計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及迎來了信息化時(shí)代，大大提高了各行各業(yè)的工作效率。本篇檔案職稱論文發(fā)表闡述了信息化時(shí)代檔案管理面臨的改革制約問題，認(rèn)為全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化應(yīng)當(dāng)建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍，統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，將“三個(gè)”并重貫穿檔案信息化工作始終。

　　推薦期刊：《檔案與建設(shè)》Archives and Construction(月刊)1984年創(chuàng)刊，宣傳貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的路線、方針、政策，繁榮檔案學(xué)術(shù)，弘揚(yáng)檔案文化，發(fā)掘檔案資源，指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。讀者對(duì)象主要為檔案、文秘及史學(xué)工作者。有英文目次及提要。本刊堅(jiān)持為社會(huì)主義服務(wù)的方向，堅(jiān)持以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導(dǎo)，貫徹“百花齊放、百家爭鳴”和“古為今用、洋為中用”的方針，堅(jiān)持實(shí)事求是、理論與實(shí)際相結(jié)合的嚴(yán)謹(jǐn)學(xué)風(fēng)，傳播先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，弘揚(yáng)民族優(yōu)秀科學(xué)文化，促進(jìn)國際科學(xué)文化交流，探索防災(zāi)科技教育、教學(xué)及管理諸方面的規(guī)律，活躍教學(xué)與科研的學(xué)術(shù)風(fēng)氣，為教學(xué)與科研服務(wù)。

　　【關(guān)鍵詞】檔案信息化?問題?有效途徑

　　隨著信息化時(shí)代的到來和信息技術(shù)的不斷深入發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能跟上信息化時(shí)代的步伐。檔案的管理已經(jīng)不僅限于對(duì)檔案進(jìn)行保管和利用，還應(yīng)該包括對(duì)檔案的采集、整理、服務(wù)等，而在這整個(gè)過程中，都必須將信息化貫穿始終。也就是說，檔案信息化是未來檔案管理的全面發(fā)展趨勢，必須重視檔案的信息化建設(shè)。

　　一、檔案信息化的定義

　　檔案信息化，即由國家檔案行政管理部門進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織以及規(guī)劃，將現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理，對(duì)各種信息和資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、管理等。這個(gè)定義涵蓋了四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，即全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化跟數(shù)字化、全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享、全面實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改革、全面實(shí)現(xiàn)檔案從收集到利用全過程的一體化。

　　二、檔案信息化建設(shè)面臨的問題

　　(一)自身因素制約

　　當(dāng)前很多地區(qū)都還是傳統(tǒng)的檔案館，檔案建設(shè)的重點(diǎn)仍然是對(duì)檔案的保護(hù)和保管，確保檔案資料的完整性。在這樣的工作指導(dǎo)思想下，明顯就沒有對(duì)檔案進(jìn)行信息化規(guī)劃，使得檔案館現(xiàn)有的布局與規(guī)劃難以跟上信息化時(shí)代的發(fā)展需求，自然也就不能為檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展創(chuàng)建一個(gè)良好的發(fā)展平臺(tái)，最終就阻礙了檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展。

　　(二)國家和政府的制約

　　檔案信息化建設(shè)不是一朝一夕的事情，是一項(xiàng)具備系統(tǒng)性、復(fù)雜性和艱巨性的工作，在建設(shè)過程中要綜合考慮多方面的問題，尤其需要國家和政府的大力支持。但事實(shí)上很多地區(qū)的檔案信息化建設(shè)工作都還處于初級(jí)階段，在技術(shù)上和組織上都缺乏強(qiáng)有力支撐，在管理、技術(shù)等方面更是沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏規(guī)范性，這就更加劇了檔案信息化建設(shè)的阻礙。

　　(三)硬件環(huán)境制約

　　檔案信息化建設(shè)必須要有完善、統(tǒng)一的硬件環(huán)境，但因?yàn)橐恍n案館在計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)方面沒有規(guī)劃性，導(dǎo)致開發(fā)出來和應(yīng)用到實(shí)際中的軟件在實(shí)用性、通用性等方面都表現(xiàn)出了滯后性。加之在計(jì)算機(jī)設(shè)備配備以及設(shè)備性能方面也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足檔案信息化建設(shè)的需求。

　　(四)專業(yè)人才缺乏

　　檔案信息化建設(shè)必須要有專業(yè)的人才做基礎(chǔ)，但實(shí)際上很多檔案工作者的素質(zhì)、能力都不高，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)以及操作技能知之甚少，這就導(dǎo)致信息化技術(shù)很難滲透到檔案管理工作中，進(jìn)而阻礙檔案的信息化建設(shè)。此外，檔案工作人員的配置也缺乏科學(xué)性和合理性，多數(shù)都是普通操作型人員，咨詢服務(wù)、系統(tǒng)開發(fā)、信息導(dǎo)航等方面的專業(yè)人才十分缺乏。

　　(五)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范未統(tǒng)一

　　很多地區(qū)檔案館在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，都過于追求購買先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，缺少對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)的重視，最終出現(xiàn)“有車無路”的情況，使得檔案信息化建設(shè)受到各種阻礙，花費(fèi)大量資金創(chuàng)建的檔案信息系統(tǒng)難以發(fā)揮出實(shí)際效用，不能為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供有效服務(wù)。

