隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)，特別是internet/intranet的出現(xiàn)及其相關(guān)技術(shù)的迅速發(fā)展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，對傳統(tǒng)的辦公和生活方式產(chǎn)生了巨大的沖擊，所有的企業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)內(nèi)的員工作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)能否及時(shí)交流﹑獲取各種相關(guān)信息，從而高效地協(xié)同工作，把握轉(zhuǎn)瞬即逝的機(jī)會(huì)，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關(guān)鍵。

　　面對這樣的形勢，越來越多的企業(yè)打算或正在將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到日常經(jīng)營管理上來，改變過去單純的手工辦公方式，以便在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享﹑協(xié)同工作乃至科學(xué)的管理和決策，從而提高效率﹑增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

　　一. 國內(nèi)外辦公自動(dòng)化發(fā)展的趨勢

　　1. 傳統(tǒng)辦公模式

　　傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主進(jìn)行大量文件的處理，多指文字處理系統(tǒng)﹑輕印刷系統(tǒng)﹑文檔管理系統(tǒng)。這種模式無法實(shí)現(xiàn)信息的共享﹑交換﹑傳遞;無法實(shí)現(xiàn)單位﹑企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào);難以對非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進(jìn)行有效的處理。同時(shí)，傳統(tǒng)的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況﹑不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事務(wù)的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實(shí)現(xiàn)。信息的交流和共享，以及團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作等無法完美的實(shí)現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。

　　2. 辦公自動(dòng)化

　　辦公自動(dòng)化是近年來隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動(dòng)化英文原稱office automation，縮寫為OA,辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)等。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志。

　　3. 網(wǎng)絡(luò)辦公模式

　　網(wǎng)絡(luò)辦公就是采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。改變過去復(fù)雜﹑低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。

　　4. 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢

　　隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)﹑計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入了新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：

　　(1)集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統(tǒng)。

　　(2)智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)。如：

　　漢字識(shí)別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。

　　(3)多媒體化。包括對數(shù)字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動(dòng)畫的綜合處理。

　　(4)運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換(EDI)。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。

　　辦公自動(dòng)化的趨勢，要求企業(yè)使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模式，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

　　二.目前企業(yè)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及問題

　　1. 目前企業(yè)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀

　　近年以Intranet為基礎(chǔ)的OA構(gòu)造出了人與系統(tǒng)和諧的辦公環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外信息傳遞、工作日程安排、小組協(xié)同工作、工作流應(yīng)用自動(dòng)化等等，極大地改變了傳統(tǒng)辦公室以人工為主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，節(jié)約了辦公空間。據(jù)Cisco網(wǎng)絡(luò)公司介紹，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施的OA系統(tǒng)比沒有網(wǎng)絡(luò)的OA系統(tǒng)提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支機(jī)構(gòu)，公司給銷售、市場、技術(shù)和行政人員配備了電腦、打印機(jī)、Modem等設(shè)備，可以在任何地方辦公，得以將辦公大樓從9層減少成4層;美國第二大會(huì)計(jì)公司安達(dá)信公司，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)OA后將辦公面積減少了一半。這種在任何地方都可以辦公的虛擬辦公室已經(jīng)風(fēng)靡全美。

　　我國的辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)歷了一個(gè)較長的發(fā)展階段，目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化根據(jù)發(fā)展程度可以劃分為以下四類：

　　(1) 起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用，ms office系列﹑wps系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。

　　(2) 已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處于閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

　　(3) 已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

　　(4) 已經(jīng)建立了自己的intranet網(wǎng)絡(luò)：使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng);能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通;通過internet發(fā)布，宣傳企業(yè)的產(chǎn)品﹑技術(shù)服務(wù);intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

　　我廠的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過幾年的發(fā)展，已經(jīng)屬于第四類。

　　2.企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化面臨的問題

　　我國從80年代開始，尤其是進(jìn)入90年代，辦公自動(dòng)化發(fā)展迅猛。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)辦公系統(tǒng)。再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(intranet),企業(yè)外部網(wǎng)(extranet)，已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢。目前,在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的進(jìn)程中還有以下問題需要注意：

　　(1) 效率。辦公人員大都非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)尤其是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及硬件知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致辦公效率的降低，也造成系統(tǒng)管理員工作量的增大，如系統(tǒng)維護(hù)及軟件升級。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統(tǒng)后期成本居高不下。

　　(2) 安全性。人們對信息的價(jià)值有了更深的認(rèn)識(shí)，因而對信息的存儲(chǔ)和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統(tǒng)信息以致命的打擊。

　　3. 企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的要求

　　辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，并根據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

　　辦公自動(dòng)化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析，四類企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)區(qū)別對待：

　　(1) 第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成。

　　(2) 對于第二﹑第三類企業(yè)，由于企業(yè)intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入比網(wǎng)絡(luò)投資少的資金，即可開發(fā)通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高。

