在當(dāng)前有關(guān)學(xué)生時(shí)代的信息管理建設(shè)中的新應(yīng)用管理模式有哪些呢?對(duì)于檔案中新科技的應(yīng)用管理建設(shè)都有哪些作用及影響呢?有關(guān)現(xiàn)在新科技的發(fā)展模式有哪些呢?文章選自：《湖北檔案》，《湖北檔案》(月刊)原名《湖北檔案工作》，創(chuàng)刊于1986年，由湖北檔案雜志社主辦。1986年下半年改名《湖北檔案》。雜志是一份開(kāi)發(fā)檔案信息資源，走進(jìn)大眾日常生活的文化月刊，辦刊宗旨是開(kāi)發(fā)檔案，服務(wù)中心，貼近生活，走進(jìn)家庭。檔案工作專業(yè)刊物。旨在宣傳黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針政策，交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，探討檔案學(xué)理論，普及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，發(fā)表檔案史料，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為四化建設(shè)服務(wù)。

　　摘要：以科學(xué)、實(shí)用為標(biāo)準(zhǔn)，按照年級(jí)進(jìn)行劃分。新生入學(xué)時(shí)，檔案材料側(cè)重入學(xué)材料的規(guī)范整理，可以根據(jù)檔案法統(tǒng)一理論，設(shè)計(jì)形式統(tǒng)一、內(nèi)容統(tǒng)一的檔案格式，并對(duì)新生檔案集中審查，統(tǒng)一建檔。學(xué)生在校期間，主要側(cè)重社會(huì)實(shí)踐參與、個(gè)人綜臺(tái)素質(zhì)表現(xiàn)等，畢業(yè)生離校前，主要是對(duì)黨團(tuán)、成績(jī)、獎(jiǎng)懲等方面信息的整合。

　　關(guān)鍵詞：信息時(shí)代,檔案管理,論文投稿

　　一、認(rèn)識(shí)欠缺，意識(shí)淡薄

　　由于學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案缺少宣傳、即使有了宣傳教育，內(nèi)容形式也單一，學(xué)生對(duì)檔案內(nèi)容了解甚少，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，加上現(xiàn)在就業(yè)形式多樣，有的學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入私營(yíng)、外資、合資企業(yè)不需要檔案，導(dǎo)致學(xué)生認(rèn)為檔案可有可無(wú)，檔案意識(shí)淡薄。

　　二、體制不順，模式落后

　　(一)由于高校的重視程度不夠，學(xué)生檔案管理部門(mén)歸口不一，有的放在院檔案室綜合管理，有的放在院學(xué)生處統(tǒng)一管理，有的放在各個(gè)系分散管理，各行其是[1]，這樣混亂的結(jié)果導(dǎo)致學(xué)生檔案無(wú)專人負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案管理工作是推諉扯皮，漏洞百出。

　　(二)現(xiàn)在的檔案管理基本是傳統(tǒng)的手工操作，實(shí)體管理，收集材料數(shù)量多，整理強(qiáng)度大，效率低，歸檔材料收集困難，得不到及時(shí)補(bǔ)充，無(wú)法保證材料的完整性和延續(xù)性。

　　三、內(nèi)容不全面，形式不統(tǒng)一

　　(一)由于我省實(shí)行網(wǎng)絡(luò)招生，只需網(wǎng)上閱檔錄取，不需要紙質(zhì)檔案[2]。新生入學(xué)材料像高中學(xué)籍鑒定，團(tuán)組織關(guān)系等很容易被忽視，甚至出現(xiàn)有的學(xué)生無(wú)檔案，致使一些新生歸檔材料內(nèi)容不全面。加上由于各高中學(xué)校歸檔材料范圍不同，學(xué)生原始資料形式不統(tǒng)一，比如有的學(xué)校給了十幾頁(yè)的成長(zhǎng)記錄，有的學(xué)校給了幾十張綜合素質(zhì)報(bào)告冊(cè)。

　　(二)沒(méi)有明確的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)。如有的學(xué)生成績(jī)是原件，有的學(xué)生成績(jī)是復(fù)印件，有的學(xué)生部分材料上蓋系公章代替院公章等歸檔范圍混亂[3]，另外還缺少反映學(xué)生實(shí)毆材料(像志愿服務(wù)、社會(huì)實(shí)踐等材料)，缺少反映學(xué)生實(shí)際客觀材料(像學(xué)生的誠(chéng)信度、處分及撤消等)。反映不了學(xué)生的客觀實(shí)際情況。不利于對(duì)學(xué)生的全面了解，

　　四、管理不透明，開(kāi)發(fā)利用率低

　　在傳統(tǒng)的檔案管理中，過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案的特殊性、保密性，人為剝奪了學(xué)生對(duì)自己檔--案的知情權(quán)，嚴(yán)重降低學(xué)生的積極性，加上缺少專業(yè)檔案管理人才、專門(mén)的現(xiàn)代設(shè)備和管理軟件，導(dǎo)致檔案材料從入學(xué)時(shí)臨時(shí)收集，堆積放置，到畢業(yè)時(shí)突擊整理，完成傳遞。豐富的檔案資源，幾乎沒(méi)有被開(kāi)發(fā)和利用過(guò)。

　　在信息時(shí)代的今天，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平的提高，我認(rèn)為從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理：

　　一、制度保障，加大宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)1　由于國(guó)家缺少相關(guān)的學(xué)生檔案管理制度，而檔案材料的形成牽涉到很多管理部門(mén)，這就需要學(xué)校制定符合檔案管理必要的規(guī)章制度。強(qiáng)調(diào)檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點(diǎn)，使學(xué)生檔案管理工作有章可循，有責(zé)必究，走上規(guī)范有序的軌道。