　　三、檔案信息化建設(shè)的有效途徑

　　(一)強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識(shí)

　　檔案部門要結(jié)合實(shí)際，從多方面強(qiáng)化檔案管理人員、組織人員、檔案管理部門等對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，讓他們意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性;同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案信息化建設(shè)有關(guān)法律法規(guī)的宣傳，從法律層面強(qiáng)化他們的檔案信息化管理和建設(shè)意識(shí)。讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不僅限于對(duì)資料進(jìn)行保管，還應(yīng)包含對(duì)資料的收集、整理、歸檔、利用等。只有強(qiáng)化了思想意識(shí)，才能在檔案信息化建設(shè)過程中突破各種局限。

　　(二)落實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與合理分配

　　基礎(chǔ)設(shè)備包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及檔案信息化設(shè)備。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案傳輸、交換以及信息資源共享的平臺(tái)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和儲(chǔ)存，創(chuàng)建配套的數(shù)據(jù)庫，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案信息化設(shè)備包括復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬件和軟件等，通過這些信息化設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的自動(dòng)轉(zhuǎn)化、表木、檢索、儲(chǔ)存、上載、標(biāo)引、立卷等，最終實(shí)現(xiàn)檔案收集-整理-歸檔-數(shù)字化處理-儲(chǔ)存-傳輸-利用的一體化管理。購置齊全基礎(chǔ)設(shè)施之后，還應(yīng)結(jié)合檔案部門的實(shí)際情況對(duì)設(shè)施進(jìn)行合理分配，避免設(shè)施閑置和浪費(fèi)。

　　(三)全面強(qiáng)化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

　　檔案部門要結(jié)合檔案工作人員實(shí)際情況，開展有針對(duì)性的思想教育、知識(shí)教育和能力培訓(xùn)。如開展思想教育，讓檔案工作人員樹立牢固的檔案信息化建設(shè)意識(shí);開展知識(shí)教育，幫助檔案工作人員及時(shí)掌握最新的計(jì)算機(jī)知識(shí);開展能力培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握各種信息化設(shè)備的正確操作，為檔案信息化建設(shè)奠定專業(yè)人才基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)結(jié)合檔案工作各個(gè)崗位的性質(zhì)和特點(diǎn)以及檔案人員的強(qiáng)項(xiàng)，對(duì)檔案人員進(jìn)行合理分配，確保檔案信息化建設(shè)工作的高效性和連續(xù)性。

　　(四)統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

　　檔案部門應(yīng)制定科學(xué)、合理、完善、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案信息化工作的開展提供有力依據(jù)和支撐。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)、資源共享標(biāo)準(zhǔn)、傳遞標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，檔案信息化建設(shè)的工作就難以順利開展，各類檔案的收集、整理等都各有一套，這對(duì)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)也是一大阻礙。具體可以統(tǒng)一制定《檔案填寫規(guī)范與收集標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案分類標(biāo)準(zhǔn)》、《紙質(zhì)檔案與電子檔案轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)》、《紙質(zhì)檔案提交標(biāo)準(zhǔn)》等，確保各個(gè)部門提交的檔案都已嚴(yán)格依照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

　　(五)將“三個(gè)”并重貫穿檔案信息化工作始終

　　第一，軟件和硬件并重。檔案信息化建設(shè)過程中必須將軟件跟硬件并重，重視軟件的跟進(jìn)以及應(yīng)用管理，特別要重視操作人員綜合素質(zhì)的提升，這對(duì)檔案信息化建設(shè)的成果有很大影響。同時(shí)要確保硬件的建設(shè)，緊抓人員的教育與培訓(xùn)，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行集中輔導(dǎo)和個(gè)別指導(dǎo)，創(chuàng)造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，提升人員的綜合素質(zhì)和能力。第二，資源整合和職能分配并重。對(duì)已有資源進(jìn)行有效整合，打破各部門存在的封鎖以及壟斷現(xiàn)象，在堅(jiān)持檔案保密的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)、資料、政策、法律法規(guī)等的透明度，最大限度發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值和效益。第三，加快建設(shè)和落實(shí)安全并重。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長久保存、充分利用，確保檔案資源的完整性、真實(shí)性和科學(xué)性，迎合信息化時(shí)代人們對(duì)檔案的需求標(biāo)準(zhǔn)，因此，必須要加快檔案信息化建設(shè)的腳步。同時(shí)，還要落實(shí)檔案資源的安全防范工作，認(rèn)真研究各種計(jì)算機(jī)病毒，安裝相應(yīng)的殺毒軟件、防火墻等，避免病毒入侵以及黑客侵襲，保證檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、可靠性和長久性。

　　綜上所述，在信息化時(shí)代的今天，檔案信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢，檔案部門必須要重視檔案的信息化建設(shè)，不斷改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，將信息化技術(shù)、知識(shí)和設(shè)備逐漸融入檔案管理工作中，進(jìn)而逐漸實(shí)現(xiàn)檔案的全面信息化建設(shè)和發(fā)展，最大限度發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，突顯出檔案信息化管理在信息化時(shí)代的重要性。

　　檔案信息化建設(shè)論題拓展：21世紀(jì)隨著信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的一種戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)則是開發(fā)和充分利用這種信息資源的重要手段。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來新的機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路，是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有效服務(wù)的重要舉措，對(duì)于檔案管理水平的提升具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。