　　(3) 對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。

　　三. 怎樣實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

　　1.實(shí)施辦公自動(dòng)化的原則

　　在實(shí)施辦公自動(dòng)化的過程中，我們必須遵循以下幾項(xiàng)原則：

　　(1) 實(shí)用性原則

　　(2) 先進(jìn)性及成熟性原則

　　(3) 可靠性原則

　　(4) 開放性及安全性原則

　　(5) 標(biāo)準(zhǔn)化原則

　　(6) 可擴(kuò)充性原則

　　(7) 可維護(hù)性﹑可管理性原則

　　(8) 節(jié)約性原則

　　2.實(shí)施辦公自動(dòng)化的環(huán)境

　　人是系統(tǒng)第一因素，即現(xiàn)在的辦公室除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，還需要增加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，設(shè)備維護(hù)人員等。

　　現(xiàn)代辦公自動(dòng)化對工作人員的素質(zhì)提出了很高的要求。新形勢新環(huán)境意義下的政治思想和職業(yè)道德是當(dāng)然的基本素質(zhì)。精業(yè)務(wù)懂管理、有經(jīng)濟(jì)頭腦、熟悉規(guī)則遵守法律、具備現(xiàn)代人意識(shí)是更高的素質(zhì)要求。而必須具備的最基本的素質(zhì)是能操作計(jì)算機(jī)，要求達(dá)到：

　　(1) 具備計(jì)算機(jī)硬件、軟件常識(shí)

　　(2) 熟練掌握一種漢字錄入方法

　　(3) 了解計(jì)算機(jī)上的目錄和文件的基本概念

　　(4) 網(wǎng)絡(luò)軟件的基本操作：會(huì)收發(fā)Email、文件和傳真，會(huì)用瀏覽器

　　(5) 了解數(shù)據(jù)庫檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析的基本概念

　　(6) 其它關(guān)于硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、病毒概念、數(shù)據(jù)備份等等，當(dāng)然是多多益善。

　　技術(shù)設(shè)備﹑計(jì)算機(jī)是系統(tǒng)重要因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)﹑復(fù)印機(jī)﹑電話機(jī)﹑傳真機(jī)﹑路由器﹑服務(wù)器﹑光盤機(jī)等等，這些設(shè)備也要維護(hù)﹑更新。

　　各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)﹑網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)﹑文字處理軟件﹑專項(xiàng)工作程序軟件等等。

　　此外，還需要構(gòu)建一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證系統(tǒng)的運(yùn)行暢通。

　　3.實(shí)施辦公自動(dòng)化的步驟

　　第一，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)，工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

　　第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀(jì)要﹑會(huì)議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)處理等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。

　　第三，在internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集﹑發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大大跨地區(qū)﹑跨省市。

　　在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性﹑穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著信息化建設(shè)的成就。

　　4. 我廠辦公自動(dòng)化的實(shí)施

　　我廠實(shí)施的rj-eflow全網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基于internet/intranet技術(shù)開發(fā)，通過統(tǒng)一的信息共享與發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)OA的公文運(yùn)轉(zhuǎn)與企業(yè)內(nèi)部管理信息的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，達(dá)到信息的高度共享與管理，集成了企業(yè)的各種信息系統(tǒng)的應(yīng)用，是新一代基于知識(shí)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。它改善了無紙化辦公環(huán)境，提高了工作實(shí)效，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)決策提供支持信息，同時(shí)，各職能部門實(shí)現(xiàn)信息共享。根據(jù)我廠辦公及業(yè)務(wù)的特點(diǎn)將系統(tǒng)分為個(gè)人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機(jī)關(guān)事務(wù)以及公共信息等欄目。

　　四. 對企業(yè)辦公自動(dòng)化的幾點(diǎn)思考

　　1. 什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?

　　絕大部分企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同，具體體現(xiàn)在：

　　(1) 信息化尚未入門的企業(yè)。由于沒有信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動(dòng)化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。

　　(2) 信息化失敗或者嚴(yán)重缺乏信息化工作信心的企業(yè)。信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，選擇辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。

　　(3) 缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此，對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

　　已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)還需要進(jìn)一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)。辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

　　2. 辦公自動(dòng)化并不代表辦公“無紙化”

　　有人認(rèn)為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就是實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公就是在日常事務(wù)中不再需要紙張，這種想法是錯(cuò)誤的。“無紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動(dòng)化的基本要求或者說是辦公自動(dòng)化的直接效果。改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公﹑公文流轉(zhuǎn)和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務(wù)中解放出來，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時(shí)候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統(tǒng)不夠完善，考慮到突發(fā)事件的發(fā)生，這時(shí)紙質(zhì)文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術(shù)規(guī)范也需要紙質(zhì)文件。

　　3. 實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化需要自上而下的推進(jìn)

