[摘 要]計算機的出現促進整個社會文明的進步，其運用也涉及到生活和工作中的方方面面，提升辦公效率的同時，提升企事業單位綜合實力。計算機技術的發展突破了原有辦公形式，并由此誕生新的模式，辦公室自動化，簡稱OA。這種人機相結合的方式，優化了企事業單位管理機制、提升企事業單位運行速度、加強協同化辦公。本文主要結合實際，分析辦公室自動化和計算機運用以及實際操作，以供辦公室工作人員更好地提高運用水平。。

　　[關鍵詞]辦公室自動化;計算機;運用

　　引言

　　以往辦公室工作內容比較狹窄，然而隨著經濟形式的轉變，原有的職能已經無法符合人們工作需要，為了提高工作效率，降低人工處理費用，人們開始注重自動化引用。對比原有辦公形式來說，自動化是一種全新的辦公模式，其主要運用計算機等先進裝備，同步工作，從而最終提升辦公效率。在信息溝通方面，辦公自動化突破了原有封閉的辦公模式，開始轉向信息交流。此外，人機一體化的模式還可以實現原有辦公無法達到的工作形式，提升辦公處理能力的同時增強企事業單位競爭力。

　　一、辦公室自動化概述

　　辦公室自動也就是Office Automation ，簡稱OA，其主要是基于計算機進行數據存儲、運算、分析等工作。辦公自動化的主要思想就是信息和數據的傳輸、資源整合和多維度思考等三點。

　　第一，以前的辦公室操作主要依賴的是人力，信息傳輸非常的封閉，再加上辦公室產生的大量的數據和信息，使得企事業單位實際辦公效率非常低下。而辦公自動化主要運用的是先進的科學裝備，比如文字編輯和處理器、3D打印裝備、互聯網科技等完成了全面的共享工作，此外，這些裝備的運用還突破了時間和空間上的壁壘，使得信息間的傳遞更加高效、順暢。

　　第二，以往的辦公室缺少資源整合能力，人力操作造成大部分資源的浪費和流失。然而，辦公室自動化的主體是計算機，因此其可以有效利用計算機實現資源的分類、整合，并結合人機統一模式，實現資源最大化價值，從而為企事業單位的健康發展提供幫助。

　　第三，計算機技術需要強大的思維能力支持，而人工智能的研發主要針對的是人們的思維，所以極大程度提升工作人員的思考能力。在企事業單位進行決策或者某些戰略部署時，辦公室自動化可以有效提供輔助，并找出工作者沒有發現的問題，降低企事業單位所需要面對的風險。值得注意的是，辦公室自動化需要操作者很強的專業技能和知識，只有熟練掌握各項技術和先進裝備，才能實現最大化價值。

　　二、辦公室自動化和計算機運用的實際操作

　　(一)信息和數據的處理

　　辦公室實施自動化的最終目的是處理辦公室各項信息和數據，即對辦公室產生的信息和數據進行收集、歸納、分析、整合，再根據相關文件進行核對和計算，最后進行編檔、存檔以及有關分類、保管、搜索和修改等工作。在這當中還涉及到信息和數據處理工作，因此工作內容非常繁瑣。辦公室自動化管理主要特點是便捷性、實用性和可靠性高。針對辦公室自動化而言，其便捷性指的是信息和數據存儲、提取方便;實用性指的是數據和信息都是開放的，因此可以很好的企事業單位系統所獲取并使用;可靠性指的是數據都是真實有效的。與此同時，針對辦公室保密組織而言，還需要注重數據和信息的保密程度。計算機數據和信息是辦公室管理重中之重的工作，其在實際運用中主要表現在：

　　第一，幫助使用者創建或者提供所需要的辦公室文件體系或數據庫。使用者可以根據自身要求，有針對性的創建有關辦公室文件系統或者數據庫，以方便在需要的時候快速找到，并提取有用信息;

　　第二，分類控制。辦公室產生的數據和信息可以在計算機上分類間檔，比如，信件消息文檔、報告文檔、圖形文檔、音頻文檔等;

