檔案為單位提供了信息支持，是單位的重要資料來源。本篇檔案論文對(duì)檔案電子化管理進(jìn)行了闡述，順應(yīng)新時(shí)代的變化要求，現(xiàn)代檔案管理工作也向電子檔案發(fā)展，但存在諸多問題，作者提出了加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，完善維護(hù)電子文件真實(shí)性與安全性法規(guī)，建立健全電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范等等措施。

　　推薦期刊：省級(jí)期刊《檔案管理》(雙月刊)曾用刊名：(河南檔案)1983年創(chuàng)刊，是檔案專業(yè)的雙月刊。其創(chuàng)刊宗旨是在傳播檔案學(xué)知識(shí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)理論研究，提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)。堅(jiān)持為社會(huì)主義服務(wù)的方向，堅(jiān)持以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導(dǎo)，貫徹“百花齊放、百家爭(zhēng)鳴”和“古為今用、洋為中用”的方針，堅(jiān)持實(shí)事求是、理論與實(shí)際相結(jié)合的嚴(yán)謹(jǐn)學(xué)風(fēng)，傳播先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，弘揚(yáng)民族優(yōu)秀科學(xué)文化，促進(jìn)國際科學(xué)文化交流，探索防災(zāi)科技教育、教學(xué)及管理諸方面的規(guī)律，活躍教學(xué)與科研的學(xué)術(shù)風(fēng)氣，為教學(xué)與科研服務(wù)。相關(guān)期刊有《檔案與建設(shè)》《檔案天地》.

　　【關(guān)鍵詞】電子檔案管理?問題?方案

　　檔案是一個(gè)單位發(fā)展歷程的記錄，是一種重要的歷史憑證，對(duì)單位的發(fā)展有著重要的意義。在過去，檔案主要以紙質(zhì)文件為主，保存大多使用卷盒、框架，工作量大，且易被損壞，給檔案管理工作帶來了諸多不便。近年來，信息化技術(shù)得到進(jìn)一步發(fā)展，檔案電子化管理與檔案信息數(shù)字化，成為了檔案工作的一個(gè)必然發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案管理能夠有效減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，在很大程度上提高了工作效率，為檔案管理工作帶來許多方便，但也不可避免地存在一些問題。在現(xiàn)代化進(jìn)程日漸深入的情況下，檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)步伐更快，電子檔案管理將充分發(fā)揮出自身優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

　　一、現(xiàn)代檔案工作的轉(zhuǎn)變

　　隨著時(shí)代的發(fā)展及現(xiàn)代技術(shù)的進(jìn)步，以往的檔案管理方式已不能適應(yīng)新時(shí)刊發(fā)展的要求，使得現(xiàn)代檔案工作也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　(一)檔案載體方面

　　在檔案管理工作中，電子文件的傳遞速度及辦公進(jìn)度均較快，紙質(zhì)文件逐漸被取代。電子圖紙由于具有手工制作沒有的優(yōu)勢(shì)，得到了廣泛的應(yīng)用。在現(xiàn)代的檔案管理活動(dòng)中，人們可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助設(shè)計(jì)，從而有效完成產(chǎn)品圖紙從設(shè)計(jì)到存儲(chǔ)、再到查詢及修改的操作，方便、快捷。比如，生產(chǎn)一個(gè)大項(xiàng)目的產(chǎn)品，則會(huì)產(chǎn)生大量圖紙，大部分又沿襲了老產(chǎn)品成果，保留電子圖紙則會(huì)變得更方便、省時(shí)、省力。

　　(二)企事業(yè)檔案分類方面

　　隨著電子檔案的出現(xiàn)，會(huì)打破以往的文書檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案及基建檔案等傳統(tǒng)分類方式，進(jìn)而轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓上到y(tǒng)管理。在信息集成系統(tǒng)中，可設(shè)置相應(yīng)的管理模塊及流程。每一份完整的檔案，均會(huì)分散在若干個(gè)管理系統(tǒng)中，然后由計(jì)算機(jī)根據(jù)相關(guān)指令進(jìn)行工作目標(biāo)的設(shè)置及類目的調(diào)整。盡管各企事業(yè)單位的信息分類會(huì)有差異，但通過計(jì)算機(jī)管理能提高其分類的科學(xué)性、規(guī)范性。

　　(三)檔案接收與保管方面

　　在電子信息技術(shù)進(jìn)步飛快的背景下，若檔案人員不能在文件的形成及保管中充分利用電子技術(shù)，則可能導(dǎo)致文件缺失或不能被鑒定、保存及標(biāo)目，或是無法檢索利用。換言之，若檔案人員無法將信息錄入到信息集成系統(tǒng)中，將難以掌握到信息的重要部門，甚至無法接收檔案。由于電子文件或電子圖紙檔案可能在任一時(shí)刻產(chǎn)生，這使得檔案工作者將不能坐等檔案的最后形成及歸檔，而是要求檔案工作者需要在電子文件產(chǎn)生時(shí)則加強(qiáng)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)職能。值得提醒的是，檔案工作人員必須要有專人指導(dǎo)，才能掌握檔案信息接收管理平臺(tái)的運(yùn)用技巧，進(jìn)而保證檔案信息的可靠性、實(shí)時(shí)性及有效性，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。此外，當(dāng)前的檔案保管基本不再使用卷盒及框架作為裝具，而是采用“虛擬庫房”的存檔方式。

