摘 要：本文分析了財務檔案信息化管理的特點，敘述了它的工作內(nèi)容，提出了做好財務檔案信息化管理的建議，供大家參考。

　　關鍵詞：財務檔案;信息化;檔案管理

　　Abstract: This article analyzes the financial archives information management features, describes its working content, and puts forward some advice on how to do the financial management well, for your reference.

　　Key words: financial archives; information; archives management

　　中圖分類號：G271 文獻標識碼： A文章編號：2095-2104(2012)

　　在信息化建設的過程中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子化財務檔案，實現(xiàn)財務檔案的網(wǎng)絡化管理，是搞好財務檔案管理的選擇。財務檔案是各機關、企業(yè)、事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。對此，本文簡要闡述如下。

　　1 財務檔案信息化管理的優(yōu)點

　　財務檔案信息化管理是指依托電子財務檔案對財務信息進行管理歸納。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務數(shù)據(jù)資料。與傳統(tǒng)的財務檔案相比較，電子財務檔案有許多優(yōu)點: 一是易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞，且存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中;二是電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果;三是電子財務檔案如果上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡交流，滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損;四是電子檔案利于保存、方便管理，能有效避免火燒、水浸、鼠咬等，有助于專項治理、便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高工作效率和工作質(zhì)量;五是電子財務檔案在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理; 對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成。同時可以根據(jù)需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。

　　2 財務檔案信息化管理工作的內(nèi)容

　　2.1 建立完善的財務檔案信息網(wǎng)絡

　　一方面，可以將上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉(zhuǎn)換進入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方面，也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或 BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網(wǎng)絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實現(xiàn)財務檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質(zhì)量。

　　2.2 搞好財務檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設

　　做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經(jīng)驗來處理問題是不夠的，必須使用先進的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經(jīng)濟數(shù)學等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質(zhì)量。

　　2.3 搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)

　　檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎，其它的一切工作都建立在此基礎之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。在財務檔案數(shù)字化的基礎上，必須建立財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以按財務檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要數(shù)據(jù)庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將財務檔案資料都錄入計算機。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現(xiàn)，將為檔案信息的充分利用提供空問。

　　3 3 做好財務檔案信息化管理工作建議

　　3.1 加強財務檔案管理的基礎設施建設

　　軟硬件基礎設施是檔案息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應該分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用安全有效的保密措施，實行電子簽單制度，建立健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。

　　做好電算化會計檔案的收集。電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份) 存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng); 財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型; 財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人，以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

　　做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲于磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份，即采用“AB 備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)毀滅，從而使系統(tǒng)不可恢復。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期檢查，定期復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　3.2 做好電算化會計檔案的整理和利用

　　電算化會計檔案通過整理，有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門，甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。我們還可以利用電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)電算化會計檔案的再利用。

　　3.3 提高財務檔案管理人員的信息化素質(zhì)

　　財務檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設一支高素質(zhì)的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

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