　　第三，便于提取和保存文件。辦公室自動化之后，使用者只需要將所需要的文件命名成自己所需要的關鍵詞，然后使用者就可以根據這些關鍵詞精確查找，并還可以就文件進行加密，從而保證了信息的安全性。

　　(二)信息和數據的傳輸

　　辦公室實施自動化之后就可以將信息進行保存，然后通過自動化體系處理信息并發送到有需要的部門或者使用者計算機上。因此信息和數據在傳輸時，可以選擇的渠道主要網絡電弧啊、傳真機、復印機等機械裝備，還可以選擇一些企事業單位局域網來進行統一管理。這種局域網實際上就是一種通訊網，其本質是遠程計算機同時和多臺計算機保持資源共享。比如，IBM PC局域網，此網的最大特點就是易于實現，其只需要通過一個常規的閉路電視零部件就可以完成資源共享。

　　一個基礎的局域網正常使用的是一些電纜配件，使用者講這些電纜安裝到自己計算機上，就可以操作。通過IBM PC局域網連接的機器最多可以達到78臺;倘若由于閉路電視機生產單位安排的專業人員安裝，同時間段內可以達到255臺;倘若選擇的是雙向閉路電視版，那么同時間段內最高達到千臺裝備，并確保三英里的距離連接順暢。最近幾年，我國計算機研究機構研發了一種ZD-NET局部網，其主要特征是可以通過常規的雙絞線連接六十四家工作者，從而實現各項資源的共享，其工作距離最大為1.2英里。

　　(三)判斷和決策

　　對于辦公室管理工作者來說，計算機是辦公室管理人員的最佳幫手，辦公室工作者可以通過計算機完成各項數據的整理、分析、整合，并給予最有效的信息結論。從這一點可以得知，計算機的判斷和決策體系在辦公室自動化體系中的普及度非常的高。辦公室自動化對于計算機信息和數據體系的需求并單單只有文件的處理，其還有有效幫助相關工作者處理一些簡單的工作，比如，協助管理工作者人員管理或者改進職業規劃等。提升了工作效率的同時，還可以及時的糾正工作者的錯誤操作，從而為今后的預判工作提供幫助。

　　坦白的說，辦公室自動化可以幫助有關工作者進行決策的性能是實現通過辦公室管理信息體系和決策的科學聯系在一起來完成的。換句話說，辦公室管理者和決策者可以利用辦公室管理體系來進行信息的查詢，并找出日常工作中存在的問題，然后根據這些問題提出針對性的解決措施。以上操作都離不開計算機自動化體系，可以說此系統的運用有效的對數據和信息進行分類、檢索和整理。將復雜的問題簡單化，是辦公室自動化主要工作內容，而決策者就可以通過這些區分的信息進行判斷，然后落實科學、有效、精確的指令。

　　三、辦公室自動化和計算機運用的注重點

　　(一)人員素質

　　辦公自動化具備極高的優點，然而其核心內容還是人，因此要注重人員素質的培養。計算機技術和有關裝備的操作需要專業性技能和知識，這也就要求人員需要熟練掌握以上技能，所以企事業單位要注重員工專業技能和知識的培養工作，要培養出具有較強的專業知識和實踐操作技能的應用人員。此外，企事業單位還可以制定有效的激勵制度，以此才能提升員工熱情的同時保持對工作認真負責。

　　(二)健全的管理系統

　　辦公自動化系統功能強大，辦公室自動化需要的技術和裝備比較復雜，因此需要一套健全的管理系統保證其正常運行。企事業單位需要明確管理思想方針，以便應對及時發生的事件。一套健全的管理體系可以幫助員工快速融入單位運轉中。此外，各部門還需要注重創新發展，以此才能保證企事業單位強健的生命力。

　　總的來說，辦公室自動化可以有效提升辦公能力，也推動著計算機技術的進步。在信息化、網絡化發展的今天，人們還需要注重與時俱進，尤其是大數據時代之下，倘若無法滿足時代發展要求，將可能限制企事業單位今后健康發展。因此，企事業單位需要多角度考慮問題，發展辦公自動化管理，并結合先進科學技術，提升工作效率的同時為企事業單位可持續發展奠定基礎。

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