　　2　從新生入校宣傳著手，在寄發(fā)新生錄取通知書(shū)的時(shí)候，附帶檔案宣傳材料，并利用學(xué)校給新生發(fā)放的手機(jī)號(hào)碼，通過(guò)短信平臺(tái)。提前宣傳;另外強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，利用現(xiàn)代媒體手段如：校園網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)廣播、宣傳櫥窗等讓學(xué)生明白檔案管理是加強(qiáng)素質(zhì)教育和向社會(huì)輸送人才的大事，強(qiáng)化檔案意識(shí)。

　　二、改變模式，創(chuàng)新體系，加強(qiáng)信息時(shí)代的學(xué)生檔案管理

　　(一)學(xué)校可以根據(jù)實(shí)際情況，建立相對(duì)“集中統(tǒng)一”[6]模式，指定專門(mén)學(xué)生管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，有條件的可以配置專業(yè)人員，這樣既可以節(jié)省資源，又可防止責(zé)任推諉。另外還要充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)行檔案的“雙套制”管理模式，所謂“雙套制”指電子文檔歸檔的同時(shí)，要將其內(nèi)容以紙制打印件形式加以歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套內(nèi)容同一檔案[7]，電子、紙質(zhì)文檔相結(jié)合。確保歸檔材料的安全性。

　　(二)按照信息時(shí)代下檔案管理“條塊結(jié)合”　的思路，創(chuàng)新體系，提高檔案管理的效率。在條上可以按照信息時(shí)代的人事檔案微觀管理體系，[8]根據(jù)學(xué)生實(shí)際情況和特點(diǎn)不同，專門(mén)劃分貧困生檔案，特殊學(xué)生檔案，癡迷網(wǎng)絡(luò)學(xué)生檔案等不同類別，構(gòu)建有機(jī)管理整體。在塊上可以按照人事檔案宏觀管理體系[9]。

　　三、完善內(nèi)容，動(dòng)態(tài)更新，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理

　　(一)以往歸檔內(nèi)容反映學(xué)生的個(gè)性特點(diǎn)很少，不夠具體，例如在評(píng)價(jià)學(xué)生的具體表現(xiàn)時(shí)大多都是諸如該生在校期間表現(xiàn)良好，學(xué)習(xí)刻苦努力等千篇一律的套話。現(xiàn)在要充分利用現(xiàn)代辦公軟件，建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，增加學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐參與能力、誠(chéng)信體系等客觀性評(píng)價(jià)材料，完善檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

　　(二)要分時(shí)段及時(shí)錄入學(xué)生各種新的信息數(shù)據(jù)，如知識(shí)競(jìng)賽、科技創(chuàng)新、思想政治與道德素養(yǎng)評(píng)價(jià)、社團(tuán)活動(dòng)與文藝發(fā)展、技能證書(shū)等，動(dòng)態(tài)地記錄大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程，豐富學(xué)生信息資源，并由檔案管理人員集中校檢，確保檔案信息完整延續(xù)，真實(shí)準(zhǔn)確。逐步建立學(xué)生在校期間一套完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　四、透明管理，變革理念，提高檔案的利用率

　　檔案管理作為學(xué)生管理的一部分，提高檔案的利用率，對(duì)培養(yǎng)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，加強(qiáng)學(xué)生管理，指導(dǎo)學(xué)生的就業(yè)等具有重要意義。

　　(一)要充分提高學(xué)生檔案的利用率。首先要提高檔案管理的透明度。這就要求我們要建立專門(mén)開(kāi)放的檔案管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在遵守檔案管理的原則下，確保信息檔案安全和被正當(dāng)使用情況下，為學(xué)生提供各項(xiàng)服務(wù)諸如：歸檔內(nèi)容與時(shí)間流程、檔案的功能與利用、投遞規(guī)則等方面的咨詢和服務(wù)，讓學(xué)生充分了解個(gè)人檔案內(nèi)容，提高學(xué)生競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性。

　　(二)學(xué)生在校期間，要充分利用檔案管理體系，加大對(duì)不同類別學(xué)生的教育和培養(yǎng)如：經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的資助與幫扶、受處分學(xué)生的教育與管理，后進(jìn)生的引導(dǎo)與轉(zhuǎn)化等注重過(guò)程服務(wù);當(dāng)前學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)空前激烈。學(xué)生找工作一般提前到畢業(yè)前半年，這就要求要充分利用檔案資源，提前為學(xué)生準(zhǔn)備好各種推薦和自薦材料，方便用人單位及時(shí)準(zhǔn)確的了解就業(yè)學(xué)生情況，為學(xué)生就業(yè)提供及時(shí)的服務(wù)。加上待業(yè)、創(chuàng)業(yè)、臨時(shí)變換職業(yè)等增多，要充分利用現(xiàn)代通訊手段，比如QQ、EMAIL、MSN等及時(shí)了解學(xué)生情況變化，仔細(xì)核實(shí)學(xué)生畢業(yè)去向，確保學(xué)生檔案投遞的及時(shí)準(zhǔn)確，井在網(wǎng)上發(fā)布檔案投遞去向，為學(xué)生提供可靠的服務(wù)，完善目標(biāo)服務(wù)。

　　總之，在信息化程度越來(lái)越高的今天。充分利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案信息資源，建立一套完整的學(xué)生檔案管理模式，提高學(xué)生檔案管理利用水平。是信息時(shí)代下學(xué)生檔案管理的人勢(shì)所趨。