　　辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搞好組織協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作任務(wù)完成。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化配合，構(gòu)筑合力。各部門﹑各車間要高度重視辦公自動(dòng)化建設(shè)工作，切實(shí)納入重要議事日程，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常聽取工作匯報(bào)，及時(shí)指導(dǎo)工作運(yùn)行。分管領(lǐng)導(dǎo)要具體抓，要深入實(shí)際，及時(shí)掌握辦公自動(dòng)化建設(shè)情況，及時(shí)解決工作中遇到的問題。要加強(qiáng)督促檢查，有計(jì)劃﹑有力度地搞好工作推進(jìn)。各部門要落實(shí)專人，全程抓好本部門的工作。要集中人力﹑物力﹑財(cái)力保障本部門網(wǎng)絡(luò)﹑應(yīng)用系統(tǒng)的健康運(yùn)行。盡快理順辦公自動(dòng)化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)，積極開展工作，確保全廠辦公自動(dòng)化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，整體推進(jìn)。

　　4.建立嚴(yán)格的使用權(quán)限和層次分明的管理制度

　　根據(jù)工廠對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進(jìn)入辦公系統(tǒng)的用戶，采取按部門﹑職務(wù)，進(jìn)行優(yōu)先等級和功能模塊的設(shè)定。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會(huì)用到的修改功能。企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)簽發(fā)﹑查閱人事資料等與本部門有關(guān)的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數(shù)據(jù)庫的權(quán)限，應(yīng)該說NOTES(辦公自動(dòng)化的支持軟件)的保安工作是非常出色的，無密碼就進(jìn)入不了系統(tǒng)，有密碼無權(quán)限時(shí)，進(jìn)入了系統(tǒng)，也只是告訴你無權(quán)使用;有密碼有權(quán)限無功能，重要操作不顯示操作鈕。可見信息化部門要把握好角色﹑權(quán)限和密碼的設(shè)定，這樣，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的寶貴數(shù)據(jù)才能高枕無憂。要建立辦公自動(dòng)化管理制度和考核辦法，明確單位的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)﹑責(zé)任部門和直接責(zé)任人的工作職責(zé)和任務(wù)，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，推行一套融管理﹑監(jiān)督﹑激勵(lì)相一致的有效機(jī)制。

　　5. 牢固樹立信息安全意識(shí)

　　(1) 要牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。要樹立保密意識(shí)，高度重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，不得將內(nèi)部涉密的計(jì)算機(jī)﹑設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)接入網(wǎng)絡(luò)，不準(zhǔn)在網(wǎng)上傳輸和存放涉密信息。各單位主要責(zé)任人為網(wǎng)絡(luò)安全的第一責(zé)任人，信息員為具體責(zé)任人，各司其職，將工作落到實(shí)處。

　　(2) 要做好計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理工作。信息化部門要加強(qiáng)技術(shù)及管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，經(jīng)常對各單位網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查，對存在的問題及時(shí)指出﹑及時(shí)糾正，務(wù)必確保安全。建立安全事件報(bào)告制度，各單位一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事件，必須在第一時(shí)間向信息化部門報(bào)告。

　　(3) 要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理，凡安裝﹑維護(hù)﹑連接和設(shè)置，均由信息化部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態(tài)﹑性能，嚴(yán)禁改變其連接關(guān)系﹑運(yùn)行狀態(tài)和系統(tǒng)的設(shè)置。

　　6. 要加強(qiáng)對職能人員的培訓(xùn)

　　辦公系統(tǒng)在初始啟動(dòng)時(shí)，大量的資料需要輸入，許多表結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行設(shè)置。在還沒能駕馭電腦的時(shí)候，有一些畏難和辦公習(xí)慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發(fā)，幫助他們克服困難，推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)展。目前，我廠已經(jīng)對辦公自動(dòng)化的使用人員進(jìn)行了多次系統(tǒng)培訓(xùn)，其中包括廠級領(lǐng)導(dǎo)﹑中層領(lǐng)導(dǎo)﹑工廠信息人員﹑信息發(fā)布人員﹑一般使用人員。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)使他們能夠熟練的操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，保證了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良性運(yùn)行。

　　7. 勤維護(hù)，常保養(yǎng)，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)中

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是辦公人員的辦公平臺(tái)，經(jīng)常使用，難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，因此要認(rèn)真對待辦公人員的每一個(gè)求助，認(rèn)真解決操作中的問題，及時(shí)處理系統(tǒng)的疵點(diǎn)。曾經(jīng)遇到到這樣的一種情況，財(cái)務(wù)部的報(bào)表無法發(fā)布，NOTES提示有錯(cuò)，在排錯(cuò)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)是系統(tǒng)的源程序設(shè)定范圍中，為包含那個(gè)出錯(cuò)的特殊字符。諸如此類問題的處理過程，可以讓系統(tǒng)管理員獲得更多的維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)。還有定期的程序整理。以一年為限的數(shù)據(jù)庫復(fù)制等工作都有利于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好運(yùn)行。

　　綜上所述，辦公自動(dòng)化發(fā)展到今天，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的定義已經(jīng)由原來的簡單的公文處理擴(kuò)展到整個(gè)企事業(yè)單位的信息交換平臺(tái)，其功能已經(jīng)有了極大的飛躍。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的不斷發(fā)展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域得到更好的應(yīng)用和發(fā)展做出我們應(yīng)有的貢獻(xiàn)。