　　二、電子檔案管理面臨的問題分析

　　(一)檔案原件真實(shí)性方面的問題

　　電子文件極易被刪改，而且改后基本不留痕跡。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)形成文件材料期間，擬稿者未留下個(gè)人筆跡，單位負(fù)責(zé)人也不可能在文件磁盤簽發(fā)，這給日后檔案使用者確認(rèn)材料的真實(shí)性與權(quán)威性增加了難度。即便是軟盤中內(nèi)容被人刪改，也很難發(fā)現(xiàn)或確認(rèn)。

　　(二)檔案內(nèi)容保密性方面的問題

　　檔案是對(duì)一個(gè)單位成長(zhǎng)的記錄，包括各種決策、發(fā)展目標(biāo)及運(yùn)行方式等機(jī)密性內(nèi)容，關(guān)乎一個(gè)單位的生死存亡。因此，檔案內(nèi)容的保密性非常重要。然而，電子檔案管理在內(nèi)容的保密性上存在著很大風(fēng)險(xiǎn)，主要包括兩個(gè)方面：第一，存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備的電子文件，均可經(jīng)過使用網(wǎng)絡(luò)的任一種終端設(shè)備獲取;第二，存在于某一終端的電子文件，可同時(shí)發(fā)至若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。從這兩點(diǎn)來說，對(duì)于在規(guī)定時(shí)間內(nèi)的需保密或限制使用的內(nèi)容，存在著較大的安全保密隱患。

　　(三)電子檔案保存長(zhǎng)久性方面的問題

　　長(zhǎng)久性也是檔案的一個(gè)重要特征。由于檔案本身的特殊性及重要性，要求檔案應(yīng)被長(zhǎng)期、無損地保存，以便使用者檢索及利用，為單位的發(fā)展、決策提供可靠性依據(jù)。近年來，辦公自動(dòng)化日漸深入，許多單位也逐步實(shí)現(xiàn)了無紙辦公，各種決策、信息均已存入網(wǎng)絡(luò)，然后使用計(jì)算機(jī)便可獲取到需要的信息。該方法為檔案歸檔提供了便利，但如果網(wǎng)絡(luò)癱瘓或被毀，則很容易遭受病毒或“黑客”攻擊，進(jìn)而引發(fā)各類故障，導(dǎo)致電子文件缺失，文件將不復(fù)存在，給單位造成不可估量的損失。

　　(四)檔案管理軟件統(tǒng)一性方面的問題

　　盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，但其軟件研制速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于硬件發(fā)展，無法滿足存儲(chǔ)各方面的發(fā)展要求。由于各地區(qū)的發(fā)展程度不同，所使用的檔案系統(tǒng)也存在著差異，這必然會(huì)對(duì)各地區(qū)、各地方的檔案應(yīng)用及全國聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生一定程度的影響。

　　三、解決方案分析

　　(一)加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

　　進(jìn)入到電子檔案管理階段后，擁有一批精通檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的專業(yè)人才至關(guān)重要。比如，可積極組織對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力;可通過送出國深造、招考等方式選拔精通檔案管理業(yè)務(wù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才。通過各種方式，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，使其能夠靈活運(yùn)用所需知識(shí)，以利于檔案管理水平的提升。

　　(二)注重對(duì)維護(hù)電子文件真實(shí)性與安全性法規(guī)的完善

　　在電子文件的各個(gè)發(fā)展階段中，從形成到處理，再到歸檔及保管、利用，信息均存在被更改或丟失的可能性。盡管有信息安全技術(shù)夠完善，但也要有相應(yīng)的管理制度為保障，才可確保其順利實(shí)施。換言之，完善各種法規(guī)及管理體制，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的重要前提，是保證其安全性的關(guān)鍵。所以，單位管理人員應(yīng)加強(qiáng)完善關(guān)于維護(hù)電子文件真實(shí)性及安全性的各種標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，以保證各部門能夠依法管理電子文件及檔案。

　　(三)建立健全電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

　　在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代下，電子文件的數(shù)量日益增多，故亟需一套合理、科學(xué)、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，以保證電子檔案管理的真實(shí)性、可靠性及安全性。因此，應(yīng)建立并健全各種電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，并用其對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等工作進(jìn)行規(guī)范，使檔案自形成起便得到有序、科學(xué)的管理。目前，該項(xiàng)工作是檔案管理部門亟需解決的一個(gè)問題，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

　　(四)加強(qiáng)先進(jìn)電子檔案管理軟件的研發(fā)

　　鑒于電子檔案管理工作的特殊性，亟需研發(fā)一種新型的檔案管理軟件。這種軟件應(yīng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，且能兼容，以適應(yīng)新時(shí)代電子檔案管理工作的發(fā)展需要。因此，檔案管理單位應(yīng)加強(qiáng)新型管理軟件的研發(fā)，并將其在全國檔案系統(tǒng)中推廣應(yīng)用。通過這樣，不但能夠提升電子檔案的管理水平，還能進(jìn)一步保證電子檔案的安全、保密及真實(shí)。

　　總而言之，在辦公自動(dòng)化普遍實(shí)現(xiàn)的時(shí)代下，加上信息高速公路的建成，給傳統(tǒng)檔案工作造成了重大打擊，這也在一定程度上要求改革檔案管理工作的方式與手段。在這樣的情況下，檔案部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前局勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前電子檔案管理工作面臨的問題，并及時(shí)采取有效的解決方案，不斷提升檔案工作水平。

　　電子檔案管理論題拓展：虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對(duì)電子資料實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個(gè)生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。