摘要：本文敘述了在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案管理工作如何實現(xiàn)信息化建設(shè)，才能更好的發(fā)揮其巨大的利用價值。

　　關(guān)鍵詞：檔案,信息化,建設(shè)

　　當今社會科技發(fā)展日新月異,信息化已成為社會經(jīng)濟發(fā)展的大勢所趨。隨著計算機信息技術(shù)作用的日益深廣,各種高效掃描設(shè)備及各種數(shù)字技術(shù)的應用,使辦公自動化水平大大提高,多媒體技術(shù)也廣泛應用于檔案管理之中,從而使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到極大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)不能完全適應新時代檔案工作的需要。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的應用已成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的現(xiàn)代社會的必然選擇。

　　一、檔案信息與信息化建設(shè)的關(guān)系

　　檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越被社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它與檔案的內(nèi)容有密切聯(lián)系;三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用做準備，檔案信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

　　信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟時代主線。信息是知識經(jīng)濟的主導和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當然是貫穿全局的發(fā)展主線。

　　檔案管理工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權(quán)利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運作模式。

　　信息化建設(shè)是檔案管理工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務售貨員、檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。

　　二、加快檔案信息化工作的途徑

　　首先要加大投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作信息化的實現(xiàn)，政府要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的計算機及其用友軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化，增加庫房面積，購置必備的檔案裝具，擴大室藏種類。

　　其次改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務方式已經(jīng)不能適應檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務方式，為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統(tǒng)很多，國家檔案部門應制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，避免重復開發(fā)，并規(guī)范市場管理;二是縮微技術(shù)服務。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效;一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運用頗多，節(jié)約人力和館庫空間;三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用于國防檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務;四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)等，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案;五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進行服務;六是視聽傳播服務。運用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。

　　第三培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”;這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩(wěn)定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓應該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學系統(tǒng)的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內(nèi)容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。

　　三、建立健全檔案法制體系

　　由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產(chǎn)權(quán)的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產(chǎn)權(quán)的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產(chǎn)權(quán)的保護才能落到實處。檔案法制建設(shè),實際上就是檔案立法,檔案行政執(zhí)法,檔案法制監(jiān)督等工作的有機給合,就是保證檔案法規(guī)在檔案活動中得到貫徹落實的過程。加強檔案法制建設(shè)不僅是檔案工作自身發(fā)展的需要,而且是影響市場經(jīng)濟和知識經(jīng)濟健康成長的一個不可忽視的因素。1978年9月《中華人民共和國檔案法》的頒布,標志著檔案工作開始走上依法治檔的道路。這是我國加強法制建設(shè)、全面實施依法治國的一項重大舉措,也是規(guī)范檔案管理部門依法行政,依法監(jiān)督的責任和義務,對加強檔案法制建設(shè),推進檔案工作全面健康發(fā)展必將起到積極的推動作用,從而使檔案工作在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中發(fā)揮重要作用。隨后出臺的檔案管理法規(guī),使依法治檔進入了新的階段,為檔案工作在法制環(huán)境下健康發(fā)展創(chuàng)造了條件。檔案工作在市場經(jīng)濟條件下僅靠自身自發(fā)的作用是無法解決的。要想在短時期內(nèi)成功地推進檔案事業(yè)的現(xiàn)代化,只有走法制化的道路。檔案法制建設(shè)不僅要立足于自身的權(quán)利和義務,還要考慮新技術(shù)環(huán)境下的檔案現(xiàn)象及相關(guān)立法問題。有了適應于時代的檔案法規(guī)系統(tǒng),改善了檔案執(zhí)法的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境,檔案工作才能實現(xiàn)其應有的社會功能,在社會政治、經(jīng)濟、文化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

　　為了讓我們的檔案工作更好的順應時刊發(fā)展的需要，我們必須加快檔案工作的發(fā)展步伐,提高現(xiàn)代化服務水平,全面推進檔案信息建設(shè)工程。