌了手腳，存在著查找麻煩、利用困難的問題。例如在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過程中遇到一些爭(zhēng)議或糾紛，事實(shí)勝于雄辯，法律面前講求證據(jù)，如果日常的檔案沒有條理，企業(yè)無(wú)論怎樣據(jù)理力爭(zhēng)都無(wú)濟(jì)于事。
3、房地產(chǎn)公司缺少工程檔案的專業(yè)人才
目前，大多房地產(chǎn)公司認(rèn)識(shí)不到工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，為了縮減成本或部門設(shè)置的完整性，通常由工程內(nèi)部人員或行政管理人員兼任，只做日常的收集整理工作，對(duì)具體的檔案管理工作并不深入甚至模糊不清。此外，市場(chǎng)上檔案管理人才資源分配不平衡也是另一個(gè)重要原因。即便是科班出身的學(xué)院派檔案管理人，大多數(shù)人才鐘情于國(guó)有大中型企業(yè)或政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位，才能夠進(jìn)入房地產(chǎn)民營(yíng)企業(yè)的屈指可數(shù)。長(zhǎng)期以往，房地產(chǎn)公司缺少專業(yè)的檔案管理人員，沒有科學(xué)的管理理念，使得工程檔案的質(zhì)量難免遭到質(zhì)疑，出現(xiàn)失實(shí)、泄密等后果，甚至關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。
4、工程檔案載體的信息化普及率過低
當(dāng)前，大部分房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案實(shí)體仍停留在紙張、圖片這些傳統(tǒng)工具上，在檔案歸檔方面，把檔案裝入檔案袋中，用案卷盒裝好后保存到文件柜中，最后將檔案室鎖住。由此看來(lái)，工程檔案信息化管理還有待推廣與開發(fā)。工程檔案的信息化是未來(lái)檔案管理的必然趨勢(shì)，符合現(xiàn)代化進(jìn)程的要求，這不僅可以使檔案管理系統(tǒng)化，而且提高其安全性。如果企業(yè)遇到天災(zāi)人禍，檔案實(shí)體將隨著災(zāi)難一并消失，這些珍貴資料的損失將是無(wú)法彌補(bǔ)的。因此，利用檔案管理信息化維護(hù)工程檔案的完整性與安全性是十分必要的。
三、房地產(chǎn)公司工程檔案管理對(duì)策
由上述論述可以看出，我國(guó)現(xiàn)階段房地產(chǎn)公司工程檔案的管理還不成熟，還存在不少弊端，這些弊端如果不及時(shí)改進(jìn)會(huì)影響整個(gè)公司的發(fā)展，造成一定風(fēng)險(xiǎn)，因此，探析工程檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義不言而喻，如何提高工程檔案管理水平，主要有以下幾點(diǎn)。
1、明確工程檔案管理內(nèi)容
房地產(chǎn)公司的項(xiàng)目建設(shè)涉及諸多環(huán)節(jié)，包括項(xiàng)目招標(biāo)、設(shè)備安裝、電力系統(tǒng)配套、工程監(jiān)理等不同環(huán)節(jié)。在每一個(gè)環(huán)節(jié)中都需要工程檔案將重要內(nèi)容記錄備案。很多工程檔案管理人員做到了全程記錄，但是檔案質(zhì)量、實(shí)際利用價(jià)值卻不盡如人意，因此，做好工程檔案管理的第一步是明確管理內(nèi)容。明確管理內(nèi)容除了要按照公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行之外，工程檔案管理應(yīng)盡可能的做到全、細(xì)、好。全，就是要針對(duì)每一次項(xiàng)目建設(shè)的具體情況認(rèn)真核對(duì)相關(guān)內(nèi)容、數(shù)據(jù)，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，避免遺漏某一重要內(nèi)容；細(xì)，就是在進(jìn)行檔案管理時(shí)的態(tài)度要嚴(yán)謹(jǐn)，比如數(shù)據(jù)、圖紙的精確度，要一一對(duì)照，明確是否存在實(shí)際與清單數(shù)量不符合現(xiàn)象；好，就保證各個(gè)類別各個(gè)時(shí)期的工程檔案保存完好，避免丟失現(xiàn)象。
2、指定工程檔案專業(yè)管理人員
明確工程檔案的管理范圍至關(guān)重要，明確工程檔案由誰(shuí)來(lái)管同樣不容忽視。房地產(chǎn)公司要設(shè)置專門的檔案管理部門，安排專門的檔案負(fù)責(zé)人員對(duì)工程檔案負(fù)責(zé)，提高工程檔案管理的專業(yè)水平和責(zé)任意識(shí)，具體應(yīng)做到專職、專業(yè)。專職就是要設(shè)定一個(gè)主管部門負(fù)責(zé)工程檔案管理的全過程，針對(duì)不同管理內(nèi)容分配不同的具體負(fù)責(zé)人員，做到權(quán)責(zé)明確；專業(yè)，就是指檔案管理負(fù)責(zé)人員專業(yè)素質(zhì)要達(dá)標(biāo)，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到物理、化學(xué)、法律等多門學(xué)科，所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，要選派專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的富有一定管理經(jīng)驗(yàn)的人才，確保檔案管理員會(huì)管，更會(huì)理，決不是一個(gè)人人都能勝任的保管員。另外，對(duì)于一些特殊的檔案，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需要，可以采取單獨(dú)成檔，單獨(dú)管理的方式進(jìn)行專項(xiàng)管理。
3、建立工程檔案科學(xué)管理系統(tǒng)
在確定工程檔案管理的內(nèi)容與人員之后，如何管理是核心。房地產(chǎn)公司要逐步進(jìn)行工程檔案管理脫胎換骨的轉(zhuǎn)變，逐漸拋棄傳統(tǒng)陳舊的工程檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化。首先，公司可以引進(jìn)先進(jìn)的工程檔案管理系統(tǒng)軟件，解決硬件設(shè)施落后的問題；其次，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，有些管理人員雖然管理經(jīng)驗(yàn)十分豐富，但是對(duì)于信息化系統(tǒng)的認(rèn)知與運(yùn)用還有待提升，因此，定期的技術(shù)培訓(xùn)十分必要；最后，公司對(duì)工程檔案管理要給予必要的資金支持與投入，保證管理的延續(xù)性。
四、總結(jié)
工程類檔案的管理是近幾年建設(shè)工程研究范圍內(nèi)比較新穎的話題，是房地產(chǎn)業(yè)百花齊放的結(jié)果，是檔案管理與工程建設(shè)的結(jié)合，關(guān)乎城市建設(shè)，國(guó)計(jì)民生，對(duì)其進(jìn)行有效的管理是每一個(gè)房地產(chǎn)公司應(yīng)盡的責(zé)任。
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